شیوه اجرایی کردن برنامه ها

اجرایی کردن برنامه ها گامی مهم در رسیدن به موفقیت است.
 

چکیده: رسیدن به موفقیت گام هایی دارد؛ از طراحی برنامه برای رسیدن به موفقیت تا اجرایی کردن آن برنامه. در این بخش به توضیحاتی در شیوه اجرایی کردن برنامه ها می پردازیم. با ما همراه باشید.
 
تعداد کلمات 1225 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

اگر زمان خود را پیگیری و برنامه ای دقیق برای سپری کردن آن به صورتی عاقلانه طراحی کرده اید؛ گام بعدی این است که برنامه ی خود را عملی کرده و از آن پیروی کنید. این کار را با استفاده از ابزاری به نام محدوده بندی زمان انجام خواهید داد.
اجرا تقریبا مشکل ترین بخش از فرایند مدیریت زمان است. وقتی مجموعه ی گسترده ای از کارها، اهداف، مسئولیت ها، جلسات، و مهلت های زمانی را مدیریت می کنید، پیروی از یک برنامه، هر چقدر هم دقیق طراحی شده باشد، ساده نیست. اما اگر از رویکردی قاعده مندتر، دقیق تر، و سازمان یافته تر در زمان بندی روزانه ی خود استفاده کنید، پیروی از آن ممکن خواهد بود.
 

 محدوده بندی زمان از ابزارهای برنامه ریزی است که مانند نقطه ی تقاطعی بین تقویم و فهرست وظایف عمل می کند. این ابزار، زمان بندی شما را به محدوده های زمانی کوچک تقسیم می کند (برای مثال بخش های نیم ساعته، یک ساعته، یا دوساعته) و سپس کارها را در هر یک از بخش ها جای می دهد. انگار که با خود جلسه ای ترتیب می دهید: دستور جلسه را تنظیم کنید، زمان را مشخص کنید، و به موقع و آماده به سراغ کار بروید.
جدای از اینکه محدوده بندی زمان شما را وادار می کند تا درباره ی اینکه چه کاری را در چه زمانی می توانید انجام دهید واقع بین باشید و تضمین می کند که زمان لازم برای انجام آن را دارید، مزیت دیگری نیز دارد که به شما کمک می کند کارهای مشابه را گروه بندی کنید تا بتوانید از کارایی های حاصله بهره بگیرید. رفتن به یک فروشگاه مواد غذایی را در نظر بگیرید. اگر فهرستی شامل ۲۵ مورد مختلف داشته باشید (مانند گوشت، شیر، سبزیجات، غلات پنیر، ماست، برنج، قهوه، و غیره)، به صورت زیگزاگ از راهروی 1 به ۱۵ و سپس از ۹ به 5، و مجددا به ۱۵ نمی روید. بلکه اقلام را برحسب نزدیک بودن به یکدیگر تفکیک می کنید و سپس به ترتیب از یک طرف فروشگاه به طرف دیگر می روید، و در این مسیر از هر راهرو، ۲ یا ۳ نوع جنس مختلف برمی دارید.

درباره ی انجام فهرست وظایف شغلی، معمولا بیشتر شبیه به خرید زیگ زاگی که توصیف شد عمل می کنیم:  همیشه به اندازه ی حالتی که برنامه ریزی را متوقف کنیم منطقی به سراغ انجام کارها نمی رویم. بلکه کورکورانه به هر آنچه که در بالای فهرستی که به صورت دلخواه تهیه شده حمله می بریم، بدون آنکه به منطقی ترین و کارامدترین ترتیب فکر کنیم. به این صورت نمی توانیم ارزش، اهمیت، و میزان اولویت هر کار را مد نظر قرار دهیم. بنابراین، مانند خریدی که توصیف شد در نهایت متوجه می شویم که به شکل زیگزاگ از یک فعالیت به سراغ فعالیت بعدی می رویم و باز می گردیم.

محدوده بندی زمان از این نوع تصادفی بودن کارها پیشگیری می کند و مزایای زیر را ارائه می دهد:

1. مسئولیت پذیری. اگر از قبل برنامه ریزی کنید که چه زمانی و به چه مدت مشغول انجام کاری خواهید شد، با اطمینان، مدت زمان مناسبی را به مهم ترین فعالیت ها اختصاص می دهید. اگر زمان بندی را روی کاغذ انجام دهید احتمال بیشتری وجود دارد که از آن پیروی کنید.

2. کارایی. گروه بندی کارهای مشابه در کنار یکدیگر به شما امکان می دهد که در زمان کمتر، کارهای بیشتری انجام دهید، زیرا نیازی به تغییر ذهنیت بین کارها نخواهد بود.

3. توجه به زمان. وقتی بدانید که زمان را پیگیری می کنید متمرکزتر و زایاتر خواهید بود، و احتمال کمتری وجود خواهد داشت که زمان را صرف جلسه ای در پایان وقت یا صحبتی با همکارتان کنید.

4. فشار مفید. وقتی بدانید که تنها زمان مشخصی برای انجام کاری دارید احتمال اینکه به سرعت پیش رفته و آن را به پایان برسانید بیشتر است. اگر بر اساس مهلت های زمانی عمل می کنید، این روش موقعیت های بسیاری در اختیارتان قرار خواهد داد.

5. تمرکز. یک ساعتی که قصد دارید صرف کاری کنید، در صورتی که سطح انرژیتان کاهش یابد یا حواستان پرت شود، به راحتی می تواند به ۲ یا ۳ ساعت تبدیل شود. اما وقتی محدوده های زمانی تعیین کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که توجه تان را پروژه ای که در حال انجامش هستید حفظ کنید.

6. اثربخشی. آیا وقتی ایمیل ها یا مجموعه اسلایدها در حد لازم تکمیل شدند بیش از حد زمان صرف تنظیم آنها می کنید؟

تلاش برای انجام درست کارها اشکالی ندارد، اما گاهی اوقات نسبتا خوب بودن، کافی است. تعیین محدوده ی زمانی به شما کمک خواهد کرد به جای این کار، تصویر کلی را ببینید.
می توانید محدوده بندی زمان را با نیازها و رجحان های خود تطبیق دهید. اگر شغل تان اجزای متحرک زیادی دارد (یعنی اگر باید تعداد زیادی مسئولیت، مهلت زمانی، و پروژهی مختلف را مدیریت کنید) ممکن است حس کنید که باید تک تک وظایف، فعالیت ها و پروژه ها را برنامه ریزی کنید. اگر برنامه ی کاریتان نسبتأ ثابت است، می توانید تصمیم بگیرید که این کار را تنها برای برخی دسته های کاری انجام دهید، به عنوان مثال زمانی را به کارهای اداری اختصاص دهید.
 

در اینجا به شما نشان می دهیم چگونه سازوکاری برای محدوده بندی زمان تان ایجاد کنید.

1. هفته ی خود را بررسی کنید. یک روز در هفته (برای مثال بعدازظهر پنج شنبه یا صبح شنبه) هفته ی پیش رو را بررسی کنید. مهلت های زمانی، تعهدات، جلسات، وظایف: فهرستی از هر آنچه که باید انجام دهید تهیه کنید.

2. موارد فهرست تان را اولویت بندی کنید. وظایفی را که مهلت زمانی محدودی دارند در اولویت اول و کارهای مبتنی بر هدف تان را در اولویت دوم قرار دهید، و سپس اینها را بر مبنای آن دسته از وظایف و تعهداتی که به طور مکرر انجام می دهید زمان بندی کنید. این مرحله، مهم ترین مرحله است؛ بنابراین، توجه لازم را به آن اختصاص دهید.

3. زمان لازم برای کارها را برآورد کنید. زمانی را که فکر می کنید برای انجام هر یک از کارها لازم است محاسبه کنید. اگر به تازگی به محدوده بندی زمان پرداخته اید بهتر است محتاط باشید. برآورد بیش از حد لازم بسیار بهتر از برآورد کمتر است، بنابراین در محاسبات خود قدری زمان گندکاری نیز در نظر بگیرید.

4. محدوده های زمانی را وارد تقویم خود کنید. مجموعه ای از محدوده های زمانی ایجاد کرده و به شکل پراکنده در تقویم خود وارد کنید. می توانید آنها را مستقیما وارد نرم افزار تقویم خود (مانند آوت لوک یا تقویم گوگل) کنید، و یا ابتدا روی کاغذ بیاورید. اما در نهایت باید آنها را در جایی که قرارهایتان را ثبت می کنید یادداشت کنید تا بتوانید با جدیت انجام دهید.

5. برآوردهای خود را بازبینی کنید. همواره پس از انجام برآوردهای زمانی دقت آن ها را برررسی کنید. به کارهایی که به پایان رسانده اید و نیز آن هایی که هنوز به اتمام نرسیده اند توجه کنید. این کار به شما کمک می کند که در آینده برآوردهای بهتری انجام دهید.

 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیریت زمان)»
ترجمه: نرگس شفیعی