مدیریت زمان با تعیین جزئیات روزانه فعالیت ها

تعیین فعالیت های روزانه و... به مدیریت زمان کمک می کند.
 

چکیده: تعیین فعالیت ها بر اساس توان و زمانی که دارید، یکی از راه  های بهره وری و استفاده درست از زمان است. با ما همراه باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.

 تعداد کلمات 973 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

 

در کار خود چه اهدافی دارید؟ آیا شیوه ی صرف زمان شما در عمل با این اهداف مرتبط است؟ بدون پاسخ گویی به این پرسش ها نمی توانید دریابید وظایف متعدد موجود در فهرست تان را چگونه باید اولویت بندی و سازماندهی کرده و در نهایت به انجام برسانید.
 

 بهترین حالت این است که شما و مدیرتان در آغاز هر سال تشکیل جلسه دهید تا مجموعه ای از اهداف عملکرد را مشخص کنید. از این بحث باید متوجه شوید این اهداف چه ارتباطی با اهداف و رسالت شرکت دارند. همچنین به احتمال زیاد در زندگی شغلی اهداف شخصی خاصی دارید. همه ی اینها در کنار یکدیگر می توانند به این شکل باشند: «مهارت های مدیریت افراد را بهبود بخشید. 6 محصول جدید واحد کاری را مدیریت کنید. مهارت های مدیریت فروشندگان را گسترش دهید».
این اهداف را هم اکنون بازبینی کرده و روی کاغذ یا در صورت تمایل در یک برنامه ی یادداشت برداری بنویسید. اینها را به ۲ روش مورد استفاده قرار خواهید داد: کاربرد اول اولویت بندی کارهای روزمره، و کاربرد دوم ارزیابی عملکردتان خواهد بود (به بیان دیگر، آزمودن آنچه انجام می دهید و اینکه آیا تغییراتی که در نتیجه ی این کتاب ایجاد می کنید برای شما اثربخش هستند یا خیر). با رجوع مداوم به این فهرست، می توانید مشخص کنید انجام کدام یک از این وظایف بیشترین اهمیت را برای شما دارد تا بتوانید طبق آن برنامه ریزی کنید.
 

 وقتی اهداف تان را مشخص کردید، نوبت آن می رسد بررسی کنید در حال حاضر زمانتان را چگونه صرف می کنید. آیا بر روی مواردی کار می کنید که باید انجام دهید (یعنی مواردی که به شما امکان می دهند به این اهداف دست یابید) و یا اینکه کارهای نامرتبط با بحران های غیر منتظره سرعت کار شما را پایین می آورند؟
برای آنکه دریابید زمان خود را صرف چه کارهایی می کنید و مشخص کنید آیا باید کارهای خود را تغییر دهید یا خیر، آنها را با انجام تمرین زیر به مدت ۲ هفته پیگیری کنید. ممکن است متوجه شوید نتایج شما با اهداف تان همخوانی ندارند. نکته ی مهم این است دریابید این ناهمخوانی در کجا رخ می دهد تا بتوانید آن را تصحیح کنید.
 

 این کار را انتقال اطلاعات از حافظه تلقی کرده و از هیچ کوششی فروگذار نکنید. فهرستی از تمامی کارهایی که انجام می دهید، جلساتی که در آنها شرکت می کنید، و حتی زمانی که صرف معاشرت با تعلل در کار می کنید تهیه کنید. این کار می تواند به شما امکان دهد در تقویم خود نگاهی به هفته ی گذشته با ۲ هفته ی گذشته داشته باشید و بدانید دامنه ی فعالیت هایتان چه بوده است. وقتی فهرست کامل شد، آن را به دسته های کلی تقسیم کنید تا بتوانید مدت زمانی را که صرف انجام وظایف هر دسته می کنید پیگیری نمایید.

برخی از دسته هایی که باید مد نظر قرار دهید عبارت اند از:

1. مسئولیت های اصلی: وظایف هرروزه که جوهره ی کار شما را تشکیل می دهند.

2. رشد فردی: فعالیت ها و پروژه هایی که به عقیده ی شما معنادار و ارزشمند هستند، اما ممکن است بخشی از مسئولیت های هرروزه تان نباشند.

3. مدیریت افراد: کاری که با دیگران از جمله زیردستان مستقیم، همکاران، و حتی افراد مافوقتان انجام می دهید.

4. بحران ها و حوادث اضطراری: وقفه ها و مسائل ناگهانی که گه گاه و به شکل غیرمنتظره رخ می دهند.

5. زمان آزاد: وقفه های مخصوص ناهار و زمانی که صرف نوشتن ایمیل های شخصی، جست و جو در وب، یا بررسی شبکه های اجتماعی می شود.

6. وظایف اداری: کارهای ضروری که هر روز انجام می دهید، مانند بررسی و تأیید جداول ثبت ساعات کار یا صورتحساب ها و یا تهیه ی گزارش های مخارج.

وقتی ببینید کارتان به این صورت در قالب دسته های ذکر شده تقسیم شده است می توانید شیوه ی صرف زمانتان را به صورت بصری در آورده و درکی از اینکه آیا این شیوه با اهداف مشخص شده هم خوان است یا خیر به دست آورید.
7. سپس زمان خود را پیگیری کنید. وقتی دسته هایتان را مشخص کردید، پیگیری مدت زمانی را که صرف انجام وظایف هر یک می کنید آغاز کنید. می توانید برآوردهای خود را بر مبنای ساعات انجام دهید، یا اگر می خواهید عادات تان را دقیق تر بررسی کنید، به شکل جزئی تری عمل کنید. برای ثبت نتایج یا از یک ابزار برخط پیگیری زمان و یا تقویم معمولی استفاده کنید.
در اینجا ممکن است فکر کنید: «مشغله زیاد دارم؛ وقت ندارم در کاری را که انجام می دهم بنویسم». درست می گویید؛ این روش نیاز به سرمایه گذاری زمانی و عملی بالایی دارد.
اما ثبت وظایفتان و مدت زمان لازم برای انجام آنها به شما امکان می دهد به وضوح تشخیص دهید در چه حیطه هایی بیش از حد زمان صرف می کنید و در کدام یک باید شروع به تخصیص مجدد زمان برای دستیابی به اهداف تان کنید. برای مثال اگر بخواهید مهارت های مدیریت افراد را در خود ارتقا دهید، ممکن است دریابید اختصاص دادن ۱۰ ساعت در هفته برای این کار کافی نیست؛ شاید لازم باشد برخی وظایف اداری را به افراد دیگری محول کنید تا زمان اضافی لازم برای هدف مورد نظر را داشته باشید. با ایجاد تغییرات کوچک و عامدانه در نحوهی صرف کردن ساعات روزتان می توانید مطمئن باشید مدت زمان مناسبی صرف مهم ترین وظایف می کنید و در دستیابی به اهداف تان کارآمدتر می شوید.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (به انجام رساندن کارها)»
نوشته: نرگس شفیعی