يک کنفرانس يا سخنراني خوب

هنگامي که مي خواهيد يک موضوع را در جلسه اي (با هر تعداد شرکت کننده) توضيح دهيد يا گزارشي از فعاليت هاي انجام شده در يک پروژه را ارائه کنيد يا حتي در يک جمع دوستانه صحبت کنيد، مطمئناً کار سختي خواهيد داشت. تصور کنيد چندين جفت چشم، کوچکترين حرکات شما را زير نظر دارند و چندين جفت گوش، حرف به حرف شما را مي شنوند و بر اساس اين ديده ها و شنيده ها در مورد شما و مطالبي که ارائه مي کنيد، قضاوت مي کنند. از سوي ديگر شما ملزم به اقناع آنها يا دفاع از عملکردتان يا حتي اثبات خودتان هستيد. در هر جايگاهي که قرار داريد فرقي نمي کند. شما در موقعيت خطيري قرار گرفته ايد. پس سعي کنيد بهترين باشيد.
دو اصل بسيار مهم را فراموش نکنيد: اول تسلط کامل به مطالبي که مي خواهيد ارائه دهيد و دوم حفظ خونسردي و آرامش. شما با رعايت اين دو اصل و توجه به نکاتي که در پي خواهد آمد، علاوه بر يک ارائه خوب، يک جلسه زيبا را برگزار مي کنيد:
1-مخاطبان را شناسايي کنيد:
اگر شما سطح علمي، فرهنگي و حتي شخصيتي مخاطبان را بدانيد، ارتباط بهتري با آنان برقرار مي کنيد و آنچه را که دوست دارند يا مي خواهند بشنوند ارائه مي دهيد. اين يعني اثر گذاري بهتر و بيشتر.
2-يک پيام مشخص داشته باشيد:قبل از اين که کار تهيه مطالب خود را شروع کنيد، پيام کليدي خود را مشخص کنيد. در واقع پيام شما بايد بتواند مخاطبان را به يک راه مشخص رهنمون و امکان تفکر در مورد راه هاي ديگر را فراهم سازد.
3-براي هر تصوير متن کوتاهي آماده کنيد:هر تصوير (متن يا عکس) که پخش مي شود خلاصه اي از موضوع آن بايد ارائه شود. اين خلاصه مي تواند شفاهي باشد يا به صورت زيرنويس ارائه شود و باعث خواهد شد تا در وقت صرفه جويي شود.
4-مطالب و مفاهيم خاص را برجسته کنيد:مطالبي را که توضيح آنها براي «پذيرش»مخاطب «اهميت» بيشتري دارد را مشخص کنيد.
5-قبل از جلسه، تمرين کنيد.
6-ساختار اثربخشي براي ارائه طراحي کنيد:
طرح «مساله» و «حل» آن بهترين روش براي ارائه قدرتمند يک مطلب است. اول «مساله» را بيان کنيد، بعد «راه حل» را ارائه دهيد و آن را با يک مثال توضيح دهيد.
7-«همه تيزهوش نيستند» را فراموش نکنيد:
همه مخاطبان شما افراد تيزهوشي نيستند. پس سعي کنيد مطالب را خيلي ساده و غير پيچيده ارائه کنيد. در هر ساعت صحبت کردن 3 الي 4 نکته را شرح دهيد.
8-محکم و خوب شروع کنيد:يک شروع خوب، موفقيت را تضمين مي کند. از روش هاي مختلف استفاده کنيد. گاهي يک حکايت يا قصه يا يک خاطره و در بعضي مواقع پرداختن به اصل مطلب مي تواند شروع خوبي باشد.
9-از نمودار و چارت استفاده کنيد:
بسياري از مخاطبان شما نمي توانند همزمان با شما اعداد و آمار ارائه شده را تجزيه و تحليل کنند. نمودار کمک مي کند تا سريع تر به موضوع دست پيدا کنند و با شما همراه شوند.
10-پاياني باشکوه داشته باشيد:بسياري از مخاطبان، آخرين مطلبي را که شما مي گوييد، به خاطر مي سپارند. مطمئن شويد که آخرين مطالبي که مي گوييد، همان هايي هستند که مي خواهيد مخاطبان به آن بيشتر توجه کنند.
11-بر نکات مهم تسلط داشته باشيد:اگر شما نکات مهم را بدانيد، راحت تر مي توانيد مخاطبان را قانع کنيد و علاوه بر آن با آرامش و بدون استرس خواهيد بود.
12-خوب تنفس کنيد.
13-از چشمان تان استفاده کنيد:حتماً از چشمان تان براي برقراري ارتباط با مخاطب استفاده کنيد. با اين کار مخاطبان احساس بهتري خواهند داشت و شما مي توانيد تاثير صحبت هاي تان را ببينيد.
14-تجهيزات مناسب را آماده کنيد:هر جلسه اي نيازمند تمهيدات خاصي است. تجهيزات مورد نياز (نه کم و نه زياد) از قبيل دستگاه نمايش، وايت برد، کامپيوتر و ... را آماده کنيد.
15-تجهيزات را امتحان کنيد:قبل از شروع جلسه تجهيزاتي را که قرار است استفاده کنيد، يک بار امتحان کنيد. خرابي يا عدم کارايي مناسب هر کدام از دستگاه ها (حتي يک ماژيک وايت برد) مي تواند تاثير بسيار منفي بر مطالب شما داشته باشد.
16-بدانيد که شما مرکز توجه هستيد:
قبل از شروع جلسه فقط صداي شما شنيده مي شود.هر حرکت شما تاثير مستقيم بر مخاطب داشته و مي تواند جلسه شما را زيباتر يا زشت تر نمايد. با تمام وجود عمل کنيد.
17-لبخند را فراموش نکنيد.
18-هنگام ارائه، خودتان باشيد:سعي نکنيد از حرکات مصنوعي استفاده کنيد. اقدامات تصنعي کاملاً ديده مي شوند. خودتان باشيد و بگذاريد زبان بدن شما طبيعي باشد.
19-سعي کنيد از روي نوشته نخوانيد:
خواندن مطلب از روي نوشته باعث مي شود که ارتباط شما با مخاطبان دچار خدشه گردد. دستان تان نيز از اثرگذاري بازمي ماند. مي توانيد از يادداشت هاي روي چارت يا تصوير استفاده کنيد.
20-مخاطبان را درگير بحث کنيد:
هميشه مي توانيد مخاطبان را وارد بحث کنيد. از آنها سؤال کنيد و جواب بخواهيد اما اصرار نکنيد. شما مي توانيد از ساير روش ها نيز براي مشارکت بيشتر و همراهي آنها استفاده کنيد مانند نوشتن پاي تخته، قرائت يک متن يا ...
21-از شوخي کردن نترسيد:شما مي توانيد با استفاده از مزاح هاي کوچک، محيط را جذاب تر کنيد.
22-خودتان را جاي مخاطب بگذاريد:
اگر شما به جاي مخاطب نشسته بوديد، چه حالي داشتيد؛ آيا گرماي اتاق، نور محيط و ... مناسب است؟ شما بايد به آنها اهميت ويژه بدهيد تا شما را باور کنند.
23-از کارتان بازخورد داشته باشيد:
شما در هر حالي مي توانيد بازخورد بگيريد؛ شفاهي يا کتبي. در انتهاي جلسه از پرسشنامه هاي ساده استفاده کنيد تا بتوانيد در آينده، کارتان را بهبود بخشيد.
منبع:نشريه کوچه ما، شماره 14.
/ج