مهارت رهبری جلسه (بخش اول)

رهبری درست جلسه، یعنی استفاده درست از نظریات افراد حاضر در جلسه.
 

چکیده: هر جلسه ای برای این که به درستی اداره شود، نیازمند رهبری و مدیریت یک شخص واحد است که همه افراد را به سخن گفتن و ایراد نظرات وادار کند. با ما همراه باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.

تعداد کلمات 1202 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

حتی در صورتی که خود را به دقت آماده کرده باشید، نمی توانید به موقع به جلسه رسیده و تصور کنید که دستور جلسه ی عالی تان تضمین می کند همه چیز به خوبی پیش خواهد رفت. یک رهبر جلسه ی ماهر باید گردهمایی را فعالانه در مسیر درست حفظ کند.
بهترین رهبران جلسات چندین نقش مختلف در گردهمایی ایفا کرده و در عین حال اقتدار خود را نیز حفظ می کنند. باید انتظار داشته باشید که در جلسه نقش های نگهبان، حامی فرضی دیدگاه های مخالف، ایجاد کننده ی توافق جمعی، شادی آفرین و حتی بذله گو را ایفا کنید؛ هر نقشی که افراد را به مشارکت تشویق کرده و بازدهی گروه را حفظ کند.
 

از لحظه ای که وارد اتاق می شوید سِمت رهبری را بر عهده دارید، بنابر این فضای مناسب را برای شروع ایجاد کنید. در صحبت ها و حالات خود به وضوح نشان دهید که این گردهمایی، اتلاف وقت نخواهد بود: خوشحال می شوید که جلسه متمرکز، زایا، آکنده از همکاری (و حتی سرگرم کننده) باشد.
 

 حتی اگر چند نفر از شرکت کنندگان هنوز نرسیده اند، فرض کنید حضور دارند و جلسه را آغاز کنید. وقتی این افراد به جلسه برسند و ببینند نکات مهمی را از دست داده اند، می فهمند در جلسه ی بعد نباید دیر حاضر شوند. و برای اینکه اینها به بحث برسند، به عقب بازنگردید یا از نو شروع نکنید (چرا که در این صورت این حس آنها را که دیر رسیدن چندان مهم نیست تأیید می کنید و باعث دلسردی افرادی که به موقع می رسند می شوید.) اگر شخصی مطالب مهمی را از دست داده باشد، می توانید پس از جلسه به او کمک کنید خود را به مطالب برساند، اما برای انجام این کار زمان همه را نگیرید.
 

صحبت کوتاهی به عنوان مقدمه داشته باشید تا اطمینان حاصل کنید گروه، دستور جلسه، اهداف، و نتایج مورد انتظار از جلسه را به خوبی می دانند (و سپس هر گونه تغییر لازم را ایجاد کنید). اگر شرکت کنندگان یکدیگر را نمی شناسند، زمانی را به معرفی اختصاص دهید. این معرفی باید شامل نام و واحد کاری آنها، و نقشی که در جلسه یا پروژه بر عهده دارند باشد. اگر برخی از آنها با پروژه آشنایی ندارند، بافت گردهمایی را توضیح دهید: اینکه تا اینجا چه اتفاقاتی رخ داده، و چگونه آنچه که می خواهید امروز انجام دهید با اهداف کلی پروژه همخوانی دارد.
 

 لازم نیست وقت زیادی صرف قوانین پایه کنید، اما خوب است به شرکت کنندگان نشان دهید که می خواهید همه چیز را در مسیر حرکت کارآمد حفظ کنید.

همچنین ممکن است لازم باشد قوانین پایه ای برای برخی موارد دستور جلسه تعیین کنید:
محدودیت های مربوط به هر مسأله ای را که مورد بحث قرار خواهد گرفت تبیین کنید؛ به عنوان مثال تصمیمات مدیریت ارشد یا محدودیت هایی در زمینه ی سیاست یا بودجه که می تواند گستره ی انتخاب های گروه را محدود کند.
تصمیم گیرنده ی نهایی هر مورد را مشخص کنید؛ به خصوص اگر فردی است که در جلسه حضور ندارد (مانند مدیرعامل یا مدیر واحد کاری).
 به یاد داشته باشید، قوانین پایه برای جلسه تان باید نسبت به محدودیت های زمانی، اندازهی گروه، و اهداف و مقاصد جلسه معقول باشد؛ تصور نکنید که لازم است آنها را سخت گیرانه و بیش از حد رسمی کنید.
 

 شما کل کار آماده سازی را با هدف اجرای دستور جلسه و حصول اطمینان از اینکه جلسه موفقیت آمیز خواهد بود انجام داده اید، بنابراین وقتی در عمل وارد جریان کار می شوید، با پرداختن به موضوعاتی خارج از دستور جلسه از مسیر خارج نشوید. با ماندن در مسیری که برنامه ریزی کرده اید، می توانید جلسه را متمرکز و حاضران را راضی نگه داشته و اطمینان حاصل کنید که تمامی موارد دستور جلسه را بررسی خواهید کرد. اما این مسأله، توازن ظریفی است، زیرا شما در عین حال می خواهید مطمئن باشید که تمامی دیدگاه های حاضران را می شنوید؛ در نهایت آنها را به همین منظور دعوت کرده اید.
 

 وقتی مشغول صحبت هستید، به دستور جلسه و زمان نیز دقت کنید؛ و یا شخصی را مسئول پیگیری زمان کنید. می توانید غیررسمی برخورد کنید (برای مثال به سادگی اینکه بخواهید وقتی موضوعی بیش از ۱۰ دقیقه به طول می انجامد، یکی از افراد دست خود را بالا ببرد) و یا حتی جلسه را کمی طنز آمیز کنید. برای مثال شرکتی با استفاده از مقوا دایره هایی به رنگ های قرمز، زرد، و سبز ساخته و آنها را به چوب بستنی چسبانده بود. اگر فردی که صحبت می کرد نمی دانست نسبت به زمان چگونه عمل می کند، می توانست به فرد مسئول زمان نگاه کند، و او رنگ مناسب را نشان می داد. رنگ سبز نشان دهنده ی زمان کافی بود، زرد نشان می داد که 5 دقیقه زمان باقی مانده است، و قرمز به این معنا بود که فرد باید صحبت را در همان لحظه به پایان می برد. این روش برای افراد خنده دار به نظر می رسید، اما در پیشبرد جلسه بسیار خوب عمل می کرد.

همچنان که پیش می روید، پیشرفت جلسه را به صورت مکرر و واضح خلاصه نویسی و مرور کنید. ایده هایی را که درباره ی مهم ترین مسائل بیان می شود روی بورد کاغذی یا ابزار دیگری ثبت کنید (به قسمت «استفاده از وایت برد» مراجعه کنید.) وقتی گروهی درباره ی موضوعی توافق می کند، این مساله را به صراحت بیان کنید و سپس ادامه دهید. گذار از یک مورد دستور جلسه یا یکی از اهداف به مورد بعد را مشخص کنید، و هر از گاهی توقف کنید تا به گروه بگویید در کدام قسمت از دستور جلسه هستید. ثبت این چنینی نکات مورد توافق، نقاط مشترک گروه را تقویت کرده و از اینکه گروه به مسائل حل شده باز گردد جلوگیری می کند.
 
 منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (برگزاری جلسات)»
نوشته: نرگس شفیعی