زمان بندی کارها  و فعالیت ها (بخش اول)

با زمان بندی از مهلت های زمانی به نفع خود استفاده کنید.
 

چکیده: آنچه در تصور برخی از افراد می باشد این است که رسیدن به موفقیت یک امر سخت و محالی است. اما وقتی به زندگی افراد موفق نگاه می کنیم یکی از علل موفقیت ایشان را زمان بندی کارها و فعالیت های روزانه، هفتگی و ... می یابیم. با ما همراه باشید تا با روش زمان بندی کارها و فعالیت ها بیشتر آشنا شویم.

تعداد کلمات 1490 / تخمین زمان مطالعه 7 دقیقه

 

هر وقت که می دانید چه اهدافی دارید و مشخص کرده اید در چه حیطه هایی ممکن است نیاز به صرف زمان بیشتر یا کمتری داشته باشید، وقت آن است که به سراغ فهرست وظایف تان بروید؛ تمامی اولویت های متضاد، پروژه ها و فعالیت هایی که باید در آیندهی نزدیک انجام دهید. ابتدا مهم ترین کاری را که باید انجام دهید مشخص کنید؛ سپس زمان انجام آن را تعیین کنید.
 

 فهرست وظایف خود را به دقت بررسی کنید؛ هر آنچه باید انجام دهید و در برگه های یادداشت، دفترچه، یا در ایمیل های یاد آوری به خودتان نوشته اید، و مشخص کنید کدام یک مهم تر و کدام یک فوری تر است.
بدون شیوهای واضح برای تفکیک مهم ترین کار از موارد نه چندان مهم، این احتمال وجود دارد، به همه ی موارد فهرست خود و هر گونه درخواستی که برایتان مطرح می شود به صورت فوری و اضطراری بپردازید. اما «اضطراری» و «مهم» متفاوت اند. با متمرکز ماندن بر روی اهدافی که تعیین کرده اید، می توانید آنچه را که اضطراری به نظر می رسد اما در حقیقت این گونه نیست مشخص کنید.
ایمیل هایی که در آن فرستنده خواهان پاسخ فوری است (البته بدون دلیل مشخص)، پروژه هایی که انجام آنها سریع به نظر می رسد اما مشخص می شود تلاش بیشتری نیاز خواهد داشت، و وظایف ساده ای که نسبت به آنچه انجام می دهید جذاب تر به نظر می رسند، این فعالیت ها اغلب استرس زا ظاهر می شوند، حتی اگر این گونه نباشند.

در برابر وسوسه ی کشیده شدن به سمت این وظایف بدون بررسی دقیق آنها مقاومت کنید. برخی موارد (مانند درخواستی از جانب رئیس تان که مهلت زمانی محدودی دارد) ممکن است واقعة نیازمند توجه فوری شما باشد. و ممکن است دیگران نتوانند تا زمان اتمام کارهای مهم تر شما صبر کنند. هر یک از موارد موجود در فهرست کارهایتان را بر اساس اهمیت آن (اینکه چقدر با اهدافی که مشخص کرده اید و روش مورد نظرتان برای صرف زمان هم خوانی دارد) و فوریت واقعی آن را بر اساس 4 صفت زیر، که اولین بار توسط استفن کاوی متخصص بهره وری تعریف شده اند، مورد ارزیابی قرار دهید.

1. اضطراری و مهم. این ها بحران ها و مهلت هایی هستند که باید مدیریت کنید؛ مانند مشکلی در ارتباط با یکی از محصولات تحت نظارت شما، وب سایتی که نظارت بر آن وظیفه ی شما است، یا ارباب رجوع مهمی که با او برخورد دارید. این مواردهمواره باید بالاترین اولویت شما باشند.

2. غیراضطراری اما مهم. این وظایف تأثیر بالایی بر شما یا سازمان تان دارند، اما لزوما مبتنی بر زمان نیستند. و احتمال دارد که ارتباط نزدیکی با اهداف تان داشته باشند. برای مثال، کسب یک مهارت جدید یا کار بر روی یک پروژه ی بزرگ. از آنجا که اینها کارهای اضطراری نیستند، ممکن است زمان کافی به آنها اختصاص ندهید، به همین علت است که باید آنها را اولویت دوم خود قرار دهید.

3. اضطراری اما نه چندان مهم. این وظایف را باید به سرعت انجام داد، اما اگر دیر به اتمام برسند یا انجام نشوند عواقب کمتری به دنبال خواهند داشت. وقتی بررسی می کنید که آیا کاری اهمیت کمتری دارد یا خیر، حتما تأثیر بالقوه ی آن را نه تنها بر خودتان بلکه بر گروه یا سازمان نیز در نظر بگیرید. این وظایف باید اولویت سوم شما باشند. .

4. غیراضطراری و نه چندان مهم. اینها وظایفی هستند که نیازمند توجه فوری نبوده و اضطراری نیستند. این ها باید اولویت آخر شما باشند (برای مطالعه مطالب بیشتر دربارهی اینکه تشخیص دهید چه زمانی نباید وظایف پیشنهادی جدید از جانب همکارانتان را بپذیرید به بخش «بیاموزید که نه بگوییده در قسمت های بعدی کتاب مراجعه کنید.)

با اولویت بندی وظایف تان به این روش، می توانید مشخص کنید کدام یک باید ابتدا رخ دهد و کدام یک به بعد موکول شود. وقتی در عمل شروع به تعیین مهلت های کارهایتان می کنید و تصمیم می گیرید چه وظایفی را در چه زمانی انجام دهید، این کار به شما کمک خواهد کرد.
همچنین کم کم متوجه خواهید شد چه کارهایی را می توانید خودتان مدیریت کنید و کدام یک را می توانید (و باید) به دیگران محول کنید. اغلب، مواردی را می توان به دیگران سپرد که پایین ترین اولویت ها را دارند. این سریع ترین روش برای به دست آوردن زمان بیشتر است که می توانید از آن برای انجام دادن کارهای مهم استفاده کنید.
 

 اکنون که می دانید کدام وظایف برای شما مهم تر هستند و باید ابتدا (یا در آخر) انجام شوند. وقت آن است فکر کنید در عمل چه زمانی باید آنها را انجام دهید.
در هنگام برنامه ریزی هر نوع پروژهای (حتی پروژه ای که مهلت از پیش تعیین شده ای ندارد) تاریخ های واقع بینانه و معقولی تعیین کنید. مهلت های زمانی به تمامی افراد دخیل در پروژه فشار وارد می کنند، اما برای آنکه پروژه پیش برود ضروری هستند. ممکن است برخی از وظایف شما تاریخ تعیین شده ای داشته باشند؛ برای مثال گزارشی که باید تا ظهر روز جمعه آماده شود. اما برای برخی وظایف دیگر نباید از اینکه خودتان مهلت زمانی تعیین کنید و طبق اولویت هایی که قبلا مشخنی کرده اید به آنها متعهد شوید واهمه داشته باشید.

وقتی می خواهید مهلت زمانی پروژه ای را تعیین کنید، آن را به وظایفی با اندازه ی مناسب تجزیه کرده و مدت زمان لازم برای هر مرحله را ثبت کنید. این کار به شما امکان می دهد مطمئن شوید مدت زمان مناسبی به هر یک از وظایف اختصاص داده اید. در نظر بگیرید انجام وظیفه ی مشابهی در گذشته چه مدت به طول انجامیده است، فکر کنید چه مواردی ممکن است آن گونه که برنامه ریزی شده پیش نرود، و در زمان بندی خود ساعاتی را به تغییر مسیر پروژه در صورت لزوم اختصاص دهید. اگر پروژه برای شما جدید است، از فردی که در پروژه ی مشابهی کار کرده مشورت بخواهید. بررسی کنید آیا می توانید برآوردهای خود را به مدیرتان ارائه کنید و بازخورد او را جویا شوید؟ آیا با یک همکار دیگر یا فروشندهی خارجی کار می کنید که بتواند به شما در ارزیابی زمان بندی مناسب کمک کند؟ انجام این بررسی ها پیش از آغاز کار باعث میشود اطمینان حاصل کنید زمانی که به هر یک از وظایف اختصاص می دهید واقع بینانه است.

تقسیم یک پروژه ی بزرگتر به قسمت های تشکیل دهنده ی آن همراه با تاریخ های مربوط به هر یک تضمین می کند وقتی را به هر یک از بخش های فرایند اختصاص داده اید، و این مهلت های زمانی نیز باعث می شوند از موکول شدن بخش اعظم پروژه به دقیقه ی آخر پیشگیری کنید. و وقتی هر یک از بخش ها را طبق زمان بندی تکمیل کنید احساس دست یافتگی خواهید کرد، و از ایجاد دلهره ی ناخوشایندی که از موکول شدن کار به آخرین دقایق شکل می گیرد پیشگیری می کنید.
اگرچه مهلت ها می توانند انجام به موقع کار را تسهیل کنند، اما می توانند فشارها و سرخوردگی های خاص خود را نیز به همراه داشته باشند. اگر این مهلت های زمانی واقع بینانه نباشند، می توانند اثر مخربی بر پروژه داشته باشند، بنابراین تمامی سعی خود را به کار بندید تا از ایجاد فشار بالایی که در نتیجه ی عدم تخصیص زمان کافی به وظایف شکل می گیرد جلوگیری کنید. به خصوص اگر باید ایده های جدیدی را بررسی یا خلاقانه فکر کنید، زمان لازم را به خود بدهید.

با توجه به این نکته، تخصیص زمان بیشتر برای اجتناب از فشار بالا وسوسه انگیز است، اما بسط دادن تصنعی مهلت ها نیز نتیجه بخش نیست. چرا که با انجام این کار انگیزه ی خود را از دست می دهید، تعلل می کنید و برای حالت احتمالی پیش نرفتن کار طبق برنامه زمانی برای خود باقی نمی گذارید. بسط یک مهلت فقط به این خاطر که مدت زمان بیشتری به خود بدهید، تأثیرات منفی زنجیرواری بر دیگر قسمت های زمان بندی شما خواهد داشت. کارها را صادقانه در برنامه قرار دهید تا زمان بندی واقع بینانه ای ایجاد کرده و سپس آن را دنبال کنید.
مهلت هر یک از وظایف را به تقویم خود اضافه کنید. حتی اگر برای مثال تمامی آنها را به صورت یک جا در برنامه ی پروژه ی مجزایی قرار داده اید، باز هم یادآوری هرروزه ی آنها به شما کمک خواهد کرد؛ چرا که با نگاهی کوتاه متوجه می شوید فراتر از ظرفیت ممکن زمان بندی کرده اید، و نزدیک شدن به نقاط مرجع پروژه به شما یادآوری خواهد شد.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (به انجام رساندن کارها)»
نوشته: نرگس شفیعی