سارقان زمان

در نگاه روان شناسان، افراد سرحال و شادمان که احساسی خوب درباره خویش دارند، از سه ویژگی مهم بهره می برند:
1. نظم و دقت در زندگی
2. تجربه موفقیت و شکست و جزئی از زندگی شمردن آن
3. داشتن برنامه، ایده و روش(1)
این افراد مشتاق بخشش و کارهای عام المنفعه و نوع دوستی اند؛ ولی بخشیدن وقت خویش را روا نمی دانند؛ چون زمان تنها سرمایه جبران ناپذیر است و باید با برنامه ریزی تعریف شود. بی برنامه بودن و عدم پاسداری از وقت به معنای تخریب فرصت ها است و آدمی را در دام سارقان زمان گرفتار می سازد. در باور روان شناسان، انسان محصول دو چیز است: فرصت ها و تهدیدها.

فرصت ها چگونه تعریف می شوند؟

فرصت ها در قالب برنامه، طرح، ایده، محافظت از وقت، تقسیم لحظات زندگی، مشاهده فراگیر وضعیت کنونی، آینده نگری و فراسونگری تعریف می شوند؛ به عبارت صحیح تر و خلاصه تر، فرصت همان «برنامه ریزی» است؛ زیرا انسان بی برنامه و بی هدف، فرصتی را تعریف نمی کند و کسی که فرصت ها را نمی شناسد برنامه ای برای خود طراحی نمی کند. به گفته میگر، او در حقیقت برمدار خطر متوقف است.(2) چون دچار استهلاک درجا می شود و می خواهد حرکت کند.(3)

سه نکته اساسی

عوامل خورنده زمان و فرصت ها که دراین نوشتار«سارقان زمان» خوانده می شوند، در شمار تهدیدها جای دارند و باید در جهت شناسایی، تعریف، تحدید و کنترل شان گام برداشت.
1. احیای فرصت نوعی دگرگونی مثبت است، و همه انسان ها برای زندگی بهتر به دگرگونی مثبت نیازمندند.
2. وقت عنصر مهم و مشترک زندگی انسان ها است و در پرتو بهره گیری بهینه از آن می توان به اهداف دست یافت.
3. اگر روزانه تنها ده دقیقه از وقت را برای بازیافت وسایل گمشده و آشفته تلف کنیم، در سال حدود 60 ساعت وقت از دست می دهیم. برای پیشگیری از این زیان باید با برنامه ریزی درست از آشفتگی، بی نظمی و هرچه به هزینه کردن زمان می انجامد، پرهیز کرد.

سارقان زمان

1.تعارفات

تعارف های بیش از حد و «فقدان شهامت نه گفتن» نابودگر فرصت ها به شمار می آید. بیش تر افراد شکست خورده در برنامه ها که با انبوهی از کارهای نیمه تمام و فعالیت های زخمی روبه رویند، تنها بدان سبب که نمی توانند پاسخ منفی دهند، در دام این سارق احساسی اسیرند.

2. تلفن

تلفن از ابزارهای ضروری زندگی امروز به شمار می آید؛ اما با همه سودمندی اش می تواند سارق زمان باشد. گفت وگوهای طولانی، حاشیه روی های بی مورد وحتی استفاده مکرر از آن به خستگی روانی، انقطاع کار، عصبانیت، ابهام و وتحلیل رفتن قوای جسمانی می انجامد. وقفه هایی که تلفن های غیرضروری در کار پدید می آورند، موجب هدررفتن وقت می گردد.

3. ملاقات کنندگان

در خانه، محل کار، خیابان و محیطهای دیگر اجتماعی با افراد گوناگون ارتباط داریم، ولی باید توجه داشته باشیم که بسیاری از این دیدارها و ارتباطها از سود مادی و معنوی تهی است.
این دیدارها وقت را نابود می سازد و انسان را از پرداختن به امور مهم تر باز می دارد.

4. اطلاعات اضافی

بیش تر انسان ها با اطلاعات، یادداشت ها، و مطلب اضافی روبه رویند. این اطلاعات که ذهن یا میز و محل زندگی مان را اِشغال کرده است، معمولا به نابودی وقت می انجامد. بررسی، مراجعات مکرر وبیهوده و بازبینی خاطرات نهفته در لابه لای آن ها، جز اتلاف وقت معنایی ندارد. برای پیشگیری از این هزینه جبران ناپذیر، باید اطلاعات کیفی موجود، پس از دسته بندی و نه بسته بندی، در جای مناسب قرار گیرند. و اطلاعات کمی به شکل فهرست، نمودار، جدول و غیره خلاصه شوند تا هنگام نیاز به بخشی از آن ها به بازبینی کل ناگزیر نگردیم و وقت بسیار هزینه نکنیم.

5. خود محوری

خود محوری و خویش را قطب، ناظر و فاعل همه کارها دانستن نیز به اتلاف وقت می انجامد. باید در انجام کارها از «تفویض اختیار» و یاری همکاران و دوستان بهره برد و از هزینه کردن وقت در امور کم اهمیت پرهیز کرد. افزون بر این، خود محوری سبب فشار عصبی و تنش های روانی شدید می گردد. انسان های خود محور در انبوهی از اطلاعات دست و پا می زنند و همواره از کمبود وقت شکوه می کنند.

6. عدم تقسیم انرژی

انسان از ظرفیت و انرژی محدود برخوردار است. استفاده مؤثر از وقت، به تقسیم درست انرژی بستگی دارد. بسیاری از افراد در ساعات آغازین صبح، برای مثال از ساعت 8تا12 چنان انرژی مصرف می کنند که انرژی جایگزین نیز نمی تواند آن ها را برای فعالیت های بعدی آماده سازد. بنابراین، ساعات باقی مانده شبانه روزشان تحت تأثیر این خستگی مفرط و طاقت فرسا تلف می شود.

7. عدم اولویت گذاری

نداشتن فهرستی از کارها و مشخص نبودن اولویت ها، عامل دیگر نابود ساختن فرصت ها است. کارهای روزانه ما سه حالت دارند:
1. امور فردی
2. کارهای متوسط
3. امور عادی و معمولی
اگر کارها درست اولویت بندی نشود، در موضوعات جزئی و بی اهمیت وقت بسیار هزینه می کنیم و در نتیجه نمی توانیم به قدر کافی روی وظایف عمده و حساس متمرکز شویم.
داشتن یک دفترچه کوچک جهت فهرست کردن کارها براساس اهمیت شان بسیار سومند است. گروهی از مردم، برای صرفه جویی بیش تر در وقت، فهرست کارها را به صورت نشانه های نمادین کنار روز یا ساعت مشخص می کنند. برای مثال در برابر ساعت 8 صبح، جهت پرداخت قبض برق، تصویر لامپ می کشند و برای خرید لوازم التحریر 4 بعد از ظهر از شکل ساده مداد یا کتاب استفاده می کنند.

8. نوع نگرش به زمان

نوع نگرش به زمان گویای روش استفاده از آن است. روز، هفته و ماه دیدن زمان، به «سرقت پنهان» آن می انجامد. برای جلوگیری از این سرقت، باید زمان را دقیقه، لحظه و ثانیه ببینیم. برنامه ریزی دقیق و زمان بندی شده یعنی نجات دادن و ذخیره ساختن وقت. در پرتو این امر:
1. اهداف حرفه ای و شخصی سریع تر و مطمئن تر حاصل می گردند.
2. وقت ذخیره می شود.
3. وقت کافی برای رسیدن به کارها، وظایف و فعالیت ها باقی می ماند.
4. فشارهای روزمره زندگی کاستی می پذیرد و انسان از عادت ها و روش های بهتر و مطمئن تر برخوردار می شود.
راز موفقیت بسیاری از افراد موفق، استفاده بهینه و کارآمد از لحظات و فرصت های بسیار محدود زندگی است. این نوع بهره گیری اززمان، به آن ها اجازه می دهد:
1. نگرشی جامع و فراگیر داشته باشد.
2. روشمند برنامه ریزی کنند.
3. به پیشرفت حرفه ای و شخصی خویش پردازند.
4. هماهنگ عمل کنند.
5. آمادگی شان برای انجام کارها روز به روز بهتر شود.
6. در رویارویی با بحران ها و حوادث نامنتظره، خرسندی و تسلط داشته باشند.
7. در پایان روز از احساس مثبت بودن سرشار گردند.
8. زمان را ذخیره سازند.

9. ابهام در اهداف و مقاصد

مارک تواین می نویسد: «اگر اهداف روشن نباشد، باید دو چندان زمان صرف نمود و دو چندان تلاش کرد.» (4)
مدیریت زمان در بستر اهداف روشن و فعالیت های تعریف شده معنا می یابد؛ چون اهداف محرک و مشوق فعالیت هایند. برنامه ریزی مبتنی بر هدف، روشی بهینه و پاسخ گو است.
آن که در برنامه هایش اهدافی آگاهانه و هوشمندانه پی می گیرد، با استفاده از انضباط و انگیزش شخصی، بُعدی جدید در خویش پدید می آورد که اصطلاحا نیروهای ناخودآگاه خوانده می شود. روشن بودن اهداف و تعیین اولویت ها ارتباط تنگاتنگ دارند. تعیین اولویت و اهداف روشن، بسیار و آسان است و حتی می توان گفت، وقتی اهداف ابهام ندارد، میزان اهیمت و اولویت آن ها احساس می شود. ابهام در اهداف به عدم تعیین اولویت و در نتیجه از دست دادن فرصت در کارهای کم اهمیت می انجامد.
در پایان باید یادآور شد که به سازی و کیفی کردن برنامه ها به فراموش نکردن این شعار مشروط است: برنامه باید نوشته شود.
برنامه، بذر فرصت ها است، و زمان، فصل بهار. هر که در بهار بذر نیفشاند، درو را تجربه نخواهد کرد. باز تأکید می کنیم:«برنامه ریزی یعنی نجات دادن و ذخیره سازی وقت.»

پی نوشت ها :

1. قورچیان، نادرقلی(1379)، برنامه ریزی ملی وبین المللی، تهران: واحد علوم و تحقیقات.
2. اچسون، کیت، گال، دامین(1372)، نظارت و راهنمایی کلینیکی، ترجمه محمد رضا بهرنگی، تهران: تابان.
3.برچ، جان، نیتزکی، گری گراد(1372)، مدیریت سیستمهای اطلاعاتی، ترجمه منوچهر غیبی، تهران: مرکز آموزشی مدیریت دولتی.
4. سی ورت، لوتار(1378)مدیریت زمان، ترجمه توکلی نیا، قم: عصر ظهور.

منبع: حسین، خنیفر، (1348)، جوان در آینه جهان( مهارت های مدیریت بر خویشتن در عصر تغییر)،‌ تهران: موسسه نشر شهر، چاپ اول 1389.