مزایای استفاده از سیستم مدیریت اسناد

آنچه باید بدانید...

* dms چیست
* چگونگی کمک خدمات IT در تجارت
* تجارت الکترونیک چیست

آنچه خواهید آموخت...

* علت سودمندی dms در کسب و کار
نحوه کمک این سیستم در بهبود کسب و کار
* چگونگی توسعه کسب و کار الکترونیکی
همانطور که می دانید تشابهات فراوانی از نظر مسائل بنیادین و اصلی میان شرکتها وجود دارد، با این حال این تشابه 100 درصد نیست و در برخی موارد نیز تفاوتهایی میان آنها مشاهده می شود.

هر شرکتی ویژگی های منحصر بفرد خود را داراست؛ فعالیت های تجاری مختلف، تعداد کارکنان، هزینه ها، محیط کار و... همگی در زمره ویژگی های منحصر بفرد یاد شده جای می گیرند. با این همه یک نقطه مشترک میان تمامی شرکت ها وجود دارد. همه شرکت ها به ناچار با انبوهی از اطلاعات مهم سر و کار دارند که برای انجام امور روزمره و متداول به آن نیازمندند. بنابراین مشکلات آنها نیز مشترک می باشد: بایگانی، ثبت و سازماندهی اسناد.

سیستم مدیریت اسناد زمانی پای به عرصه وجود نهاد که روش های قدیمی بایگانی اسناد دیگر کارایی خود را از دست داده بود و شرکت ها نیز با آرشیوهای پر از گرد و غبار، انبوه کاغذ و دفاتر ثبت دست و پنجه نرم می کردند، همچنین یافتن اسناد گمشده نیز نیازمند صرف زمان های طولانی بود. این سیستم نخستین بار در اواخر دهه 80 ایجاد شد. در آن زمان حجم انبوهی از داده ها باید بایگانی، دسته بندی، سازماندهی شده و به داده تبدیل می شدند. از آن زمان تاکنون حجم داده ها نه تنها هیچگونه کاهشی نداشته، بلکه سیری سعودی را طی کرده است. در واقع به همین دلیل است که این سیستم به طور مداوم گسترش یافته و توانایی برآوردن نیازهای شرکت های مدرن امروزی را داراست.
امروز سیستم مدیریت اسناد آنلاین امکانات بسیار جالبی داشته و مزایای آن قابل قیاس با بایگانی کاغذی نیست. به منظور درک بهتر، نقایص بایگانی کاغذی را با ذکر مثالی عنوان می کنیم:
برای بایگانی سندی جدید در یک سازمان، این سند باید در آرشیو کاغذی بایگانی شود. این بدین معنی است که شخص مسئول آرشیو اسناد (برای مثال شخص الف) باید به صورت دستی آن را نشانه گذاری کرده و به ترتیب الفبا در کشو یا قفسه مربوط به آن قرار دهد. تا اینجای کار کاملاً منطقی است.
این بدان معناست که فرد مسئول آرشیو هم باید بابت انجام این کار حقوق دریافت کند. اگر قفسه پر شده باشد، فرد الف باید قفسه جدیدی را باز و اسناد را بایگانی کند، بعلاوه اینکه باید به خاطر داشته باشد که محل جدید آن سند کجاست. اطلاعات مربوط به محل جدید این اسناد فقط و فقط در ذهن فرد الف می ماند و این فرد نیز موظف است که حداقل برای مدتی کوتاه محل آنها را در ذهن داشته باشد. در صورتیکه فرد الف به دلیل پیشنهاد کاری بهتر شرکت شما را ترک کند، اطلاعات مربوط به محل بایگانی اسناد با همراه وی از شرکت خارج می شود. علاوه بر این با رونق گرفتن کسب و کار شرکت اول، بر تعداد مشتریان، اطلاعات و مدارک، پرونده ها، فاکتورها، صورتحساب ها و حواله های جدید نیز افزوده می شود. حال اگر به سند مذکور نیاز پیدا کنید، چه خواهید کرد؟ قطعاً زمان بسیار زیادی را برای یافتن آن در میان سایر اسناد تلف خواهید کرد. و حتی پس از یافتن و اعمال تغییرات لازم باز هم خطر گم شدن آن وجود دارد.
تحقیقات نشان می دهند که فرد الف به طور متوسط سالانه 150 ساعت کاری را برای یافتن اسناد گمشده تلف می کند. این موضوع غیر قابل قبول است! یعنی فرد الف سالانه 150 ساعت کاری را که می توانست صرف کسب درآمد کند، تلف کرده بعلاوه این که برای این ساعات تلف شده، دستمزد هم گرفته است.
پرسش بعدی مربوط به تعداد این افراد الف در شرکت هاست. بعد از یافتن تعداد این افراد در هر شرکت، عدد به دست آمده را در 150 ساعت کاری تلف شده توسط هر شخص ضرب کنید. این حساب و کتاب ساده نشان می دهد که برخلاف تصور اغلب ما بایگانی کاغذی نه تنها سودی برای شرکت نداشته بلکه سیاه چاله عظیمی بوده که وقت و پول سازمان را تباه می کند.
چنانچه بیش از یک نفر برای انجام کارشان به یک سند نیاز داشته باشند و یکی از آنها سند یاد شده را به محل اصلی آن بازنگرداند، اوضاع از این هم بدتر می شود. پرسش دیگر مربوط به سلامت اسناد است آنهم در هنگامی که افراد زیادی به آنها دسترسی دارند.
بعلاوه احتمال وجود دو نسخه از یک سند بسیار زیاد است. مثلاً گاهی سندی یکسان به دو صورت متفاوت دسته بندی می شود. این مسئله بیانگر وجود دو برابر کاغذ و اسناد اداری، قفسه های بیشتر و فضای آزاد کمتر در محیط کار است و الزام وجود دفتر کاری بزرگتر که در نهایت باعث افزایش هزینه های شرکت در تمام مناطق جهان می شود. با استفاده از سیستم مدیریت اسناد آنلاین و تنها با چند کلیک قادر به حل 99.9% از مشکلات مربوط به کارهای دفتری خود خواهید بود. تمامی اسناد موجود و جدید، تنها با یک اسکن ساده و سازماندهی اطلاعات تبدیل به آرشیوهای الکترونیکی در پوشه ها و زیر پوشه های متفاوت خواهند شد. با اختصاص اسامی خاص به این اسناد قادر خواهید بود به راحتی محتوای آنها را به خاطر بیاورید و همچنین خلاصه کوتاهی از محتوای آنها را در اختیار داشته باشید. در هر لحظه که بخواهید می توانید بکاپ کامل از تمام اطلاعات دفتر الکترونیکی خود تهیه کنید.
تمام کارمندان، مشتریان و حتی حساب داران می توانند یک پروفایل کاربری اختصاصی با محدوده دسترسی تعریف شده ای داشته باشند تا از دسترسی تمامی کاربران به قسمت های مختلف جلوگیری شود. این پروفایل ها تمام اطلاعات مربوط به همکاری های دو جانبه را دارا هستند. به این ترتیب دیگر نیازی به حمل اسناد تا دفتر حسابدار شرکت نخواهد بود و حسابدار نیز با سرعت بیشتری کارهای خود را انجام می دهد. تنها کافیست اسناد یاد شده را به صورت آنلاین در اختیار وی قرار دهید تا بلافاصله کارش را آغاز کند. مرور داده ها نیز ظرف چند ثانیه و توسط قدرتمندترین مرورگرها انجام می شود. جستجوی اسناد مشخص بر مبنای معیارهایی از قبیل نام، توضیحی از محتوا، تاریخ ذخیره آن سند، بخشی از متن، نویسنده، موضوع سند و غیره انجام می شود.
امروزه پیشرفت های قابل ملاحظه ای در بحث کنترل اسناد حاصل شده است؛ اطلاعات بلافاصله پس از اعمال تغییرات در نسخه اولیه هر سند مرحله به مرحله تا نسخه نهایی ذخیره می شوند (که تمام این تغییرات همراه با تاریخ دقیق در یک نسخه مجزا از سند نشان داده می شود). همچنین اسامی کاربرانی که تغییرات را اعمال کرده اند، اطلاعات مربوط به زمان اعمال آنها و مهم تر از همه نوع تغییرات نیز ثبت می شوند. در پایان تمامی اسناد در یک دفتر کاری مجازی ذخیره می شوند. در واقع می توان به جرأت گفت که بایگانی کاغذی دیگر منسوخ شده و هیچ جایگاهی در امور دفتری امروزی ندارد. با استفاده از این سیستم، یک کد رمز به هر یک اسناد اختصاص یافته و به این ترتیب امنیت آن همچون اسناد بانکی تأمین می شود.
به سوی آینه گام بردارید! یک دفتر کاری از نوع قرن 21!
منبع: نشریه بزرگراه رایانه شماره 143