مذاکره درست باید به گونه برد-برد باشد.

چکیده: مذاکره با مدیر یک سازمان نیازمند توجه به مواردی است که از جمله آن می توان داشتن طرح ها و ایده های جدید سازمانی باشد. با ما همراه باشید تا بدانید در مذاکره با مدیر یک سازمان باید به چه مطالبی بیشتر توجه کنید.

تعداد کلمات 1317 / تخمین زمان مطالعه 7 دقیقه

هنر مذاکره با رئیس

مذاکره با رئیس تان نوعی هنر است. چرا که فردی دارای اختیارات را ترغیب می کنید که مسائل را از دیدگاه شما ببیند و سپس اقدام کند. مذاکرات شما می تواند بر کارهایی مانند نظارت بر پروژه ها، تأمین منابع، پیروز شدن در به دست آوردن وظایف دلخواه، به دست آوردن تمایل افراد به مشارکت، یا تأییدیه برای ایده های جدید متمرکز باشد. و یا ممکن است درباره ی مسائلی مربوط به رضایتمندی فردی مانند توازن کار/ زندگی یا زمان بندی انعطاف پذیر باشد. در هر یک از این حالات شما باید:

قابل اتکا بودن خود را اثبات کنید.
اولویت ها را مشخص کنید.
به شکل راهبردی ارتباط برقرار کنید.

قابل اتکا بودن خود را اثبات کنید

مذاکره وقتی اثربخش تر است که طرف مقابل قضاوت شما را محترم بشمارد. اگر می توانید، پیش از آغاز مذاکرات زمینه را مهیا کنید تا خوشنامی شما از ابتدا اثبات شود. اما شما چه این فرصت را داشته باشید و چه نداشته باشید، عاقلانه این است که به آرامی، با اعتماد به نفس، و با تکیه بر قابل اعتماد بودن و تخصص خود، اثبات کنید که قابل اتکا هستید.
در اینجا نکاتی برای جلب اعتماد مدیرتان در یک مذاکره بیان می کنیم:

صادق باشید. اطمینان خود را از اینکه طرح پیشنهادی شما ارزش زمان و توجه رئیس تان را دارد ابراز و تعهد خود را نسبت به آن بیان کنید. می توانید بگویید «من واقعا به این کار اعتقاد دارم، به این دلیل که...».
بر سوابق خود تأکید کنید. تعهداتی را که قبلا به انجام رسانده اید (و نتایج مثبت حاصل از آنها) را به رئیس تان یادآوری کنید.
از پیشنهادات استقبال کنید. به دغدغه های مدیرتان گوش دهید و بررسی کنید چگونه می توانید آنها را در برنامه ی پیشنهادی خود لحاظ کنید.
علایق رئیس تان را اولویت اول در نظر بگیرید. وقتی مدیرتان بداند به اهداف و نیازهای او اهمیت می دهید، احتمال بالاتری وجود خواهد داشت که به ایده هایتان اعتماد کند.
واقع بین باشید. محدودیت های طرح پیشنهادی خود را بپذیرید. وقتی نشان دهید که این محدودیت ها را می دانید، ثابت می کنید که واقع بین بوده و فکر می کنید که چگونه باید از مشکلات جلوگیری کنید.

برای اثبات تخصصتان:

تحقیقات خود را ارائه دهید. تا آنجا که می توانید درباره ی ایده ای که می خواهید پیشنهاد دهید اطلاعات جمع آوری کرده اما آنها را به شکلی موجز خلاصه کنید. و محکم ترین داده های ممکن را در پشتیبانی از آنها ارائه دهید. و استدلالات متضادی نیز مطرح کنید تا نشان دهید اعتراضات احتمالی را مد نظر قرار داده اید.
تجربه ی عملی به دست آورید. برای گسترش دانش خود، در پروژه های آزمایشی شرکت کنید و با پیوستن به گروه های میان کار کردی، به توسعه ی آن کمک کنید. آنچه را که آموخته اید با رئیس تان مطرح کنید، چه به صورت مکتوب و چه در جلسات بررسی.
منابع معتبری را که استفاده کرده اید ذکر کنید. افرادی را که با درباره ی ایده هایتان صحبت کرده اید نام ببرید، دیدگاه ها و تجربیات آنها را بیان کنید، و در صورتی که امکان پذیر بود مدیر خود را به آنها ارجاع دهید. سفارش افرادی که مورد احترام رئیس تان هستند، تأثیر زیادی خواهد داشت.
آزمایشی برای بررسی ایده پیشنهاد دهید. آزمایش هایی انجام دهید، به خصوص اگر نمی توانید خودتان در مجمع فعلی تجربه ی عملی به دست آورید. برای مثال پیش از آنکه پیشنهاد دهید مدیرتان آزمایشی با شما و دیگر زیردستان مستقیمش انجام دهد، می توانید آزمایش کوچکی با زیردستان مستقیم خودتان انجام دهید.

وقتی به اعتماد و تخصص مجهز باشید، احتمال موفقیت در هر مذاکره ای که انجام می دهید بالاتر خواهد بود.

اولویت ها را مشخص کنید

موضوعاتی که باید با مدیرتان درباره ی آنها مذاکره کنید، حیطه ی گسترده ای را پوشش می دهند، اما یکی از متداول ترین آنها نحوه ی اولویت بندی وظایف تان است: اینکه چه وظایفی را باید انجام دهید، به چه ترتیبی، و در چه زمانی.
مسلم است که شما باید زمان خود را تا آنجا که می توانید به طور مستقل مدیریت کنید (اگر نظارت زیادی نیاز داشته باشید، ممکن است رئیس تان را آزرده خاطر کنید). اما وقتی از روتین تثبیت شده دور می شوید (مثلا وقتی مشکلاتی رخ می دهد یا مسئولیت های جدیدی بر عهده می گیرید) ممکن است لازم شود درباره ی تاریخ های تعیین شده، تخصیص زمان انجام شده، و جزئیات مرتبط، مجددا با رئیس تان مذاکره کنید. تغییر اولویت کارها با ناظر خود را به زمانی نزدیک به اتمام مهلت تعیین شده موکول نکنید. همان گونه که پیش تر مورد بحث قرار گرفت، با پیشنهاد کردن گزینه های مختلف، آینده نگری خود را نشان داده و از مشکلات جلوگیری کنید.
وقتی درباره ی اولویت های کار با مدیرتان مذاکره می کنید:

نشان دهید از تمامی پروژه هایی که مسئول آنها هستید اطلاع دارید. حتی اگر بخشی از طرح پیشنهادی شما محول نمودن وظیفه ی خاصی به فردی دیگر است، درباره ی آن با بی تفاوتی صحبت نکنید.
به روشنی بیان کنید در زمانی که دارید چه کارهایی را می توانید و چه کارهایی را نمی توانید انجام دهید. برای تنظیم مجدد آنچه که در حوزه ی مسئولیت شما است، بیش از یک راه ممکن پیشنهاد دهید. و در برابر گزینه های ممکنی که مدیرتان پیشنهاد می دهد پذیرا باشید.
برای تعیین مهلت کارهای جدید، کمک بخواهید تا از آهسته شدن پروژه های دیگر جلوگیری شود. نمودارهای ساده ای تهیه کنید که نشان دهد زمان بندی های متضاد در چه مواردی هم پوشانی دارند؛ این ها می توانند وقتی مسیرهای جدید را توصیف می کنید، کمک ابزارهای بصری عالی باشند.
برای قطعی کردن مذاکره، صحبت ها را با ایمیلی پیگیری کنید. مکتوب نمودن مذاکره تان باعث می شود شما و مدیرتان در هنگام اعمال تغییرات، مرجع مناسبی داشته باشید.

مدیر شما اهمیت اولویت ها را درک می کند. در نهایت او باید به عنوان مدیر، اولویت ها را همواره مورد ارزیابی مجدد قرار دهد. اگر به او نشان دهید که شما نیز می توانید آینده نگری داشته باشید، مذاکرات شما تسهیل می شود، زیرا او متوجه میشود که شما می دانید نگرش اصلی او چیست.

به شکل راهبردی ارتباط برقرار کنید

در مذاکرات، ترغیب، بسیار حائز اهمیت است. بنابراین، نحوه ی بیان پیام تان به اندازه ی خود پیام اهمیت دارد. چند نشانه می تواند به شما کمک کند:

از جملاتی با تأکید بر ضمیر «شما» استفاده نکنید. از کلماتی مانند «من»، «ما»، و «هردوی ما» استفاده کنید تا لحن تان سرزنش آمیز به نظر نرسد. مثلا به جای جمله ی «شما نکته رو واضح بیان نکردید» بگویید «من نکته رو به روشنی درک نکردم». و یا به جای جمله ی «فکر میکنی زمان بندیت عملیه؟» بگویید «یعنی می تونیم طبق این زمان بندی پیش بریم؟».
از رویکرد برد- برد استفاده کنید. نشان دهید ایده های شما چگونه به نفع مدیر و سازمان تان (و نه فقط خود شما) است. عملکرد را هدف قرار دهید. مثلا بگویید «محول کردن این گزارش ها باعث می شه بتونم زمان بیشتری رو صرف ترغیب مشتریان کنم».
همکاری کنید. مشکلات را بر سر مدیرتان «نریزید» و تنها سوالتان این نباشد که با آنها چه کنید. پیشنهاد دهید جلسه ای تشکیل شود تا بتوانید در کنار یکدیگر مشکلات را بررسی کنید نظر او را جویا شوید و ایده های خود را نیز مطرح کنید.

مذاکره با مدیرتان را بحث بر سر آنچه که می خواهید تلقی نکنید.
بلکه آن را جست وجویی به دنبال یک راه حل نتیجه بخش برای هر دوی شما ببینید. هدف، یک مصالحه ی تلافی جویانه نیست؛ بلکه منافع دوطرفه است.

منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیرمداری)»
نوشته: نرگس شفیعی

بیشتر بخوانید :
مدیر مداری
تقویت رابطه با مدیر
ارتباط با یک رئیس بد اخلاق