اصول ده گانه مدیریت زمان (بخش دوم)

مدیریت زمان، یعنی حفظ استعدادها و انرژی ها برای رسیدن به موفقیت.
 

چکیده: همه ما به یک علت واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم.پیش از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید تشخیص دهیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. با توجه به اصول دهگانه مدیریت زمان می توانیم این مشکل را تا حدودی حل کنیم. با ما همراه باشید تا با چهار اصل دیگر آشنا شوید.

تعداد کلمات 1960 / تخمین زمان مطالعه 10 دقیقه

 

یکی از مواردی که باید در نوشتن برنامه ریز روزانه در نظر داشت تعیین مهلت انجام دادن برای هر فعالیت است. این کار شما را مقید می کند تا ظرف زمان تعیین شده، کار را انجام دهید. اگر برای یک فعالیت، محدوده زمانی تعریف نکنید، احتمال طولانی شدن و ناتمام ماندن کار، بیشتر می شود؛ زیرا از نظر روانی، ذهن، مراحل انجام دادن کار را در مدت زمانی که در اختیار دارد تنظیم می کند و اگر مدت زمان بیشتر از حد معمول باشد، کار، آن قدرکش پیدا می کند تا زمان آن به پایان برسد؛ یعنی اگر وقت زیادی داشته باشید، کار نیز زمان بیشتری می برد، اما اگر زمان کم باشد، زودتر به پایان می رسد.
به عنوان مثال، معمولا در شب امتحان، مطالب یک ترم (که روی هم انباشته شده) با سرعت خوانده می شود. حال اگر درس خواندن با این توان در طول ترم انجام گیرد، می تواند نتایج بزرگی به همراه داشته باشد. علت این امر تعیین مهلتی است که برای مطالعه درس داده شده است که موجب می شود در سررسید آن، کار به اتمام برسد.
پس دو نکته باید رعایت شود، نخست، این که حتمأ مهلت پایانی تعیین شود و دوم این که تا جای ممکن این مهلت ، واقع بینانه و حقیقی باشد. البته تخمین زدن درست زمان، خود، یک مهارت است که اگر در برنامه ریزی مداومت داشته باشید و نتایج برنامه هر روز را بررسی کرده و از آن استفاده کنید، آن را به دست خواهید آورد.
 

همیشه آن چه در ذهن شما بوده و در برنامه منعکس شده، در عمل اتفاق نمی افتد. در بهترین حالت، ممکن است شصت تا هفتاد درصد برنامه مطابق آن چه شما پیش بینی کرده اید، جلو برود. بسیاری از حوادث پیش بینی نشده ، مزاحمت های ناخواسته ، مشکلات غیر منتظره و حالات روحی نامطلوب در کمین هستند تا نظام برنامه شما را بر هم بزنند. آن چه موجب می شود شما از مسیر برنامه منحرف نشوید، انعطاف پذیری برنامه و روش اتخاذی شما در مقابل این گونه حوادث است که شاخص هوش و خلاقیت شما نیز است.
نخستین راه برای مبارزه با از هم پاشیدگی برنامه بر اثر این موارد، تعیین وقت آزاد در برنامه است که از آن برای جبران وقت استفاده می شود. راه دیگر، توانایی خود شما در مدیریت وقت تان است؛ مثلا اگر برای این ساعت، برنامه مطالعه در نظر رشته اید اما به دلایلی نمی توانید تمرکز کنید، بهتر است به جای مطالعه، فعالیت دیگری که نیاز به تمرکز ندارد انجام دهید و مطالعه را به ساعت دیگری که برای آن در نظر گرفته بودید منتقل کنید و یا با تمرینات ورزشی ساده سعی کنید تعادل را به دست آورید. به هر حال باید مرز بین نظم داشتن و خشک بودن در اجرای را درک کنید و فقط به فکر انجام دادن کار نباشید، بلکه روی درست انجام دادن کار متمرکز شوید.
 

در صورتی که اصول پیش گفته مدیریت زمان را انجام داده اید، اما کارها مطابق انتظار شما و برنامه ریزیتان پیش نمی رود و در عمل با ایجاد وقفه های متعدد، برنامه ها منقطع و نیمه تمام می ماند، می بایست با مطالعه عادت های کلی خود به عواملی که موجب اختلال در کارهایتان می شود پی ببرید. کارشناسان مدیریت زمان این مرحله را شناسایی سارقین زمان می نامند.
در این جا به برخی از عوامل شایع سرقت زمان به اختصار اشاره میکنیم، ولی فراموش نکنید که هر کسی موظف است با بررسی دقیق عادت های رفتاری خود به شناخت درستی از نقاط ضعف و سارقین زمان خود برسد تا به کمک این شناخت راه درمان هر عامل را بیابد.

موانع روحی:عدم آمادگی روحی برای انجام وظایف معمولا بیشترین زمان ما را به هدر می دهند. این موانع متعددند اما می توان به برخی از موارد فراگیر آن از قبیل حواس پرتی، عدم تمرکز، بی ارادگی، نداشتن انگیزه ، عدم اعتماد به نفس و ... اشاره کرد. برای مثال دانش آموزی که بدون تمرکز مطالعه می کند، مجبور خواهد شد برای یادگیری صحیح، آن مطالب را مجددا مطالعه کند و بدین ترتیب زمان زیادی را از دست خواهد داد. برخی از روش های مقابله با این نوع مزاحمت های روحی در بخش های دیگر بیان شده است.

عدم آمادگی جسمی: یکی دیگر از زمینه های به هدر رفتن زمان و اخلال در برنامه ها، عدم آمادگی جسمی برای برنامه تعیین شده است. عمده ریشه های این مورد مربوط به عدم رعایت اصول تغذیه، خواب و ورزش در زندگی است؛ چرا که افراط و تفریط در این امور نقش تعیین کننده ای در کاهش آمادگی جسمی دارد.
برخی از عوامل از بین رفتن زمان مربوط به نحوه عمل شما می شود؛ مانند وسوسه کمال گرایی در کار، طول دادن بی جهت کار، شروع نامناسب کاره قرار گرفتن در وضعیت نامناسب، عدم رعایت اولویت بندی ها و .... برای مثال با این که بهترین شرایط برای مطالعه حضور در کتاب خانه و استفاده از فضای آن جا است، اما برخی اصرار به مطالعه در محیط هایی دارند که زمینه اختلال در مطالعه در آن ها زیاد است.
برای مثال پرخوری به میزان قابل توجهی توان انسان را برای کار و به خصوص مطالعه و کار فکری کاهش می دهد و موجب خواب آلودگی نیز می گردد. خواب بی موقع و بیش از حد آن هم با شکم پر هم از عوامل مهم تحلیل انرژی است و نتایج نامطلوب دیگری را هم در پی دارد.
همچنین عدم پای بندی به یک برنامه منظم و منطقی ورزشی می تواند در دراز مدت توان جسمی انسان را به میزان قابل توجهی کاهش دهد و پایین آمدن توان جسمی خود موجب خستگی زودرس، حواس پرتی، احساس ضعف و... در هنگام کار می شود.
از آن جا که کیفیت حالات جسمی نقش موثری نیز بر کیفیت حالات روحی و روانی دارند، لازم است برنامه ای برای بالا بردن ظرفیت های جسمی خود، همزمان با ظرفیت های روحی داشته باشیم.

 روش های نادرست: برخی از عوامل از بین رفتن زمان مربوط به نحوه عمل شما می شود؛ مانند وسوسه کمال گرایی در کار، طول دادن بی جهت کار، شروع نامناسب کاره قرار گرفتن در وضعیت نامناسب، عدم رعایت اولویت بندی ها و .... برای مثال با این که بهترین شرایط برای مطالعه حضور در کتاب خانه و استفاده از فضای آن جا است، اما برخی اصرار به مطالعه در محیط هایی دارند که زمینه اختلال در مطالعه در آن ها زیاد است. برخی از روش های درست اجرای امور را در اصل نهم مدیریت زمان اجرای برنامه خواهید آموخت.

 تلویزیون ، تلفن و کامپیوتر: اگر چه می توان از شبکه های متعدد تلویزیونی و ماهواره ای و همچنین فن آوری های جدید مانند کامپیوتر، اینترنت و تلفن همراه در جهت مناسب برنامه های خود بهره گرفت، اما از یک طرف بی ارادگی و عدم پایبندی به برنامه ها و از سوی دیگر نوعی احساس نیاز بی رویه و اعتیادآور به این وسایل می تواند خطری جدی برای برنامه هایتان محسوب شود. مطمئنا حذف کامل این وسایل نه امکان پذیر است و نه مناسب، بلکه باید با زیرکی بر نحوه استفاده از آن ها مدیریت کرد. برای نمونه می توانید تلفن همراه خود را در ساعت های خاصی از روز خاموش کنید و یا تنها یک برنامه یا سریال خاص تلویزیون را انتخاب و آن را برای زمان استراحت خود برنامه ریزی کنید.

 گرد کردن زمان: برخی از افراد با گرد کردن زمان سعی در موجه نشان دادن اتلاف وقت خود دارند. برای نمونه اگر قرار است از ساعت پنج و نیم مطالعه خود را شروع کنند در صورت بروز وقفه کوتاه ده دقیقه ای در این ساعت که ممکن است امری عادی باشد، با چشم پوشی از بیست دقیقه زمان و با گرد کردن آن، شروع مطالعة خود را به ساعت شش موکول می کنند!

فکر و خیال: ذهن انسان یک جریان سیال افکار است و هرگز امکان ندارد کسی بخواهد راه ورود افکار مختلف به ذهن را مسدود کند؛ به گونه ای که متخصصان معتقدند در هر دقیقه بیش از چند صد ایده و فکر به ذهن هر کسی می رسد، اگرچه به علت عدم توجه با همان سرعتی که آمده اند از ذهن می روند. اما مشکل عده ای این است که به جای مدیریت ذهن و فکر، تسلیم آن شده و به خصوص با پر و بال دادن به افکار منفی و مخرب، مدت های زیادی در رویا و خیال سیر می کنند. درمان این معضل بسیار ضروری است و اگر راه کارهای ارائه شده در این کتاب جوابگوی نیاز شما نیست، باید حتما به مشاوره مراجعه کنید.

 موارد دیگر: موارد متعدد دیگری از سارقین زمان را نیز می توان نام برد که لازم است به درستی بررسی و شناسایی کردند؛ مانند: بی انضباطی، برنامه ریزی خشک و خسته کننده، تنبلی، استفاده نادرست از شبکه های اجتماعی و فضاهای مجازی، افراط و تفریط در کارها، تعصبات بی جای، رفتارهای ناهنجار، دوستی های نادرست، روابط و حساب و کتاب با دوستان و آشنایان، انجام کارهای غیرضروری، تردید در کارها، نیمه تمام گذاشتن کارها، خستگی، افسردگی، عصبانیت، کینه و ...
 

از توصیه های ویژه و مؤثری که مشاوران اقتصادی برای کسب ثروت بیان می کنند این است که ده درصد از درآمد خود را در حساب ویژه ای پس انداز کنید و تصور کنید که این پول اصلا متعلق به شما نیست و هیچ گونه حسابی روی آن نکنید. به مرور زمان با افزایش این حساب و به کار انداختن آن در مسیری مستقل (غیر از دخل و خرج زندگی و کار خود، مانند خرید زمین، سرمایه گذاری در بورس و...) در آینده شاهد تحول عجیبی در وضع مالی خود خواهید بود که شاید از مابقی نود درصد سرمایه تان که همیشه درگیر آن بوده اید چشمگیرتر باشد؛ به ویژه این که افزون بر ارزش مادی این حساب، داشتن چنین پشتوانه ای قدرت تصمیم گیری و ریسک پذیری شما را در زندگی بالا می برد.
برای این منظور می توانید با یک تفکر درست و حساب شده به همراه اراده و پشتکار قوی و مداوم، برای خود حساب پس انداز زمان باز کنید، بدین طریق که هر روز برنامه ویژه و خاصی را برای هدفی بلند مدت که ارتباطی با برنامه های روزانه شما هم ندارد، قرار دهید و حداقل دو درصد زمان (نه ده درصدی که مشاوران اقتصادی پیشنهاد می کنند) که چیزی معادل نیم ساعت می شود، آن هم نه از زمان مفید خود، بلکه از زمان هایی که حتی به عنوان زمان سوخته هم روی آن حساب نمی کنید، مانند زمان های هدر رفته در رفت و آمدها یا زمان های کوتاه انتظار و... را به آن اختصاص دهید. در این پس انداز زمان می توان به راحتی اما با پشتکار و برنامه ریزی مداوم و صحیح در مدت معین یک زبان خارجی را به خوبی فرا گرفت، حافظ قرآن شد و یا بسیاری از مهارت های ضروری زندگی را آموخت.
مطمئن باشید این پس انداز در آینده ای نزدیک چنان تأثیری بر زندگی شما خواهد گذاشت که شاید از تمام برنامه های دیگرتان هم چشمگیرتر و مؤثرتر باشد. به ویژه که چنین اقدامی توانایی برنامه ریزی و مدیریت زمان را در شما به میزان قابل توجی افزایش می دهد. همچنین نقش مؤثر و مستقیمی در بهبود فرایندهای ذهنی مانند تقویت حافظه، مدیریت ذهن و قدرت تصمیم گیری دارد و به طور غیرمستقیم نیز موجب افزایش مؤثر اعتماد به نفس و تقویت اراده می شود.
افزون بر این ها میزان عملکرد افراد در این دوراندیشی برنامه ریزی شده، شاخص مطمئن و روشنی برای سنجش میزان مهارت و توانایی در برنامه ریزی و مدیریت زمان است، به گونه ای که توفیق در آن را می توان نشانه توانایی فرد در بسیاری از مؤلفه های مدیریت زمان به حساب آورد.
 
منبع: کتاب «جوان و مدیریت زندگی»
نویسنده: محمد ربانی خواه