مهارت رهبری جلسه (بخش دوم)

رهبری درست جلسه زمینه ساز سخن گفتن افراد صاحب نظر حاضر در جلسه هست.
 

چکیده: رهبری جلسه امری است که برای مدیریت زمان بدان پرداخته می شود. رهبری درست جلسه می تواند از به هدر رفتن زمان افراد و استعدادها و انرژی های ایشان جلوگیری کند. با ما همراه باشید تا در این زمینه بیشتر بدانید.

تعداد کلمات 1851 / تخمین زمان مطالعه 9 دقیقه

 

برای به دست آوردن انرژی و ایده های پویای یک جلسه ی توأم با همکاری می توانید از چند ابزار استفاده کنید. ابزارهای مرسوم در این زمینه بورد کاغذی یا وایت برد هستند، که اگر همه در یک اتاق باشند نتیجه بخش هستند. فناوری های جدیدتر، روش های مفیدی برای ثبت بی درنگ مشارکت ها به شکلی که برای حاضران مجازی قابل رؤیت باشد فراهم کرده است. برای مثال اگر به همه پیشنهاد کنید از دفترچه یادداشت های الکترونیک مشترکی مانند Evernote یا Google Doc استفاده کنند، شرکت کنندگان می توانند وقتی درباره ی مسألهای صحبت می شود نکات یا ایده های خود را یادداشت کنند تا کل گروه ببینند. این ابزارها می توانند به صورت بی درنگ به اعضای گروه نشان دهند که درون داده های آنها ثبت می شوند و ارزشمند هستند، به خصوص اگر این اعضا مجازی باشند. به شما نیز کمک می کنند که نکات و تصمیمات مهم و مورد توافق را به صورتی که به راحتی قابل ذخیره سازی و بازیابی باشد پیگیری کنید.
برخی از توصیه هایی که در این زمینه می توانید از آنها بهره بگیرید به شرح زیر است:

 به عنوان رهبر جلسه باید از همه بخواهید عقاید خود را مطرح کنند، حتی اگر گردهمایی شما صرفا با این هدف است که مشارکت افراد را حفظ کنید. این یعنی همچنان که تصمیم گیری می کنید یا برنامه ای را به پیش می برید، تمامی بازخوردهایی را که می توانند حیاتی باشند در اختیار خواهید داشت؛ و از داشتن شرکت کنندگان عصبانی که پس از جلسه اعتراض دارند به نظراتشان اهمیتی داده نشده جلوگیری خواهید کرد. بنابراین، به طور مرتب در هر وقفهی عادی برای استراحت در جلسه با حداقل پس از هر مورد دستور جلسه، افراد را به دادن بازخورد تشویق کنید.

چندین روش برای تحریک افراد به دادن بازخورد وجود دارد:
یک سؤال کلی بپرسید، مانند «به نظرتون چیزی رو فراموش نکردیم؟».

1. به حاضرانی که بلندتر و بیشتر صحبت می کنند اجازه ندهید جلسه را به دست گیرند (برای مثال می توانید بگویید «اِد، ممنون از صحبت هات. حالا وقتشه نظر یکی از افرادی رو که هنوز صحبت نکرده بشنویم»). بگذارید افراد ساکت تر نیز فرصتی برای صحبت در جمع داشته باشند. و یا به صورت مستقیم آنها را صدا بزنید (به عنوان مثال «سوزان، هنوز حرفی ازت نشنیدیم. به نظرت داریم اینجا مسائل مهمی رو نادیده میگیریم؟» و یا «تام ، الان بزرگ ترین دغدغه ت درباره ی این رویکرد چیه؟ »). ممکن است چهره ی برخی از این افراد سرخ شود، اما حداقل از نظر آنها مطلع خواهید شد.

2. به افراد بگویید تمایل دارید هر بازخوردی را که پس از جلسه نیز به ذهن شان می رسد بشنوید، زیرا بعد از جلسه، افراد زمان بیشتری برای تفکر دارند.

3. اطمینان حاصل کنید نظرات شرکت کنندگان مجازی تان نیز شنیده می شود. در 5 دقیقه ی ابتدای یک جلسه ی مجازی، کمی گفت وگوی غیررسمی با گروه آغاز کنید، به خصوص باشرکت کنندگان دورتر. برای مثال درباره ی وضعیت هوا سؤال کنید، یا درباره ی یک رویداد ورزشی یا سرگرمی صحبت کنید تا افراد به تدریج احساس راحتی کنند و حس وحال مشارکت در جلسه در آنها ایجاد شود.

4. به حاضران مجازی نشانه های صوتی ای ارائه دهید که در صورت حضور در جلسه می توانستند ببینند. برای این گونه حاضران، صحبت کردن، قطع صحبت دیگران با آغاز صحبت در صورت موافق نبودن با نظر یک همکار، و یا افزودن یک دیدگاه متفاوت می تواند مشکل باشد، چرا که آنها نمی توانند واکنش دیگران را ببیند. همواره در نظر داشته باشید در لحظات حساس، بازخورد حاضران مجازی را جویا شوید تا مطمئن شوید می دانند زمان، برای صحبت کردن مناسب است.

5. اگر در جلسه ی شما چندین شرکت کننده و یا بیشتر وجود دارد، گروه را به زیر گروه های ۲ یا ۳ نفره تقسیم کرده و از هر گروه کوچک بخواهید درباره ی یکی از موارد دستور جلسه گزارش دهد.
به یاد داشته باشید: شما درخواست تشکیل جلسه را داشته اید و به دقت فکر کرده اید چه کسانی باید در آن حضور یابند.
هر فردی که دعوت کرده اید به دلیل خاصی به جلسه تعلق دارد، بنابراین کاملا منصفانه است بخواهید مطمئن شوید آیا مزیت توجه کامل و دیدگاه خود را در اختیار شما قرار می دهند یا خیر.

برای مثال می توانید از آنها بخواهید ۲ مسأله ای را که رفع آن از همه ضروری تر است مشخص کنند و یا توصیه هایی درباره ی تغییر اولویت بندی ارائه دهند. این کار باعث می شود مطمئن باشید حتی نظرات افراد کم حرف تری که نمی خواهند درگروه بزرگ تری صحبت کنند نیز شنیده می شود.

6. از یکی از افراد بخواهید نقش حامی دیدگاه های مخالف را بازی کند تا نظرات مختلف مطرح شوند؛ و یا خودتان این نقش را ایفا کنید. اطمینان حاصل کنید شرکت کنندگان تان می دانند که نسبت به درون داده های دیگران پذیرا هستید. اما اجازه ندهید شرکت کننده ای نظرات دیگری را زیر سؤال ببرد؛ برای مثال به آنها یادآوری کنید «داریم از قوانین طوفان فکری استفاده می کنیم، امروز هیچ ایده ای احمقانه نیست. میخوایم خلاقیتو تشویق کنیم».

7 . وقتی حس می کنید به مسأله ای رسیده اید که مورد توجه و علاقه ی بسیاری است، به دنبال علایمی از زبان بدن افراد باشید که نشان دهد فرد مشتاق است صحبت کند. به این افراد با ارتباط چشمی یا تکان دادن سر نشان دهید متوجه آنها هستید، آنها را می بینید، و تا چند دقیقه بعد آنها را برای صحبت صدا می زنید. این کار باعث می شود افراد بر آنچه که گفته می شود متمرکز شوند و نه بر اینکه آیا فرصت صحبت کردن به آنها داده خواهد شد یا خیر.

8 . به گروه قدری زمان برای فکر کردن درباره ی همه چیز بدهید. پس از آنکه درباره ی موضوعی صحبت کردید، برای رای گیری یا رسیدن به یک تصمیم عجله نکنید. ممکن است کسی در بخش های بعدی جلسه ایده ای داشته باشد که بخواهد مطرح کند. بگویید تصمیم گیری را به بعد موکول می کنید، و به سراغ موضوع بعدی تان بروید.

9. قانون طلایی مدیریت را به خاطر داشته باشید: تمجید را در جمع و انتقاد را در خلوت انجام دهید.

 حاضران جلسه را (چه در اتاق باشند و چه پشت تلفن و در مکانی دیگر از وارد شدن در گفت و گوهای دیگر) در حین جلسه باز دارید. این یعنی ایمیل خود را بررسی نکنند، در اینترنت پرسه نزنند، نتایج مسابقات را بررسی نکنند، پیامک ارسال نکنند و به پیامی نیز پاسخ ندهند. شرکت کننده ای که توجه نکند، ممکن است لحظه ی مهمی را از دست بدهد؛ و در جلسات، دیدن این صحنه که فردی سعی در سرکشی به کارهای دیگری نیز داشته باشد، می تواند انرژی و تمرکز کل گروه را بگیرد.
تأکید کنید توانایی شما در به پایان رساندن جلسه در زمان تعیین شده به این بستگی دارد که حاضران، توجه کامل خود را به شما بدهند. و شما نیز به عنوان رهبر نباید دوگانه عمل کنید. صرف نظر از اینکه چقدر وسوسه می شوید، به خود اجازه ندهید به پیام هایی که در گوشی تان دریافت می کنید نگاه کنید، حتی نگاهی کوتاه.

اگر انجام همزمان چندین کار مسألهای همه گیر است، مجازاتی برای افراد خطاکار در نظر بگیرید، اما به یاد داشته باشید که کمی شوخ طبعی می تواند در ایجاد حس وحال مناسب بسیار اثربخش باشد. برای مثال، در شرکتی، عقربه ی یک دایره ی چرخان، مجازات فرد مورد نظر را تعیین می کرد، و عقربه می توانست روی مواردی از جریمه های نقدی کوچک گرفته تا کارهایی مانند شستن قهوه ساز شرکت به مدت 1 هفته بایستد.
با متداول تر شدن استفاده از لپ تاپ و ابزارهای دیگر به عنوان ابزارهای مجاز یادداشت برداری، اجرای قانون ممنوعیت انجام چند کار به صورت همزمان مشکل تر شده است. گاهی اوقات، شرکت کننده ای واقعا باید با ابزار خود، کاری انجام دهد که با جلسه مرتبط است (مانند یادداشت کردن مطالبی مربوط به پیگیری جلسه یا جست وجوی داده هایی که به بحث جلسه مربوط است). در چنین مواردی برای تعیین اینکه شرکت کننده ای در حال کمک است یا رفتار بی ادبانه ای دارد، باید از قدرت قضاوت خود استفاده کنید.
به یاد داشته باشید: شما درخواست تشکیل جلسه را داشته اید و به دقت فکر کرده اید چه کسانی باید در آن حضور یابند. هر فردی که دعوت کرده اید به دلیل خاصی به جلسه تعلق دارد، بنابراین کاملا منصفانه است بخواهید مطمئن شوید آیا مزیت توجه کامل و دیدگاه خود را در اختیار شما قرار می دهند یا خیر.
 

نیازی نیست که مرحله ی پایانی جلسه طولانی باشد، اما باید آنچه را که پس از جلسه رخ خواهد داد مشخص کند. شما باید جو مناسبی ایجاد کنید، تا شرکت کنندگان انگیزه داشته باشند موارد اقدامی خود را تا انتها پیگیری کرده و درباره ی کل پروژه هیجان زده باشند و باید به روشنی مشخص کنید که این موارد چه هستند، تا آنها بدانند چه کارهایی باید انجام دهند.
با خلاصه کردن جلسه آغاز کنید. رهبر و یا شرکت کننده ای که تعیین می کنید نیز می تواند این کار را انجام دهد.
پس از آن حتما نکات و تصمیمات اصلی، گام های بعدی، و اینکه چه کسی چه کاری را انجام خواهد داد بیان کنید. با کسی که یادداشت برداری کرده است مشورت کنید تا مطمئن شوید نکته ای را نادیده نمی گیرید. این فرایند باعث تبیین جزئیات مبهم و رفع برداشت های اشتباه می شود.
در پایان، پیام انگیزه بخش کوتاهی به افراد بدهید: برای مثال بحث امروز عالی بود. متشکرم. خیلی از کارا رو انجام دادیم!». و اگر جلسه تان جنجالی بوده است، ضرورت بیشتری وجود دارد آنچه را به خوبی پیش رفته است به افراد یادآوری کنید.
سپس به خودتان تبریک بگویید؛ کار را به پایان رسانده اید! وقتی با تجربه تر شوید برگزاری جلسه ساده تر می شود، و اکنون اجزای لازم را در اختیار دارید.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (برگزاری جلسات)»
نوشته: نرگس شفیعی