10 فرمان مديريت زمان

حداکثر استفاده از حداقل زمان

لابد دور و بر شما هم آدم‌هايي هستند که آنها را به‌خاطر تمرکز و تاثيرگذار بودن‌ و شور و اشتياق‌شان تحسين مي‌کنيد. تحسين‌شان مي‌کنيد که نبض زندگي‌شان دست خودشان است و انگار همه چيز را در محيط کار و زندگي‌شان تحت کنترل دارند، احتمالا براي شما هم اين سوال پيش آمده که آنها چگونه مي‌توانند هميشه کار درست را در زمان مناسب انجام ‌دهند، در حالي که خيلي‌ها سخت‌ کار مي‌کنند و باز هم براي کامل کردن کارشان بايد تقلا کنند؟ واقعيت اين است که خيلي‌ها با اين مشکل دست به گريبان‌اند. خيلي‌ها پرکاري بيش از حد دارند و در عين حال، استرس دارند و احساس مي‌کنند زندگي‌شان از کنترل خارج شده. مي‌گويند حلال همه اين مشکلات يک چيز است: مديريت زمان!
در اين مقاله برخي از مهم‌ترين نکاتي را که بايد درباره مديريت زمان دانست، با هم مرور مي‌کنيم.
1 براي اينکه زمان‌تان را درست مديريت کنيد لازم است اطلاعات و آگاهي‌هايي از اهداف‌تان داشته باشيد. واقف بودن به هدف‌هايتان به شما کمک خواهد کرد که چه کارهايي را در اولويت قرار دهيد.
2 مديريت زمان با به وجود آوردن برنامه‌اي که براي شما کار مي‌کند و نه براي ديگران، شما را پشتيباني مي‌کند. اين برنامه شخصي به شما قابليت بررسي چيزهايي را مي‌دهد که براي شما بسيار مهم هستند.
3 مديريت موفقيت‌آميز زمان يعني مشخص کردن اولويت‌ها و برنامه‌ريزي فعاليت‌ها. براي اين منظور، يکي از مهم‌ترين توصيه‌ها اين است که موقعيت‌هاي غيرممکن ايجاد نکنيد؛ يعني در دام پرکاري گرفتار نشويد. سعي نکنيد تمام‌وقت کار کنيد و تمام وقت‌تان را پر کنيد. از وقت‌تان براي رسيدن به موفقيت استفاده کنيد نه شکست.
4 اولويت‌ها را مشخص کنيد. کارهايي که در اولويت هستند را مشخص کنيد و هر کاري را که لازم است انجام دهيد تا در آن موفق شويد و اگر لازم شد مدت زمان انجام کارهايي که اهميت کمتري دارند را کاهش دهيد.همواره مديريت با برنامه‌ريزي همراه بوده است. از ليست‌ها براي تنظيم اولويت‌ها استفاده کنيد. کارهايتان را برنامه‌ريزي کنيد و ميزان پيشرفت‌تان را اندازه بگيريد، طبق ليست‌هايي که برايتان خواهم گفت.
5 يک تقويم هفتگي درست کنيد. آن را راهنماي بودجه زماني خود بسازيد. درس‌ها، کارها، تفريحات، برنامه‌هاي تلويزيوني مورد علاقه‌تان و غيره را ليست کنيد. کارهايي که مقدم هستند را در بهترين زمان‌هايي که مي‌توانيد انجام‌شان دهيد، برنامه‌ريزي کنيد. انعطاف‌پذير باشيد. برنامه‌تان را طوري تنظيم کنيد که در صورت لزوم بتوانيد تغييراتي در آن ايجاد کنيد. برنامه‌تان را هميشه همراه داشته باشيد و در اغلب اوقات به آن سر بزنيد. اگر موثر نبود آن را عوض کنيد. (نکته اساسي: کارتان را برنامه‌ريزي کنيد، سپس برنامه‌تان را اجرايي کنيد.)
6 همه کارهايي را که امروز مي‌خواهيد انجام دهيد، بنويسيد. وظايف شغلي‌تان يا تکليف مدرسه‌تان يا هر موضوعي که حتما بايد انجام دهيد. خريدهايتان و حتي تلفن‌هاي شخصي‌تان را هم يادداشت کنيد. اين يک ليست يادآوري است. از آن براي تنظيم اولويت‌هاي روزانه و کم کردن تصميم‌گيري و نگراني‌ها استفاده کنيد. اگر وقت تنگ است آيتم‌هايي که وقت‌گير هستند را به ليست بلندمدت‌تان اضافه کنيد.
7 هر روز صبح اين ليست را بازنويسي کنيد. براي کمک به تمرکز روي کارهايي که بايد انجام دهيد آن را تجسم کنيد. اين ليست همچنين مقياسي براي اندازه‌گيري موفقيت روز به روزتان به حساب مي‌آيد. کارهايي که با موفقيت تمام‌شان کرديد را چک کنيد و براي هر موفقيت خودتان را تشويق کنيد.
8 ليست شماره 3 شامل اهداف و ديگر چيزهاست. اين مرحله مي‌تواند شامل يک يا دو ليست، ليست ماهانه يا ليست بلندمدت باشد. اهداف‌تان و کارهايي که بايد انجام دهيد را بنويسيد: بعد از يک ماه يا يک سال مي‌خواهيد موفق به انجام چه کاري شده باشيد؟ يا چه چيزي لازم داريد که بخريد؟ از اين ليست براي نگهداري و ادامه انجام تعهدات‌تان استفاده کنيد. اگر نگران بعضي مسايل هستيد آن را نيز در اين ليست قرار دهيد. هدف اين ليست، پيشرفت در رسيدن به هدف‌هايتان و آزاد کردن ذهن‌تان براي تمرکز روي امروزتان است.
9 از آشفتگي و حواس‌پرتي بپرهيزيد. زمان گران‌بهاست. هنوز خيلي از افراد زمان‌شان را به دليل دنبال کردن بعضي از عادت‌هايشان از دست مي‌دهند، عادت‌هايي چون :
• تعلل و طفره : کارهاي مهم‌تان را تعطيل مي‌کند.
• تغيير و سردرگمي : نداشتن تمرکز و دقت روي يک کار.
• مديريت بحران : گيج و مستأصل بودن به خاطر بحران‌هاي به وجود آمده معمول. وقتي براي انجام کارهاي روتين نيست.
• تلويزيون، تلفن و دوستان : همه آنها راه‌هايي هستند براي انجام ندادن کارها.
• موانع روحي‌رواني : کسالت، روپاپردازي، استرس، قصور و کوتاهي، عصبانيت و فشارهاي عصبي باعث کم شدن تمرکز مي‌شوند.
• بيماري : مريض شدن همانا و بر باد رفتن برنامه همان.
10 در همه مواردبالا، اولين قدم، تشخيص مشکل و شناسايي آن و حل آن براي پيشرفت است. از ليست اولويت‌ها براي تمرکز کردن استفاده کنيد. سعي کنيد زمزمه‌هاي دروني‌تان مثبت باشد. براي دوري از آشفتگي، محلي ساکت براي انجام کارهايتان پيدا کنيد و يک ماشين پيام‌گير تهيه کنيد.
منبع: http://salamat.com