کارسپاری به دیگران

کارسپاری به افراد شایسته یعنی رشد دادن افراد دیگر که استعداد این کار را دارند.
 

چکیده: انجام چند کار و مسئولیت می تواند یکی از آسیب هایی باشد که در یک سازمان باعث هدر رفت استعدادها و نیز عدم به کارگیری اندیشه و همت دیگران شود. در این نوشتار به فواید کارسپاری به دیگران اشاره خواهد شد.

تعداد کلمات 1108 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

آیا حس می کنید مسئولیت ها و حجم کارتان فراتر از زمانی است که در اختیار دارید؟ آیا بخش اعظم روز خود را صرف انجام وظایفی می کنید که از سطح مهارت و اختیارات شما پایین تر است (و می تواند توسط دیگر اعضای گروه تان انجام شود) مانند ارائه ی آخرین اطلاعات پروژه ها و یا جمع آوری اطلاعاتی درباره ی ارباب رجوعان جدید؟ آیا ظرفیت کافی برای پیگیری های سطح بالاتر را ندارید؟ مانند تجزیه و تحلیل ملزومات منابع کوتاه مدت و بلندمدت واحد کاریتان، اجرای یک برنامه ی آموزشی برای استخدامی های جدید، یا بهبود فرایندهایی برای کاهش زمان تکمیل سفارش ها.
 

کارسپاری (یعنی محول کردن کارها، پروژه ها، یا نقش ها به فردی دیگر) می تواند زمان های مورد نیازتان را کاهش داده و به شما امکان دهد مهارت های رهبری خود را گسترش دهید و در عین حال، بهره وری شرکت خود را بهبود بخشید. و فرصت هایی در اختیار کارمندان تان قرار می دهد که توانمندی های خود را گسترش دهند. کارسپاری موفق وظایف یعنی مدیریت موفق؛ یعنی رهبری، و نه رها کردن اختیارات.
وقتی هدف و مزایای کارسپاری را بررسی می کنید، به یاد داشته باشید هدف صرفا بازدهی برای شما نیست؛ بلکه منافعی است که برای کارکنان و سازمان تان نیز وجود دارد.
 

وقتی وظایفی را محول می کنید، در واقع مسئولیت انجام یک کار، تکمیل یک پروژه، یا اجرای یک نقش را به فرد دیگری منتقل می کنید. به لحاظ وظایف بزرگتر، همچنان اختیار، کترل، و مسئولیت دارید، اما فردی که کاری را به او می سپارید (که می تواند یکی از زیردستان مستقیم، عضوی از گروه، پیمانکاری خارج از شرکت، یا حتی یکی از دوستان همکارتان باشد) به جزئیات می پردازد.
برای مثال شما می توانید به مدیر ارشد پروژه این وظیفه را بسپارید که هر هفته آخرین اطلاعات تمامی پروژه های واحد شما را جمع آوری و اطمینان حاصل کند معیارهای داخلی، مشخصات ارباب رجوع، و ملزومات قانونی برای هر پروژه رعایت می شوند. این فرد اطلاعات مربوط به وضعیت پروژه را به دست می آورد، اما شما همچنان روابط مستقیم با ارباب رجوعان و رؤسای واحدهای دیگر را که همراه با شما روی پروژه ها کار می کنند مدیریت می کنید.
کارسپاری می تواند تاثیر بسیار مثبتی روی کارمندان و نیز مدیری که وظایف را محول می کند داشته باشد، اما مدیرانی که بیش از حد کار می کنند اغلب کمتر از این ابزار بهره می گیرند.

 کارسپاری، مزیت ویژه ای به همه ارائه می دهد. در اینجا بررسی دقیق تری انجام می دهیم.

سپردن وظایف به دیگران، علاوه بر کاهش حجم کار و میزان استرس شما، مهارت های شما را در هدایت نیز بهبود بخشیده و احتمالا رضایت شغلی تان را افزایش می دهد. رها کردن وظایفی مانند تهیه ی گزارش های مخارج، با تهیه ی پیش نویس خبرنامه ی کارمندان، که دیگران نیز می توانند انجام دهند، زمان بیشتری به شما می دهد تا بر کارهایی که نیازمند مهارت ها و اختیارات ویژه ی شما است متمرکز شوید، مانند کار با مدیر امور مالی درباره ی پیش بینی سه ماهه ی اصلاح شده ی گروه تان، تشکیل گروهی برای ارزیابی تأثیر توسعه ی اخیر یک رقیب در بازارهای جدید، یا ایجاد برنامه ای ارتباطی برای سازماندهی مجدد شرکت تان (و تغییرات لازم اما مشکل کارمندانی که شما را همراهی خواهند کرد).

با سپردن وظایف به افراد گروه تان، انگیزه و اعتماد به نفس را افزایش داده و به آنها کمک می کنید مهارت های جدیدی کسب کنند. فرض کنید نیاز دارید چند روز از زمان بندی تولیدتان کم کنید. به جای آنکه فرایند کنونی تولید را خودتان ثبت کنید، از یکی از کارکنان می خواهید که این کار را بر عهده بگیرد. به این صورت کارمند شما این فرصت را به دست می آورد نظری در فرایند تغییر داشته باشد، و در عین حال می آموزد چگونه کار را برنامه ریزی کند، همکاری دیگران را به دست آورد، احساس مسئولیت کند، و در حیطه ی فعالیت های مدیریتی تجربه کسب کنند. برخی از وظایفی که به زیردستان مستقیم تان سپرده می شوند، فرصت مواجهه ی بیشتری در سازمان یا صنعت شما در اختیار آنها قرار می دهند (مانند وقتی که از یکی از کارکنان می خواهید در کنفرانسی صحبت کند و یا مجموعه ای از متخصصان را برای یک رویداد شبکه ای سازماندهی کند).

 محول کردن کارها به افراد مناسب و در سطح مناسب، منابع یک سازمان را به حداکثر می رساند، بهره وری را بهبود می بخشد، و باعث صرفه جویی مالی برای شرکت می شود. با سپردن وظایف، سازمان شما از بهبود سطح مهارت های کارکنان و نیز توانایی شما برای انجام کارهای سطح بالاتر بهره می برد. کارسپاری موفق باعث ایجاد اعتماد نیز می شود شما به یکی از کارکنان تان برای انجام کار اتکا می کنید، و آنها برای دریافت پشتیبانی و راهنمایی در هنگام نیاز به شما متکی هستند و در یک سازمان، اعتماد به معنی کارکنان فعال تر است. در نهایت، کارسپاری باعث تقویت ارتباطات می شود، چرا که شما و کارکنان تان روش های جدیدتری برای کار با یکدیگر پیدا می کنید. وکارکنان تان می آموزند برای انجام وظیفه ی محول شده چگونه دیگران را تحت تأثیر قرار دهند.

همچنین کارسپاری، روشی مناسب برای ارزیابی توانمندی های کارکنان پیش از ترفیع سِمت های آنها است. برای مثال، فرض کنید می خواهید ببینید آیا کارلوس، که از اعضایی با رتبه ی پایین در گروه مهندسی شما است، برای سمت مدیر پروژه ای که به زودی آغاز خواهد شد آمادگی دارد یا خیر. تعیین او برای رهبری یک پروژه ی کوچک مانند نظارت بر طراحی مجدد و تولید یک قطعه که میزان شکست بالایی دارد، به شما کمک خواهد کرد بتوانید درباره ی مناسب بودن او قضاوت کرده و به او کمک کنید میزان راحتی خود در این ظرفیت را به روشی نسبتا کم خطر ارزیابی کند. اگر شما و کارلوس موافقید که او به آموزش بیشتری نیاز دارد تا بتواند ترفیع دریافت کند، می توانید این مسأله را در برنامه ی توسعه ی شغلی او لحاظ کنید.
برای دستیابی به این مزایا نه تنها باید برخی وظایف را محول کنید، بلکه باید این کار را به شکلی اثربخش انجام دهید.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (کارسپاری)»
نوشته: نرگس شفیعی