مديريت زمان و نقش آن در موفقيت كسب و كار
نويسنده:سهيلا قاسمي
راه هاي مختلفي براي بيان درک ما از زمان وجود دارد.براي قرنها مردم از حرکت ماه ، ساعت آفتابي ، اذان ، زنگ کليسا براي تنظيم برنامه زماني روزانه خود استفاده کردند تا اينکه در قرن دوازدهم راهبان کاتوليک ساعتهايي براي تنظيم فعاليتهاي خود ساختند.
در طول تاريخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند « وقت طلاست» گوياي اين توجه است.جوامع امروزي جوامعي هستند که در آنها تعداد ساعات کافي در طول روز وجود ندارد.
فناوري هاي نو محيطي فراهم آورده اند که تقريباً در مدت زمان کم مي توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا کرد و خيلي کارها را سريعتر و آسانتر انجام داد ؛ اما تمايل به سريعتر انجام دادن کارها و بيشتر کار انجام دادن روز به روز بيشتر مي شود.
اين رويکرد که همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است که از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن بصورت مؤثر بهره گيرد.تاريخ به ما مي گويد که مديريت ضعيف زمان يک مسئله قديمي است ، مسئله اي است که فناوري آن را بوجود نياورده است و ان را نمي تواند حل کند.
در شرايطي که ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرآيندهاي اداري ، کمتر در پيچ و تاب تشريفات اداري و کاغذ بازي گم مي شوند ، مديريت ضعيف زمان را کمتر مي توان مخفي کرد. مديريت زمان موضوعي است که همه ما ، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي ، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي کنيم.ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول کمک مي کند درک بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي کند که مي توانيد آنها را در حوزه هاي مديريت زمان در زندگي خود بکار بريد.
پس از ارائه رهنمودهاي عمومي ، به حوزه هاي مديريت زمان به صورت دقيق تر خواهيم پرداخت.ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار مي دهيم.
• اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک مي کنند.رهنمودهاي عمومي وجود دارد که مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه ، مدرسه و کار استفاده شوند.
در اين بخش ، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم.ابتدا دلايل استفاده نکردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت را مورد بررسي قرار مي دهيم.
احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است که مردم نمي دانند مديريت زمان چيست.دليل دوم سستي و تنبلي است ؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند.گروه سومي که از مديريت زمان استفاده نمي کنند آنهايي هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت ( دقيقه نود ) و شرايط بحران کار کنند.
ممکن است در شرايطي استفاده نکردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هرگونه دليل يا توجيه را رد مي کند.
مديريت زمان کمک مي کند که تعيين کنيد کدام يک از کارهايي که انجام مي دهيد مهمترين هستند.اين عمل به شما اين امکان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف کنيد.
هم چنين مديريت زمان به شما کمک مي کند که از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليتهاي غير ضروري ، مدت زماني که واقعاً کار مي کنيد را افزايش دهيد.يکي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان کاهش استرس در زندگي است.کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود.
• چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد که از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده کنيد ، از همان زمان بايد شروع کنيد.اولين قدم تحليل و بررسي روشي است که در حال حاضر از وقت خود استفاده مي کنيد.
اين کار نبايد از طريق حافظه انجام شود.ممکن است شما اکثريت زمانهاي بيکاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را که صرف مکالمات طولاني مي کنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يک دفتر يادداشت ، دفتر گزارش فعاليت يا يک دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفکيک شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده کنيد.
نه تنها آنچه که در طول روز انجام مي دهيد بلکه احساس خود ( خسته ، پر انرژي ، عصباني ، بي حال و ... ) را ثبت کنيد. هر وقت که فعاليت خود را تغيير مي دهيد ، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت کنيد.
پس از ثبت فعاليت ها براي چند روز ، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند.خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا که وقت زيادي صرف آنها شده است.
ديگر حوزه مهم در يادداشت ها ، فعاليت هاي غيرضروري است که در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند ، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد.تحليل فعاليت هايتان که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي ، يعني اولويت بندي فعاليت ها ، به شما کمک خواهد کرد.
• اولويت بندي فعاليت ها
اولويت بندي يکي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است.اين عمل کمک مي کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه کمک مي کنند که به اهداف خود دست يابيد را حذف کنيد.
اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد.با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي که بايد انجام دهيد و فعاليتهايي که بايد حذف کنيد اولويت بندي را آغاز کنيد.
براي تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي که بايد انجام دهيد ، فعاليتهايي را تعيين کنيد که از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد.خيلي مهم است که هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از کاري که انجام مي دهيد لذت ببريد.
در گزارش خود کارهايي را که از آنها لذت مي بريد و کارهايي که براي شما خوشايند نيستند را مشخص کنيد.اکثريت روز شما بايد صرف کارهايي شود که از انجام آنها لذت مي بريد.
در حاليکه مهم است از انجام يک کار لذت ببريد ، نيز مهم است که آنرا خوب انجام دهيد.در تعيين اينکه چه کارهايي را انجام دهيد و چه کارهايي را تفويض کنيد ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است.
تلاش نکنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد.بعد از تعيين کارهايي که از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد ، شما آماده هستيد که فعاليت هاي غير ضروري در زندگي خود را دور بريزيد .
تمام منابع موجود خود را پيدا کنيد و فعاليت هايي را که بيش از توان خود مي دانيد تفويض کنيد.بعد از اينکه فهرست کارهاي روزانه خود را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها کاهش داديد ، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد.
• برنامه ريزي
برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند.در برنامه ريزي شخصي ، برنامه ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام مي شود.در برنامه ريزي حرفه اي ، برنامه ريزي پروژه محور است.برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب کنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ريزي رسمي يا غير رسمي که استفاده کنيد چند نکته مهم را بايد به خاطر بسپاريد.ابتدا انتظارات خود را برآورده کنيد.به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يک روز وجود دارد. سعي نکنيد به نتايجي ماورأ قابليت هاي خود دست يابيد.
دوم ، مدت زماني را صرف خود کنيد.براي اينکه به حداکثر عملکرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت کافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد که به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملکرد را کاهش مي دهد.
• نکات سودمند براي بهبود کيفيت وقت
الف ) از مزاحمت ها جلوگيري کنيد
همواره پذيراي بازديدکنندگان نباشيد.بازديدکنندگان مي توانند موجب بهم ريختگي شوند و در نهايت منجر به کاهش بهره وري مي شوند. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديدکننده بفهمانيد که شما مشغول هستيد.هر روشي که بکار مي بريد به خاطر بسپاريد که نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است.تماس هاي تلفني مي توانند خيلي وقت گير باشند.تماس هاي تلفني قطار افکار را از حرکت باز مي دارند.
تماس هاي تلفني ممکن است شما را متعهد به انجام کارهايي کنند که آمادگي آنها را نداريد.از خاموش کردن زنگ تلفن نترسيد.وقتي کارتان تمام شد پيغام هاي دريافتي را چک کنيد.
ب ) کنترل کنيد
کارهايي را که نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين کار را در فهرست کارها يادداشت کنيد.کارهاي فهرست را اولويت بندي کنيد. با انجام اين عمل ، شما مي توانيد روز خود را کنترل کنيد.
شما ابزاري داريد که مي توانيد از کارهاي غير ضروري جلوگيري کنيد يا کارهاي جديد را اولويت بندي کنيد.پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي دهيد . هم چنين شما مي دانيد که چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست کارهاي فردا اضافه کنيد.
د )سرعت خود را تنظيم کنيد
مهم است که خود را براي ميزان ساعاتي که کار مي کنيد تنظيم کنيد.از خود بپرسيد که با سرعتي که کار مي کنيد مي توانيد ادامه دهيد.خود را با تعداد ساعات زياد کار خسته نکنيد.مديريت مؤثر زمان بايد اين امکان را فراهم آورد که بتوانيد کارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينکه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
• مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي کند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشکالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشکل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار ، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند.
اين بخش به شما کمک مي کند که اهداف شخصي خود را اولويت بندي کنيد بطوري که در برنامه شما قرار گيرند. شما روش « فقط بگو نه » را ياد مي گيريد که به شما در سبک کردن زمان بندي کمک مي کند.اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد.
• فقط بگو « نه »
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن کلمه « نه » مشکل داريم.اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود.به خاطر اکراه طبيعي در گفتن نه ، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم.آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غير مستقيم وجود دارد بطوري که دوستان و خانواده خود را نرنجانيد.يک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي که با اولويت موجود وي تناقض دارد خلاصي يابد.اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست.
اشکالي ندارد که با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت.به افرادي که تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد که شما مسئوليت هايي به عهده داريد که امکان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد.شما متعجب خواهيد شد که مي بينيد که به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود.
• اهداف شخصي
الف – هدفگذاري کنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر « نه » بگوييد ، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد.اهداف ، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند.اهداف به ما کمک مي کنند که از طريق ايجاد کار براي ما و اجازه تمرکز بر تلاش هايمان ، زندگي خود را سازماندهي کنيم.
هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف کنيم. با تنظيم اهداف از پيش ، به خود اجازه مي دهيد که يک مسير استراتژيک به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي کنيد.
اهدافي تعريف کنيد که به سادگي قابل دستيابي باشند.وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد ، براي هدفي که مشکل تر است اقدام کنيد.اين فرآيند را ادامه دهيد تا اينجا که احساس کنيد که اهداف شما نه آسان و نه دور ازدسترس هستند.
اين فرآينده کند است اما به شما کمک مي کند که ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد که تمام انتظاراتتان يک شبه برآورده شوند چراکه يک فرايند تدريجي است.
ب – اهداف خود را اولويت بندي کنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم کرديد ، بايد آنها را اولويت بندي کنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم که برگرديم.
اهداف را بصورت روشن تعريف کنيد و مشخص کنيد که آنها چه هستند و چه اهميتي دارند اهدافي که اهميت کم دارند مي توانند به تعويق بيافتند.اجازه دهيد اقلامي که به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند.
شما مي توانيد يک فهرست از کارهايي که بايد انجام دهيد تهيه کنيد و به هر يک از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينکه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه کنيد.پيتر داکر مي گويد که « انجام دادن کارهاي درست مهمتر از انجام درست کارهاست » .
اقتصاددان ايتاليايي ، ويلفردو پارتو ، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد که تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از 20 درصد تلاش هايي حاصل مي شود که انجام مي دهيم.براي اينکه کارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي کنيد ، بايد بيست درصد مهم را جدا کنيد.
وقتي کارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمرکز کنيد که بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي کنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود ( بخش 1-2 ) متوجه خواهيد شد که خيلي از اوقات شما صرف کارهاي کوچک و ناچيز مي شود.
به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي که نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به کار بريد و خواهيد ديد که زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
• تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت بندي کرديد ، مي توانيد کارهاي مورد نياز هر روز را تعيين کنيد. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل کرده ايد.تعلل چيزي است که اکثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي توانيم به کل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود.
با تعداد زيادي کار انباشته شده بر روي هم ، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنيم ؛ خصوصاً براي کارهاي بزرگتر که به زمان بيشتر از آنچه که شما داريد نياز دارند.
وقتي کار بزرگي روبرو مي شويد آن را به بخش هاي کوچکتر تقسيم کنيد . تقسيم کار به کارهاي کوچکتر اين امکان را فراهم مي آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهيم.بزودي در خواهيد يافت که با انجام کارهاي تقسيم شده ، کل کار بزرگ انجام شده است.
• مزاحمت کمال گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويت بندي کرديد ، بايد از چندين مسئله فرعي که بروز مي کنند جلوگيري کنيد. يکي از اين مسائل تمايل شخص به کمال گرا بودن است. اين نوع رويکرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود که ديگر کارها را به تأخير بياندازيد.
ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي کارهايي که انجام داده ايم مسئله ديگري است که با آن روبرو هستيم.وقتي کاري را انجام داديد ، شما بايد به خود پاداش دهيد.پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين کار و تفريح است.اگر بتوانيم ياد بگيريم که بين کار و تفريح تعادلي برقرار کنيم زندگي سالم و شادتري خواهيم داشت.
• وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است که بايد در نظر بگيريم.يکي از اين حوزه ها وقتي است که با همسر خود مي گذرانيم.اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديکته مي کنند.
افرادي که وقت کافي براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پر تنش در مي يابند که مي شد از آنها جلوگيري کرد.اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت کرده ايم فرض کنيم که بدليل برنامه فشرده کاري ، همسر ما عذر ما را مي پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد . اگر مدت زمان کافي با همسرتان نيستيد زمان هايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد . روش ديگر رفتن به خريد است.
• کارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي کارهاي متفاوت دارد که بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد کنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي ، بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام کارهاي خانه پيدا کنند.از آنجايي که خود نمي توانيد همه اين کارها را انجام دهيد ، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض کنيد.
• وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند که قرار دادن فرزندان در اولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است که ديگر اولويت ها را همراه با اين موضوع برنامه ريزي کنيد.
مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليکه به اتفاق آنها کارهاي خانه را انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند که برخي از کارهاي خانه را انجام دهند.
خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان يک خانواده مي توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حاليکه با هم هستيد.انجام برخي از کارهاي خانه توسط فرزندان ، استرس شما را کاهش مي دهد.تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين کودکي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش مي دهد.
نقش شما به عنوان يکي از والدين فرزندان ، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد.شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي کنيد که اين زمانها به حداقل برسند.
شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد که بايد کارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود که به اهداف خود نرسيد.فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر کارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد.
• مديريت ميز کار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي که مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است .ميزکار مهمترين چيزي است که همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود.
براي موفق بودن ، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد.بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي کنيد. با داشتن يک ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر کارهاي انجام نشده خود را پيدا کنيد.وقتي کاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد کارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي کوچکتر تقسيم کرده جداگانه هريک را انجام دهيد.
روشي که اتاق کار خود را بر اساس نيازها ترتيب مي دهيد کليد خبره شدن در انجام کارهايتان است.حتي اگر نيازهايتان در پايين ترين حد لازم باشند ، اقلام خاصي وجود دارند که به موفقيت شما کمک مي کنند.
اول بايد بدانيد که به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد و نبايد اسناد و مدارک را روي هم بر روي ميز انباشته کنيد چراکه باعث مي شود نتوانيد به کارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد.از ميزهاي داراي چند کشو و فايل هاي بايگاني مي توانيد استفاده کنيد.
متخصصين اعتقاد دارند که بايد از صندلي مناسب استفاده کرد.نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد که به شکل مناسب در آن جاي گيريد.
يک صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي که با اندام شما تطابق داشته يابد و اين امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم ، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده به شانه ها ، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر کار خود تمرکز کنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي کنيم.روشنايي مناسب ، کارآيي را بالا مي برد.سطح متفاوتي از روشنايي براي کارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه ها نور بايد به قدر کافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنيد.اما هنگام کار با کامپيوتر نور بايد به قدري باشد که انعکاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند که مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده کنيد. از يک تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده کنيد.بدين شکل مي توانيد کل روزهاي ماه را ببينيد.حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي کامپيوتري نيز مي توانيد استفاده کنيد.
• مديريت زمان و کسب و کار
محيط کسب و کار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف کرد.در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي ، طول عمر کوتاهتري پيدا مي کنند. خبر تازه امروز ، يک خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و کساني که با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند.
شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده کنيد تا با زمان پيش رويد.بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار ، زمان است.با ساعات نامحدود روزانه مي توانستيم سرعت کار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم.متأسفانه زمان چيزي است که بشر نمي تواند آن را کنترل کند.
به خاطر اين شرايط غير قابل کنترل ، بايد با زمان کار کنيم. درک محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان کمک مي کند با زمان کار کنيم نه اينکه در مقابل آن قرار گيريم.
روشي که شما زمان خود را استفاده مي کنيد تعيين کننده موفقيت شماست.با اين حال ، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه اي باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد.
در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي کنيم که به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان کمک خواهند کرد.اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد که نياز شما را برآورده کنند.
الف ) مديريت زمان در کار
رهنمودهاي کلي که قبلاً گفته شد مي توانند در محل کار شما به کار روند.اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت ، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است.
ب ) کار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت که هميشه نمي توان هر کاري را سر وقت انجام داد. اما کارهايي وجود دارند که بايد سر وقت انجام شوند و کارهايي نيز هستند که مي توان به تأخير انداخت.بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان ، يک فهرست اولويت بندي شده از کارها بايد تهيه کنيد.
در سراسر روز کارهايي از فهرست را انجام دهيد که بيشترين اولويت را دارند. اين کار خيلي ساده است و به يک متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي که خيلي از ما کار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم.انجام کارها براساس اولويت کمک مي کند که کارها را خوب مديريت کنيد.
ج ) قبل از ترک دفتر فهرست کارهاي فردا را مرور کنيد
فهرست کار را بررسي کنيد و کارهاي انجام نشده را تعيين کنيد. کارهاي انجام شده را پاک کنيد و کارهاي انجام نشده را اولويت بندي کنيد.هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي ، کارهايي که قرار است فردا انجام دهيد را مرور کنيد . براي مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي کنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه کنيد.
اين کار باعث مي شود اقداماتي را که براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر کار مي کنيد ، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنيد و مطمئن شويد که هر يک مي دانند فردا چه کاري بايد انجام دهند.
د) ساعات اوج کاري خود را پيدا کنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2 ، تعيين کنيد که در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است که نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج کاري خود را پيدا کنيد. ساعاتي که بيشترين انرژي را داشته ايد ، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمرکز به کارتان بوده ايد را بشماريد.اين ساعات زماني هستند که در آن بايد مشکل ترين کارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج کاري استفاده کنيد.
ه ) از جلسات حداکثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نکته را بايد در نظر بگيريد. اولين نکته اين است که جلسه را هنگامي برگزار کنيد که موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود. بنابراين جلسات را بر اساس نياز تشکيل دهيد نه بر اساس قاعده.دومين رهنمود براي تشکيل جلسه تنطيم دستور جلسه است.دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد.
حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند. جلسات ساخت يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمرکز مي کنند.اين کار منجر به جلسات کوتاه تر و پربارتر مي شود.توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشکيل جلسه ، به افراد اين امکان را مي دهد که خود را براي جلسه آماده کنند.اين اقدامات باعث مي شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند.
سومين رهنمود براي تشکيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشکيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت.
براي مثال ، اگر شما مي دانيد که افرادي در جلسه هستند که تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعات پاياني روز تنظيم کنيد.
اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري براي تمرکز و توجه داشته باشند.نکته چهارم اين است که جلسات را در ساعات غير معمول برگزار کنيد اگر با تأخير و کندي روبرو مي شويد.
و ) به صورت مؤثر تفويض کنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد مي کند.اما اين کار هميشه به سادگي قابل انجام نيست.در حقيقت خيلي از افراد با تفويض کارها مشکل دارند.اين به چند دليل رخ مي دهد.
گاهي اوقات توضيح انجام يک کار به فرد ديگر بيش از انجام کار توسط خود طول مي کشد.اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد که اگر يک وقت اضافي صرف کنيد مي توانيد در آينده نيز کار مورد نظر را تفويض کنيد. دليل ديگر عدم تفويض کمال گرايي است.
وقتي تفويض مي کنيد به افراد اجازه مي دهيد که اشتباه کنند.اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند که کار مورد تفويض را بصورت مناسب انجام دهند.دليل آخر عدم تفويض ترس از کاهش قدرت است.اين وجه از تفويض چيزي است که همه ما با آن روبرو خواهيم بود.
به چيزي که از تفويض بدست مي آوريد فکر کنيد نه به چيزي که از دست مي دهيد.وقتي توانستيد بر ترس هاي خود از تفويض کردن غلبه کنيد بايد ياد بگيريد که چگونه به صورت اثر بخش تفويض کنيد.ابتدا تعيين کنيد که چه چيزي بايد تفويض شود.به فهرست اولويت بندي شده کارها نگاه کنيد.اين فهرست در تعيين کارهاي نيازمند تفويض کمک مي کند.
سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب کنيد.بياد داشته باشيد که کل کار را تفويض کنيد.کار و چيزي که مورد انتظار است را توضيح دهيد.
قدم بعدي اين است که اجازه دهيد فرد کار را انجام دهد.کار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد.دائماً بالا سر کار نايستيد زيرا اين کار فقط عملکرد را کاهش مي دهد.
ز ) ميز خود را مرتب کنيد
فردي که روي ميز شلوغ و در هم بر هم کار مي کند به طور متوسط روزي يک ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي گردد.عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز ، کاغذ است .
کاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند ، يا به ديگر همکاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند.نيازي نيست که انبوهي از کاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد.بعد از مرتب کردن روي ميز به سراغ کشو ها برويد.مرتب کردن ميز کافي نيست ، هر روز آن را تميز کنيد.مرتب نگه داشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته کاري اضافه مي کند.
ح) روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نکته مهم است که رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله کلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان ، بايد يک سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي کنيد.
• نتيجه گيري :
نتيجه عملي تمام اين کارها و سياست گذاريها در بخش زمان ، استفاده کردن از چيزي است که ديگر برگشت پذير نيست و تکراري در آن نيست و دست يافتن به آن غير ممکن است چون هر فرد در هر لحظه فقط يکبار مي تواند باشد و نه بيشتر پس بايد از مدتها قبل براي استفاده از آن لحظاتي که خواهند آمد برنامه ريزي و مديريت کند و اين نوع مديريت به نظر من از تمام مديريت ها در زندگي مهمتر است.
منبع: هفته نامه بازار كار
در طول تاريخ تمدن ها به زمان و ابعاد آن توجه داشته اند و اين توجه در اين دوران نيز وجود دارد و عباراتي مانند « وقت طلاست» گوياي اين توجه است.جوامع امروزي جوامعي هستند که در آنها تعداد ساعات کافي در طول روز وجود ندارد.
فناوري هاي نو محيطي فراهم آورده اند که تقريباً در مدت زمان کم مي توان به خيلي از اطلاعات دسترسي پيدا کرد و خيلي کارها را سريعتر و آسانتر انجام داد ؛ اما تمايل به سريعتر انجام دادن کارها و بيشتر کار انجام دادن روز به روز بيشتر مي شود.
اين رويکرد که همواره با بشر همراه بوده است اين احساس را براي او به وجود آورده است که از زمان عقب مي ماند و نمي تواند از آن بصورت مؤثر بهره گيرد.تاريخ به ما مي گويد که مديريت ضعيف زمان يک مسئله قديمي است ، مسئله اي است که فناوري آن را بوجود نياورده است و ان را نمي تواند حل کند.
در شرايطي که ابزار بيشتري براي مديريت زمان در اختيار داريم و فرآيندهاي اداري ، کمتر در پيچ و تاب تشريفات اداري و کاغذ بازي گم مي شوند ، مديريت ضعيف زمان را کمتر مي توان مخفي کرد. مديريت زمان موضوعي است که همه ما ، چه در زندگي شخصي و چه در زندگي حرفه اي ، نياز داريم با آن روبرو شويم تا در زندگي موفق شويم.
در ادامه در مورد وجوه مختلف مديريت زمان صحبت مي کنيم.ابتدا نگاهي به اصول عمومي مديريت زمان خواهيم داشت. توجه به اين اصول کمک مي کند درک بهتري از مفهوم مديريت زمان داشته باشيم و پيشنهادهايي ارائه مي کند که مي توانيد آنها را در حوزه هاي مديريت زمان در زندگي خود بکار بريد.
پس از ارائه رهنمودهاي عمومي ، به حوزه هاي مديريت زمان به صورت دقيق تر خواهيم پرداخت.ابتدا راجع به مديريت زمان در زندگي شخصي مي پردازيم و سپس مديريت زمان را در حوزه کسب و کار مدنظر قرار مي دهيم.
• اصول عمومي مديريت زمان
مديريت زمان مجموعه اي از مهارتهاست که شما را در استفاده مؤثر از زمان کمک مي کنند.رهنمودهاي عمومي وجود دارد که مي توانند براي مديريت زمان در حوزه هاي متفاوت مانند خانه ، مدرسه و کار استفاده شوند.
در اين بخش ، برخي از اين رهنمودها را شرح مي دهيم.ابتدا دلايل استفاده نکردن مردم از مديريت زمان و مزاياي حاصل از مديريت را مورد بررسي قرار مي دهيم.
احتمالاً روشن ترين دليل عدم استفاده از مديريت زمان اين است که مردم نمي دانند مديريت زمان چيست.دليل دوم سستي و تنبلي است ؛ بعضي از مردم فاقد هدف و انگيزش لازم براي برنامه ريزي مؤثر هستند.گروه سومي که از مديريت زمان استفاده نمي کنند آنهايي هستند که دوست دارند تحت فشار و تنگي وقت ( دقيقه نود ) و شرايط بحران کار کنند.
ممکن است در شرايطي استفاده نکردن از مديريت زمان توجيه پذير باشد اما مزاياي استفاده موفق از مديريت زمان هرگونه دليل يا توجيه را رد مي کند.
مديريت زمان کمک مي کند که تعيين کنيد کدام يک از کارهايي که انجام مي دهيد مهمترين هستند.اين عمل به شما اين امکان را مي دهد به برخي فعاليتها اولويت زيادي دهيد و برخي از فعاليت ها را حذف کنيد.
هم چنين مديريت زمان به شما کمک مي کند که از طريق حذف مزاحمت ها و فعاليتهاي غير ضروري ، مدت زماني که واقعاً کار مي کنيد را افزايش دهيد.يکي از وجوه رضايت بخش مديريت زمان کاهش استرس در زندگي است.کاهش سطح استرس موجب بهبود سلامت روحي و جسمي مي شود.
• چگونه وقت خود را مي گذرانيد؟
وقتي تصميم گرفتيد که از استراتژي هاي مديريت زمان استفاده کنيد ، از همان زمان بايد شروع کنيد.اولين قدم تحليل و بررسي روشي است که در حال حاضر از وقت خود استفاده مي کنيد.
اين کار نبايد از طريق حافظه انجام شود.ممکن است شما اکثريت زمانهاي بيکاري خود را به ياد نياوريد يا قادر نباشيد زمانهايي را که صرف مکالمات طولاني مي کنيد دقيقاً بياد آوريد. براي ثبت نحوه گذراندن وقت مي توانيد از يک دفتر يادداشت ، دفتر گزارش فعاليت يا يک دفتر برنامه ريزي با بخش هاي تفکيک شده به ساعت براي رديابي فعاليتها استفاده کنيد.
نه تنها آنچه که در طول روز انجام مي دهيد بلکه احساس خود ( خسته ، پر انرژي ، عصباني ، بي حال و ... ) را ثبت کنيد. هر وقت که فعاليت خود را تغيير مي دهيد ، نوع فعاليت و زمان شروع آن را ثبت کنيد.
پس از ثبت فعاليت ها براي چند روز ، يادداشت ها آماده براي تحليل هستند.خيلي از فعاليت هاي ثبت شده در گزارش به صورت بارز ديده مي شوند چرا که وقت زيادي صرف آنها شده است.
ديگر حوزه مهم در يادداشت ها ، فعاليت هاي غيرضروري است که در طول روز انجام داده ايد. وقتي اين فعاليت ها به صورت جداگانه ديده شوند خيلي زمان بر نيستند اما وقتي دسته بندي شوند ، زمان کل آنها ممکن است قابل ملاحظه باشد.تحليل فعاليت هايتان که در گزارش ثبت شده اند در قدم بعدي ، يعني اولويت بندي فعاليت ها ، به شما کمک خواهد کرد.
• اولويت بندي فعاليت ها
اولويت بندي يکي از مهمترين قدم هاي مديريت زمان است.اين عمل کمک مي کند که موارد زمان بر که نه اوقات خوشي را ترتيب مي دهند و نه کمک مي کنند که به اهداف خود دست يابيد را حذف کنيد.
اين مرحله بيشترين تغيير در جهت افزايش زمان را به دنبال دارد.با تصميم گيري در خصوص فعاليت هايي که بايد انجام دهيد و فعاليتهايي که بايد حذف کنيد اولويت بندي را آغاز کنيد.
براي تصميم گيري در خصوص فعاليتهايي که بايد انجام دهيد ، فعاليتهايي را تعيين کنيد که از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد.خيلي مهم است که هم از نظر حرفه اي و هم از نظر شخصي از کاري که انجام مي دهيد لذت ببريد.
در گزارش خود کارهايي را که از آنها لذت مي بريد و کارهايي که براي شما خوشايند نيستند را مشخص کنيد.اکثريت روز شما بايد صرف کارهايي شود که از انجام آنها لذت مي بريد.
در حاليکه مهم است از انجام يک کار لذت ببريد ، نيز مهم است که آنرا خوب انجام دهيد.در تعيين اينکه چه کارهايي را انجام دهيد و چه کارهايي را تفويض کنيد ، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حياتي است.
تلاش نکنيد مسئوليت هايي بيش از آنچه مي توانيد به صورت معقول انجام دهيد را به عهده گيريد.بعد از تعيين کارهايي که از آنها لذت مي بريد و آنها را خوب انجام مي دهيد ، شما آماده هستيد که فعاليت هاي غير ضروري در زندگي خود را دور بريزيد .
تمام منابع موجود خود را پيدا کنيد و فعاليت هايي را که بيش از توان خود مي دانيد تفويض کنيد.بعد از اينکه فهرست کارهاي روزانه خود را به ميزان قابل قبولي از مسئوليت ها کاهش داديد ، زمان برنامه ريزي فرا مي رسد.
• برنامه ريزي
برنامه ريزي در زندگي شخصي و حرفه اي متفاوت از هم انجام مي شوند.در برنامه ريزي شخصي ، برنامه ريزي از طريق هدفگذاري و ترسيم مسير دستيابي به اهداف انجام مي شود.در برنامه ريزي حرفه اي ، برنامه ريزي پروژه محور است.برنامه ريزي پروژه بايد از طريق نرم افزارهاي برنامه ريزي رسمي انجام شود.
روش برنامه ريزي مناسب خود را انتخاب کنيد. از هر روش مانند انتخاب اهداف ، برنامه ريزي رسمي يا غير رسمي که استفاده کنيد چند نکته مهم را بايد به خاطر بسپاريد.ابتدا انتظارات خود را برآورده کنيد.به ياد داشته باشيد تعداد ساعات محدودي در يک روز وجود دارد. سعي نکنيد به نتايجي ماورأ قابليت هاي خود دست يابيد.
دوم ، مدت زماني را صرف خود کنيد.براي اينکه به حداکثر عملکرد دست يابيد به زمان خواب و استراحت کافي نياز داريد. اقدام به اين عمل سخت تر از تصميم گرفتن براي انجام آن است. هنگام برنامه ريزي شما مي پنداريد که به هيچ استراحتي نياز نداريد يا مي توانيد فقط چهار ساعت در روز بخوابيد. کار مداوم بدون استراحت سطح استرس را افزايش داده و سطح عملکرد را کاهش مي دهد.
• نکات سودمند براي بهبود کيفيت وقت
الف ) از مزاحمت ها جلوگيري کنيد
همواره پذيراي بازديدکنندگان نباشيد.بازديدکنندگان مي توانند موجب بهم ريختگي شوند و در نهايت منجر به کاهش بهره وري مي شوند. با بستن در اتاق يا حذف ارتباط بصري مي توانيد به بازديدکننده بفهمانيد که شما مشغول هستيد.هر روشي که بکار مي بريد به خاطر بسپاريد که نبايد هر بازديدي را بپذيريد.
راه ديگر براي کاهش مزاحمت ها جواب ندادن به تلفن است.تماس هاي تلفني مي توانند خيلي وقت گير باشند.تماس هاي تلفني قطار افکار را از حرکت باز مي دارند.
تماس هاي تلفني ممکن است شما را متعهد به انجام کارهايي کنند که آمادگي آنها را نداريد.از خاموش کردن زنگ تلفن نترسيد.وقتي کارتان تمام شد پيغام هاي دريافتي را چک کنيد.
ب ) کنترل کنيد
کارهايي را که نياز داريد انجام دهيد مي دانيد. اين کار را در فهرست کارها يادداشت کنيد.کارهاي فهرست را اولويت بندي کنيد. با انجام اين عمل ، شما مي توانيد روز خود را کنترل کنيد.
شما ابزاري داريد که مي توانيد از کارهاي غير ضروري جلوگيري کنيد يا کارهاي جديد را اولويت بندي کنيد.پيروي از اين رهنمودها اين تضمين را به دنبال دارد که شما ابتدا مهمترين فعاليتها را انجام مي دهيد . هم چنين شما مي دانيد که چه فعاليت هايي را انجام نداده ايد و مي توانيد آنها را به فهرست کارهاي فردا اضافه کنيد.
د )سرعت خود را تنظيم کنيد
مهم است که خود را براي ميزان ساعاتي که کار مي کنيد تنظيم کنيد.از خود بپرسيد که با سرعتي که کار مي کنيد مي توانيد ادامه دهيد.خود را با تعداد ساعات زياد کار خسته نکنيد.مديريت مؤثر زمان بايد اين امکان را فراهم آورد که بتوانيد کارهاي مورد نياز را انجام دهيد بدون اينکه نياز باشد تعداد ساعات زيادي را در دوره زماني بزرگتر مشغول باشيد.
• مديريت زمان شخصي
مديريت زمان شخصي بخش قابل ملاحظه اي از زمان روزانه را صرف مي کند. مهارتهاي مديريت زمان شخصي در عمل داراي اشکالاتي هستند. اولويت بندي اهداف شخصي مي تواند خيلي مشکل باشد زيرا بايد نسبت به فعاليت هاي اولويت دار ، در دسته دوم از اهميت قرار گيرند.
اين بخش به شما کمک مي کند که اهداف شخصي خود را اولويت بندي کنيد بطوري که در برنامه شما قرار گيرند. شما روش « فقط بگو نه » را ياد مي گيريد که به شما در سبک کردن زمان بندي کمک مي کند.اين بخش هم چنين چگونگي ايجاد وقت براي فرزندان و ديگر افراد مهم براي شما را مورد بررسي قرار مي دهد.
• فقط بگو « نه »
در زندگي شخصي خود معمولاً با گفتن کلمه « نه » مشکل داريم.اين موضوع موجب بيشتر تناقضات در وقت ما مي شود.به خاطر اکراه طبيعي در گفتن نه ، اغلب احساس تعهد نسبت به دوستان و خانواده خود داريم.آموزش به خود در استفاده از ابزار ارزشمند نه گفتن در تشخيص اهميت اولويت هاي شخصي ضروري است.
چندين روش براي نه گفتن به صورت غير مستقيم وجود دارد بطوري که دوستان و خانواده خود را نرنجانيد.يک ذهن خلاق معمولاً قادر خواهد بود از شرايطي که با اولويت موجود وي تناقض دارد خلاصي يابد.اما عذر و بهانه هميشه ضروري نيست.
اشکالي ندارد که با افراد رو راست بود و واقعيت را گفت.به افرادي که تقاضاي اختصاص وقت را از شما دارند بگوييد که شما مسئوليت هايي به عهده داريد که امکان برآوردن تقاضاي آنها را فراهم نمي آورد.شما متعجب خواهيد شد که مي بينيد که به چه سادگي روش مستقيم پذيرفته مي شود.
• اهداف شخصي
الف – هدفگذاري کنيد
وقتي بتوانيد به صورت مؤثرتر « نه » بگوييد ، وقت بيشتري براي تخصيص در دست يابي به اهداف شخصي خود داريد.اهداف ، حوزه خيلي مهمي از مديريت زمان شخصي هستند.اهداف به ما کمک مي کنند که از طريق ايجاد کار براي ما و اجازه تمرکز بر تلاش هايمان ، زندگي خود را سازماندهي کنيم.
هنگام هدفگذاري خيلي مهم است آنها را واقعي و قابل دستيابي تعريف کنيم. با تنظيم اهداف از پيش ، به خود اجازه مي دهيد که يک مسير استراتژيک به سمت دستيابي به اهداف را برنامه ريزي کنيد.
اهدافي تعريف کنيد که به سادگي قابل دستيابي باشند.وقتي به اهداف تعريف شده رسيديد ، براي هدفي که مشکل تر است اقدام کنيد.اين فرآيند را ادامه دهيد تا اينجا که احساس کنيد که اهداف شما نه آسان و نه دور ازدسترس هستند.
اين فرآينده کند است اما به شما کمک مي کند که ياد بگيريد چگونه به صورت موفقيت آميز به اهداف خود دست يابيد. نبايد انتظار داشته باشيد که تمام انتظاراتتان يک شبه برآورده شوند چراکه يک فرايند تدريجي است.
ب – اهداف خود را اولويت بندي کنيد
وقتي اهداف خود را تنظيم کرديد ، بايد آنها را اولويت بندي کنيد. وقت گذاشتن و اولويت بندي اهداف در مديريت زمان شخصي مؤثر حياتي است. خيلي از ما از اين مرحله مي پريم اگر چه دوباره مجبور مي شويم که برگرديم.
اهداف را بصورت روشن تعريف کنيد و مشخص کنيد که آنها چه هستند و چه اهميتي دارند اهدافي که اهميت کم دارند مي توانند به تعويق بيافتند.اجازه دهيد اقلامي که به توجه بيشتر نياز دارند ابتدا انجام شوند.
شما مي توانيد يک فهرست از کارهايي که بايد انجام دهيد تهيه کنيد و به هر يک از اقلام به نسبت اهميت عددي اختصاص دهيد يا اينکه فهرستي از اهداف اولويت بندي شده تهيه کنيد.پيتر داکر مي گويد که « انجام دادن کارهاي درست مهمتر از انجام درست کارهاست » .
اقتصاددان ايتاليايي ، ويلفردو پارتو ، قانوني در اولويت بندي دارد. قانون پارتو مي گويد که تقريباً 80 درصد نتيجه مورد نظر از 20 درصد تلاش هايي حاصل مي شود که انجام مي دهيم.براي اينکه کارهاي خود را به صورت مؤثر اولويت بندي کنيد ، بايد بيست درصد مهم را جدا کنيد.
وقتي کارهاي مهم تعيين شدند شما مي توانيد بر اقداماتي تمرکز کنيد که بيشترين نتيجه مورد نظر را حاصل مي کنند. هنگام تحليل چگونگي گذراندن اوقات خود ( بخش 1-2 ) متوجه خواهيد شد که خيلي از اوقات شما صرف کارهاي کوچک و ناچيز مي شود.
به همين دليل توان شما صرف حوزه هاي اصلي و حياتي که نيازمند تلاش بيشتر هستند نمي شود. قانون پارتو را براي اولويت بندي به کار بريد و خواهيد ديد که زمان و اهداف تحقق يافته شما بيشتر خواهند شد.
• تعلل
وقتي زمان مناسب صرف هدفگذاري و اولويت بندي کرديد ، مي توانيد کارهاي مورد نياز هر روز را تعيين کنيد. اگر کارها را در زمان موعد آنها انجام ندهيد غير مؤثر عمل کرده ايد.تعلل چيزي است که اکثر ما با آن درگير هستيم. اغلب نمي توانيم به کل نتيجه مورد نظر دست يابيم زيرا به خاطر تعلل استرس به ما چيره مي شود.
با تعداد زيادي کار انباشته شده بر روي هم ، سخت است که در انجام کارها تعلل نکنيم ؛ خصوصاً براي کارهاي بزرگتر که به زمان بيشتر از آنچه که شما داريد نياز دارند.
وقتي کار بزرگي روبرو مي شويد آن را به بخش هاي کوچکتر تقسيم کنيد . تقسيم کار به کارهاي کوچکتر اين امکان را فراهم مي آورد که اجزاء کوچکتر را بدون اضطراب انجام دهيم.بزودي در خواهيد يافت که با انجام کارهاي تقسيم شده ، کل کار بزرگ انجام شده است.
• مزاحمت کمال گرايي
وقتي هدفگذاري و اولويت بندي کرديد ، بايد از چندين مسئله فرعي که بروز مي کنند جلوگيري کنيد. يکي از اين مسائل تمايل شخص به کمال گرا بودن است. اين نوع رويکرد مي تواند تأثير زيادي بر مديريت زمان شخصي داشته باشد. توجه غير ضروري به جزئيات باعث مي شود که ديگر کارها را به تأخير بياندازيد.
ناتواني در پاداش دادن به خودمان براي کارهايي که انجام داده ايم مسئله ديگري است که با آن روبرو هستيم.وقتي کاري را انجام داديد ، شما بايد به خود پاداش دهيد.پاداش دادن به خود راهي براي ايجاد تعادل بين کار و تفريح است.اگر بتوانيم ياد بگيريم که بين کار و تفريح تعادلي برقرار کنيم زندگي سالم و شادتري خواهيم داشت.
• وقت گذاشتن براي همسر
زندگي شخصي شامل چندين حوزه متفاوت است که بايد در نظر بگيريم.يکي از اين حوزه ها وقتي است که با همسر خود مي گذرانيم.اين وجهي حياتي از مديريت زمان شخصي ماست زيرا خيلي از احساسات ما آن را ديکته مي کنند.
افرادي که وقت کافي براي همسرانشان تخصيص نمي دهند به خاطر دلايلي روابط خود را پر تنش در مي يابند که مي شد از آنها جلوگيري کرد.اغلب همسر خود را در انتهاي فهرست اولويت قرار مي دهيم زيرا عادت کرده ايم فرض کنيم که بدليل برنامه فشرده کاري ، همسر ما عذر ما را مي پذيرد.
چندين روش براي افزايش مدت زمان بودن با همسر وجود دارد . اگر مدت زمان کافي با همسرتان نيستيد زمان هايي را براي تنها بودن با وي تخصيص دهيد و با هم براي تماشاي فيلم يا صرف شام بيرون برويد . روش ديگر رفتن به خريد است.
• کارهاي مربوط به خانه
هر خانه تعداد زيادي کارهاي متفاوت دارد که بايد انجام شوند. اين مسئوليت ها مي توانند بار زيادي بر ما وارد کنند اگر برنامه ريزي نشوند. با تعداد بسياري از اولويت ها در زندگي پيچيده امروزي ، بيشتر مردم نمي توانند وقت اضافه براي انجام کارهاي خانه پيدا کنند.از آنجايي که خود نمي توانيد همه اين کارها را انجام دهيد ، اگر امکان داشته باشد آنها را به فرزندانتان تفويض کنيد.
• وقت گذاشتن براي فرزندان
همه قبول دارند که قرار دادن فرزندان در اولويت هاي بالا هميشه ساده نيست. فرزندان وقت قابل ملاحظه اي از شما مي گيرند و لازم است که ديگر اولويت ها را همراه با اين موضوع برنامه ريزي کنيد.
مي توانيم وقت خود را با فرزندان بگذرانيم در حاليکه به اتفاق آنها کارهاي خانه را انجام مي دهيم. بچه ها از مسئوليت لذت مي برند و قادرند که برخي از کارهاي خانه را انجام دهند.
خيلي از مسئوليت هاي داخل و خارج از خانه وجود دارد که شما به عنوان يک خانواده مي توانيد آنها را با هم انجام دهيد در حاليکه با هم هستيد.انجام برخي از کارهاي خانه توسط فرزندان ، استرس شما را کاهش مي دهد.تفويض مسئوليت به فرزندان در سنين کودکي براي آنها سودمند است و مهارتهاي مديريتي آنها را براي سال هاي بعد افزايش مي دهد.
نقش شما به عنوان يکي از والدين فرزندان ، فشار روحي و جسمي در مراقبت از آنها را به دنبال دارد.شما بايد به اتفاق فرزندان به گونه اي برنامه ريزي کنيد که اين زمانها به حداقل برسند.
شما مي توانيد به فرزندان خود توضيح دهيد که بايد کارها و برنامه هايي را انجام دهيد و انجام ندادن آنها باعث مي شود که به اهداف خود نرسيد.فرزندان خيلي اهميت دارند ولي بايد به حجم ديگر کارها و مسئوليت ها توجه داشته باشيد.
• مديريت ميز کار
آخرين و مهمترين وجه مديريت زمان شخصي که مورد بحث قرار مي گيرد مديريت امور دفتري شخصي است .ميزکار مهمترين چيزي است که همواره بايد روزآمد نگاه داشته شود.
براي موفق بودن ، اين موضوع بايد جزو اولويت هاي بالاي شما قرار گيرد.بدين منظور ابتدا بايد ميز خود را سازماندهي کنيد. با داشتن يک ميز مرتب و تميز شما مي توانيد بهتر کارهاي انجام نشده خود را پيدا کنيد.وقتي کاغذهاي شما مرتب شده باشند مي توانيد کارهاي مربوط به آنها را به بخش هاي کوچکتر تقسيم کرده جداگانه هريک را انجام دهيد.
روشي که اتاق کار خود را بر اساس نيازها ترتيب مي دهيد کليد خبره شدن در انجام کارهايتان است.حتي اگر نيازهايتان در پايين ترين حد لازم باشند ، اقلام خاصي وجود دارند که به موفقيت شما کمک مي کنند.
اول بايد بدانيد که به چه مقدار فضا براي بايگاني و ذخيره احتياج داريد و نبايد اسناد و مدارک را روي هم بر روي ميز انباشته کنيد چراکه باعث مي شود نتوانيد به کارهاي مالي و دفتري خود در زمان لازم بپردازيد.از ميزهاي داراي چند کشو و فايل هاي بايگاني مي توانيد استفاده کنيد.
متخصصين اعتقاد دارند که بايد از صندلي مناسب استفاده کرد.نوع صندلي انتخابي بايد بگونه اي باشد که به شکل مناسب در آن جاي گيريد.
يک صندلي خوب طراحي شده بايد قابليت تنظيم داشته باشد بگونه اي که با اندام شما تطابق داشته يابد و اين امکان را فراهم آورد که هنگام کار کردن موقعيت راحتي داشته باشيد. پس از تنظيم ، بايد پشت شما را نگه دارد و فشار وارده به شانه ها ، گردن و دستها را کاهش دهد. مطمئناً در اين شرايط شما بهتر مي توانيد بر کار خود تمرکز کنيد.
بيشتر ما به ميزان روشنايي اطراف خود توجه نمي کنيم.روشنايي مناسب ، کارآيي را بالا مي برد.سطح متفاوتي از روشنايي براي کارهاي متفاوت لازم است. هنگام خواندن مدارک و نامه ها نور بايد به قدر کافي باشد تا به چشمان خود فشار وارد نکنيد.اما هنگام کار با کامپيوتر نور بايد به قدري باشد که انعکاس ها و درخشندگي ها به حداقل برسند.
ابزار غير فني زيادي وجود دارند که مي توانيد در زندگي شخصي از آنها استفاده کنيد. از يک تقويم ديواري با جدول بندي درشت استفاده کنيد.بدين شکل مي توانيد کل روزهاي ماه را ببينيد.حتماً دفترچه تلفن داشته باشيد. از نرم افزارهاي کامپيوتري نيز مي توانيد استفاده کنيد.
• مديريت زمان و کسب و کار
محيط کسب و کار امروز را مي توان با رقابت شديد و سخت آن توصيف کرد.در هر ثانيه از روز اختراعات جديدي صورت مي پذيرد و روش هاي سنتي ، طول عمر کوتاهتري پيدا مي کنند. خبر تازه امروز ، يک خبر قديمي در فردا محسوب مي شود و کساني که با تغييرات پيش نروند عقب خواهند ماند.
شما بايد از تمام منابع موجود خود استفاده کنيد تا با زمان پيش رويد.بزرگترين مانع موفقيت در اين بازار ، زمان است.با ساعات نامحدود روزانه مي توانستيم سرعت کار را به اندازه رضايت بخش پايين بياوريم.متأسفانه زمان چيزي است که بشر نمي تواند آن را کنترل کند.
به خاطر اين شرايط غير قابل کنترل ، بايد با زمان کار کنيم. درک محدوديت هاي حاصل از زمان و منافع مديريت زمان کمک مي کند با زمان کار کنيم نه اينکه در مقابل آن قرار گيريم.
روشي که شما زمان خود را استفاده مي کنيد تعيين کننده موفقيت شماست.با اين حال ، فلسفه مديريت زمان از فردي به فرد ديگر متفاوت است و مديريت زمان براي شما بايد بگونه اي باشد که با کار شما مطابقت داشته باشد.
در اين بخش رهنمودهايي ارائه مي کنيم که به شما در شروع سفر در مديريت مؤثر زمان کمک خواهند کرد.اين رهنمودها را به دقت بخوانيد و آنها را بگونه اي تطبيق دهيد که نياز شما را برآورده کنند.
الف ) مديريت زمان در کار
رهنمودهاي کلي که قبلاً گفته شد مي توانند در محل کار شما به کار روند.اين رهنمودها مواردي شامل تحليل روش گذراندن وقت ، اولويت بندي فعاليت ها و برنامه ريزي است.
ب ) کار درست را در زمان درست انجام دهيد
حتي با مديريت مؤثر زمان هم در خواهيد يافت که هميشه نمي توان هر کاري را سر وقت انجام داد. اما کارهايي وجود دارند که بايد سر وقت انجام شوند و کارهايي نيز هستند که مي توان به تأخير انداخت.بر اساس رهنمودهاي عمومي مديريت زمان ، يک فهرست اولويت بندي شده از کارها بايد تهيه کنيد.
در سراسر روز کارهايي از فهرست را انجام دهيد که بيشترين اولويت را دارند. اين کار خيلي ساده است و به يک متدولوژي خاص نياز ندارد در حالي که خيلي از ما کار درست را در زمان درست انجام نمي دهيم.انجام کارها براساس اولويت کمک مي کند که کارها را خوب مديريت کنيد.
ج ) قبل از ترک دفتر فهرست کارهاي فردا را مرور کنيد
فهرست کار را بررسي کنيد و کارهاي انجام نشده را تعيين کنيد. کارهاي انجام شده را پاک کنيد و کارهاي انجام نشده را اولويت بندي کنيد.هنگام اولويت بندي موضوعات اصلي ، کارهايي که قرار است فردا انجام دهيد را مرور کنيد . براي مثال ، اگر فاز دوم پروژه در دست را آغاز مي کنيد مستندات تعريف آن فاز را مطالعه کنيد.
اين کار باعث مي شود اقداماتي را که براي فاز دوم بايد انجام دهيد بياد آوريد. اگر با چند نفر کار مي کنيد ، با آنها در مورد کار فردا صحبت کنيد و مطمئن شويد که هر يک مي دانند فردا چه کاري بايد انجام دهند.
د) ساعات اوج کاري خود را پيدا کنيد
با استفاده از رهنمودهاي ارائه شده در بخش 2 ، تعيين کنيد که در ساعات مختلف روز چه احساسي داريد. اين تمام تحقيقي است که نياز داريد تا بتوانيد ساعات اوج کاري خود را پيدا کنيد. ساعاتي که بيشترين انرژي را داشته ايد ، انگيزش بالا داشته ايد و تماماً متمرکز به کارتان بوده ايد را بشماريد.اين ساعات زماني هستند که در آن بايد مشکل ترين کارهايتان را انجام دهيد. از مزاياي ساعت اوج کاري استفاده کنيد.
ه ) از جلسات حداکثر استفاده را ببريد
براي برگزاري جلسه چهار نکته را بايد در نظر بگيريد. اولين نکته اين است که جلسه را هنگامي برگزار کنيد که موضوع آن اتفاق افتاده باشد. جلسات دوره اي اغلب نياز نيست اما اگر اين زمان را تخصيص دهيد با بحث هاي مختلف پر مي شود. بنابراين جلسات را بر اساس نياز تشکيل دهيد نه بر اساس قاعده.دومين رهنمود براي تشکيل جلسه تنطيم دستور جلسه است.دستور جلسه بايد هدف جلسه و حوزه بحث را نشان دهد.
حوزه هاي بحث بايد اولويت بندي شوند. جلسات ساخت يافته افراد را بر موضوع مورد بررسي متمرکز مي کنند.اين کار منجر به جلسات کوتاه تر و پربارتر مي شود.توزيع دستور جلسه در زمان مناسبي پيش از تشکيل جلسه ، به افراد اين امکان را مي دهد که خود را براي جلسه آماده کنند.اين اقدامات باعث مي شود که جلسات شما مؤثرتر و آموزنده تر شوند.
سومين رهنمود براي تشکيل جلسات تنظيم دقيق زمان جلسه است. ساعت تشکيل جلسه تأثير زيادي بر خروجي جلسه خواهد داشت.
براي مثال ، اگر شما مي دانيد که افرادي در جلسه هستند که تمايل دارند جلسه را بيش از زمان در نظر گرفته شده ادامه دهند ، زمان جلسه را براي پيش از نهار يا براي ساعات پاياني روز تنظيم کنيد.
اين باعث مي شود افراد انگيزه بيشتري براي تمرکز و توجه داشته باشند.نکته چهارم اين است که جلسات را در ساعات غير معمول برگزار کنيد اگر با تأخير و کندي روبرو مي شويد.
و ) به صورت مؤثر تفويض کنيد
تفويض زمان بيشتري ايجاد مي کند.اما اين کار هميشه به سادگي قابل انجام نيست.در حقيقت خيلي از افراد با تفويض کارها مشکل دارند.اين به چند دليل رخ مي دهد.
گاهي اوقات توضيح انجام يک کار به فرد ديگر بيش از انجام کار توسط خود طول مي کشد.اما اگر آينده نگر باشيد متوجه مي شويد که اگر يک وقت اضافي صرف کنيد مي توانيد در آينده نيز کار مورد نظر را تفويض کنيد. دليل ديگر عدم تفويض کمال گرايي است.
وقتي تفويض مي کنيد به افراد اجازه مي دهيد که اشتباه کنند.اگر شما تحمل تصحيح اشتباهات را داشته باشيد آنگاه افراد بيشتري ياد مي گيرند که کار مورد تفويض را بصورت مناسب انجام دهند.دليل آخر عدم تفويض ترس از کاهش قدرت است.اين وجه از تفويض چيزي است که همه ما با آن روبرو خواهيم بود.
به چيزي که از تفويض بدست مي آوريد فکر کنيد نه به چيزي که از دست مي دهيد.وقتي توانستيد بر ترس هاي خود از تفويض کردن غلبه کنيد بايد ياد بگيريد که چگونه به صورت اثر بخش تفويض کنيد.ابتدا تعيين کنيد که چه چيزي بايد تفويض شود.به فهرست اولويت بندي شده کارها نگاه کنيد.اين فهرست در تعيين کارهاي نيازمند تفويض کمک مي کند.
سپس افراد توانا و مشتاق انجام کار انتخاب شده براي تفويض را انتخاب کنيد.بياد داشته باشيد که کل کار را تفويض کنيد.کار و چيزي که مورد انتظار است را توضيح دهيد.
قدم بعدي اين است که اجازه دهيد فرد کار را انجام دهد.کار را در زمانهاي از پيش تعيين شده مورد بررسي قرار دهيد.دائماً بالا سر کار نايستيد زيرا اين کار فقط عملکرد را کاهش مي دهد.
ز ) ميز خود را مرتب کنيد
فردي که روي ميز شلوغ و در هم بر هم کار مي کند به طور متوسط روزي يک ساعت و نيم دنبال چيزهاي خود روي ميز مي گردد.عامل اصلي به هم ريختگي روي ميز ، کاغذ است .
کاغذها بايد دسته بندي و بايگاني شوند ، يا به ديگر همکاران مربوط داده شوند يا دور ريخته شوند.نيازي نيست که انبوهي از کاغذ به مدت نامحدود روي ميز باشد.بعد از مرتب کردن روي ميز به سراغ کشو ها برويد.مرتب کردن ميز کافي نيست ، هر روز آن را تميز کنيد.مرتب نگه داشتن ميز هفت ساعت و نيم به هفته کاري اضافه مي کند.
ح) روش ها را مناسب خود تطبيق دهيد
توجه به اين نکته مهم است که رهنمودهاي ارائه شده در اين مقاله کلي هستند. اين رهنمودها نقطه شروعي براي توسعه سيستم مديريت زمان است. براي مديريت موفق زمان ، بايد يک سيستم مديريت زمان مناسب خود طراحي کنيد.
• نتيجه گيري :
نتيجه عملي تمام اين کارها و سياست گذاريها در بخش زمان ، استفاده کردن از چيزي است که ديگر برگشت پذير نيست و تکراري در آن نيست و دست يافتن به آن غير ممکن است چون هر فرد در هر لحظه فقط يکبار مي تواند باشد و نه بيشتر پس بايد از مدتها قبل براي استفاده از آن لحظاتي که خواهند آمد برنامه ريزي و مديريت کند و اين نوع مديريت به نظر من از تمام مديريت ها در زندگي مهمتر است.
منبع: هفته نامه بازار كار
