بازخورد بخشی از نظارت سازمانی است.

چکیده: در هر سازمانی لازم است فعالیت هر بخش مورد ارزیابی قرار بگیرد و بعد از آن این ارزیابی به مدیر و اعضای ان بخش بازخورد داده شود. در این نوشتار به اهمیت این امر پرداخته شده است. با ما همراه باشید.

تعداد کلمات 1139 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

بازخوردگرفتن از کار

به شما خبر داده شده یکی از زیردستان مستقیم تان به نام جودی که در گفت وگوی تلفنی با یک مشتری برخورد بی ادبانه ای داشته است. شما همکاری خوبی با جودی دارید؛ او یکی از بهترین عملکردها را در گروه شما دارد، و تاکنون اعتراضی نسبت به او ثبت نشده است. اما مشتری پس از این تماس بسیار ناراحت بوده است. آیا مطرح کردن این مسأله با جودی و به خطر انداختن ارتباطی که با او دارید ارزشش را دارد؟
بله. بازخورد سازنده در زمانی که نیاز به آن وجود داشته باشد، برای ایجاد یک محیط کاری سازنده ضروری است، و لزوما روابط شما را تهدید نخواهد کرد. اما باید بازخورد را به شیوه ی درست ارائه دهید، تا فردی که آن را دریافت می کند بتواند از آنچه که از شما می شنود برای بهبود عملکرد خود، گروه، و سازمانش استفاده کند.

اگرچه صحنه ی ارائه ی بازخورداغلب ناراحت کننده به نظر می رسد، اما باعث می شود به خاطر بسپاریم که این کار ضروری و در نهایت سودمند است. به بحث گذاشتن یک بازخورد فرصتی برای شما است که مشاهدات خود درباره ی عملکرد شغلی دیگران را با آنها در میان بگذارید تا تغییرات مفیدی ایجاد کنید. در مثال قبل شما می خواهید آنچه را که رخ داده با جودی بررسی کنید و مطمئن شوید رفتار او تکرار نمی شود؛ به خاطر رشد او و نیز سازمان.

بازخورد، راهی برای اصلاح امور

بازخورد، اغلب اصلاحی است، یعنی با این هدف ارائه می شود که به دریافت کننده در تغییر مسیر کمک کند، یا وقتی اقدامات فعلی اش نتیجه بخش نیستند تغییراتی در آنها ایجاد کند. اما بازخورد می تواند مثبت نیز باشد و با هدف تشویق کار خوب و الگوهای مناسب حل مسأله ارائه شود. با ارائهی بازخورد میتوانید موارد زیر را انجام دهید:

به زیردستان مستقیم و نیز همکاران تان نشان دهید که به آنها و عملکردشان توجه دارید.
قدردانی خود را از کاری که به خوبی انجام گرفته نشان دهید.
رفتارهای نامطلوب را به مسیر درست هدایت کنید.
مسیر اقدامی سازنده تری را به فرد مورد نظر نشان دهید.
به رشد و یادگیری دیگران کمک کنید.
افراد را برای رسیدن به سطوح عملکرد بالاتر انگیزش و ترغیب کنید.
ارتباط نزدیک تان را با همکاران تقویت کنید.
ارتباط صریح و کار گروهی را پرورش دهید.

بازخورد باید یکی از اجزای ثابت شغل هر فردی باشد، و شما نباید آن را تنها به زیردستان مستقیم خود اختصاص دهید. در برخی موقعیت ها، بازخورد به یک همکار و یا حتی رئیس تان نیز می تواند سودمند باشد.
مثال زیر را در نظر بگیرید که در آن، بازخورد سازنده کمی پس از آزمودن یک فرایند تولید جدید به صورت موفق ارائه می شود:
متوجه شده اید در یکی از مراحل تولید که تحت نظارت یکی از زیر دستان مستقیم شما به نام بیل بوده تنگنایی رخ داده است، و بیل فردی است که همواره به کارآمدی خود می بالد. پس از جمع آوری اطلاعات مربوط، به سراغ او می روید تا از کیفیت کار قبلی او تمجید کرده و بپرسید به نظر او اکنون اوضاع چگونه است. وقتی درباره ی موقعیت صحبت می کنید متوجه می شوید بیل برداشت اشتباهی دارد؛ یعنی فرایند تولید جدید نسبت به آنچه که او انجام داده نیازمند ثبت بیشتری است. شما برای او روشن می کنید که ثبت باید به همین میزان باشد و تنها قالب است که تغییر کرده است. همچنان که شما و بیل در کنار هم سوابق او را بررسی می کنید، به او نشان می دهید چه مواردی را می تواند حذف و به این ترتیب در زمان و انرژی صرفه جویی کند، و به سطح کارایی معمول خود برسد.
بازخوردی که به بیل می دهید، به تغییر ارزشمندی می انجامد. شما با مداخلهی زودهنگام، نتایج ماندگاری به دست می آورید و در عین حال باعث می شوید بیل نیز دوباره احساس خوبی دربارهی کار خود به دست آورد. بازخوردی که افراد به واقع بشنوند و استفاده کنند این تأثیر را دارد.

چه عواملی سبب اثربخشی بازخورد می شوند؟

برای اینکه بازخورد، شنیده و استفاده شود، باید آن را در زمانی مناسب و به روشی مناسب بیان کنید. و برای اینکه این کار را به خوبی انجام دهید، باید بدانید چه عواملی باعث بیشترین اثربخشی بازخورد می شوند:

بازخورد به صورت مکرر و در موقعیت مرتبط ارائه شود.
هدف از بازخوردی که ارائه می شود دستیابی به نتیجه ای مشخص باشد.
انتظاراتی که از ارائه ی بازخورد دارید واقع بینانه باشد.
بازخورد توأم با احترام به فرد دریافت کننده باشد. و بازخورد به شکل گفت وگویی دوطرفه باشد.
به صورت یک دیدگاه بیان شود و نه واقعیت مطلق.
فرصتی برای پیگیری در نظر گرفته شود.

اصولی که ذکر شد، به شما نشان می دهند چگونه به نحوی اثربخش بازخوردهایی ارائه دهید که باعث بهبود عملکرد گروه و افراد پیرامون تان شود. اما گام اول غلبه بر ترسی است که از بازخورد دارید.

بر ترس از بازخورد غلبه کنید

حتی اگر به شکل کلی بدانید ارائه ی بازخورد ارزشمند است، ممکن است باز هم در انجام این کار تأمل کنید، به خصوص وقتی بازخورد از نوع اصلاحی باشد. برخی دلایل مقاومت در برابر بازخورد به شرح زیر است:

نگران هستید ارائه ی بازخورد باعث شود فرد دریافت کننده حس بدی نسبت به شما پیدا کند، و یا این کار رابطه تان با او را دچار مشکل کند.
فکر می کنید فرد مقابل نمی تواند بازخورد را هضم کند.
از موارد قبل به خاطر می آورید یا می دانید که فرد دریافت کننده در برابر بازخورد مقاومت کرده و یا طبق آن عمل نکرده است.
حس می کنید که فرد مقابل بیش از حد به روش خود متکی است و بازخورد شما بی فایده خواهد بود.
می ترسید موقعیتی عجیب یا حتی آشفته پیش آید.

اما در حقیقت، ترس از اینکه ممکن است بدترین حالت رخ دهد، تنها باعث می شود از گفت و گوهای سودمند دور شوید. درک اینکه این موانع را اغلب خودتان به وجود می آورید به شما کمک می کند آنها را برطرف کنید. ارائه ی بازخورد مثبت و اصلاحی به صورت مکرر نیز همین مزیت را دارد، چرا که انجام این کار باعث می شود به انجام این نوع گفت وگوهاعادت کنید. درک اثربخش ترین روش آماده سازی و مدیریت بحث دربارهی بازخورد به شما کمک می کند بر برخی از مسائلی که شما را از پیش رفتن باز می دارند غلبه کنید.
به یاد داشته باشید: بازخورد نه تنها ارزش به خطر انداختن روابط را دارد، بلکه برای سلامت سازمان نیز ضروری است.

منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (بازخورد اثربخش)»
ترجمه: نرگس شفیعی

بیشتر بخوانید :
ایجاد فضای سالم برای بازخورد
مرور فرآیند انجام شدن کارها در سازمان
ارتباط با مدیر سازمان
نظارت بر کار افراد در سازمان (بخش اول)
نظارت بر کار افراد در سازمان (بخش دوم)