نحوه اولویت بندی کارها

اولویت بندی کارها باعث می شود ضرورت ها از بین نروند.
 

چکیده: برخی کارها ضروری است، برخی کارها غیر ضروری، برخی کارهای ضروری فوری هستند و برخی دیگر غیر فوری. برای رسیدن به موفقیت باید کارها را اولویت بندی کرد و در مقام عمل بر اساس آن کارها را انجام داد. با ما همراه باشید تا با شیوه اولویت بندی کارها آشنا شوید.

تعداد کلمات 811 / تخمین زمان مطالعه 4 دقیقه

 

نحوه ی اولویت بندی کارها وقتی برنامه ی زمانی روزانه تهیه می کنید ، یکی از اساسی ترین پرسش ها این است که کدام کارها ابتدا انجام می شوند ، کدام یک در مرحله ی دوم ، سوم ، و غیره. بسیاری از ما از بررسی دقیق این مسأله فرار می کنیم، و وقتی که آن را انجام می دهیم اغلب کارهای نامناسب را در زمان نامناسبی انجام می دهیم ( بنابراین برای مواردی که اهمیت کمتری دارند زمان بیشتری نسبت به آنچه که باید صرف می کنیم).
به عنوان مثال، بین ۲ کار یکی را به دلیل اینکه ساده تر است یا لذت آنی به ما می دهد انتخاب می کنیم ، حتی اگر کار مهم تری برای انجام دادن داشته باشیم. و یا اینکه روی همه ی پروژه های بزرگ مان کار می کنیم اما اجازه می دهیم کارهای کوچک تر به دلیل کاستی های موجود نادیده گرفته شوند. و لزوما نیز این کار را به عمد انجام نمی دهیم؛ ما روزانه با صدها و حتی هزاران انتخاب روبه رو هستیم، و به خاطر داشتن مداوم تصویر کلی مشکل است.
حتی اگر سعی کنیم محتاط باشیم، تصمیم گیری درباره ی اینکه در مرحله ی بعد چه کاری انجام دهیم می تواند مشکل باشد. آیا شما روی کار کوچکی که مهلت زمانی انجام آن امروز است کار می یا پروژهی بزرگتری که چند هفته ی دیگر مهلت دارد؟ آیا چیدن میوه ای که در شاخه های پایین تر و دم دست قرار دارد تا این حد بد است؟

ایجاد سامانه ای برای اولویت بندی کارها، فرایند تصمیم گیری را ساده تر می کند و شما را ترغیب خواهد کرد که تصمیم گیری های خود را بهتر و منسجم تر انجام دهید.
ماتریس دو در دوی زیر (که توسط استفن کاوی متخصص مشهور بهره وری رایج شد) به شما کمک می کند که کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. وقتی یکی از موارد فهرست وظایف یا کار جدیدی را که به تازگی به شما سپرده شده است بررسی می کنید، مشخص کنید که آیا فوریت دارد(باید سریعا انجام شود) یا ندارد، و آیا مهم است (تأثیر قابل توجهی خواهد داشت) یا نیست، و سپس این قوانین اثبات شده را به کار گیرید.

1. فوری و مهم. این ها بحران ها و مهلت های زمانی ای هستند که باید در کل هفته با آنها سروکار داشته باشید. فرض کنید در رابطه با محصولی که بررسی می کنید، سایتی که به مدیریت آن کمک می کنید، یا ارباب رجوع مهمی که با او سروکار دارید مشکلی وجود دارد. اینها همواره باید اولین اولویت شما باشند.

2. غیر فوری اما مهم. این بخش شامل کارهایی است که تأثیر بالایی بر شما یا سازمان تان دارند اما لزوما زمان محدودی ندارند. این کارها احتمالا ارتباط نزدیکی با اهداف بلند مدت شما دارند: به عنوان مثال کسب مهارتی جدید یا کار بر روی یک پروژهی جدید. از آنجا که این کارها فوری نیستند اغلب زمان کافی به آنها اختصاص نمی دهیم. به همین علت است که باید آنها را اولویت دوم خود در نظر بگیرید.

3. فوری و دارای اهمیت کمتر. این کارها باید به سرعت انجام شوند، اما انجام نشدن و یا دیر انجام شدن آنها عواقب کمتری خواهد داشت. وقتی می خواهید مشخص کنید که کاری اهمیت کمتری دارد یا خیر، نه تنها تأثیر احتمالی آن بر خودتان بلکه تأثیری را که بر گروه یا سازمان تان دارد نیز بررسی کنید. اینها باید اولویت سوم شما باشند. .

4. غیر فوری و دارای اهمیت کمتر. نام این دسته، همه چیز را درباره ی آن بیان می کند. این ها کارهایی هستند که نیازمند توجه سریع نبوده و فوریت ندارند. بنابراین باید آخرین اولویت شما باشند. به عنوان مثال مدیریت ایمیل ها می تواند در این دسته جای گیرد.

با استفاده از این اولویت ها برای هدایت شما در زمان بندی تان، احتمال بیشتری وجود دارد که کار مناسب را در زمان مناسب انجام دهید.
محدوده بندی زمان، فرایندی همراه با تکرار است، بنابراین همواره بی نقص نخواهد بود. برآوردهای شما گاهی دور از واقعیت خواهند بود، و ممکن است زمان بندیتان نسبت به آنچه که می خواهید، سریع تر و شدیدتر تغییر کند. اما هر چه زمانی را که برای اولویت های کاریتان منظور کرده اید جدی تر بگیرید، زمان بندی شما واقع بینانه تر و احتمال اینکه بتوانید مهم ترین و فوری ترین کارها را به انجام برسانید بیشتر خواهد بود.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیریت زمان)»
ترجمه: نرگس شفیعی