مهارت ارتباط با مدیر

 

هنر مذاکره با رئیس

• قابل اتکا بودن خود را اثبات کنید.
• اولویت ها را مشخص کنید.
• به شکل راهبردی ارتباط برقرار کنید.

قابل اتکا بودن خود را اثبات کنید

• صادق باشید. اطمینان خود را از اینکه طرح پیشنهادی شما ارزش زمان و توجه رئیس تان را دارد ابراز و تعهد خود را نسبت به آن بیان کنید. می توانید بگویید «من واقعا به این کار اعتقاد دارم، به این دلیل که...».
• بر سوابق خود تأکید کنید. تعهداتی را که قبلا به انجام رسانده اید (و نتایج مثبت حاصل از آنها) را به رئیس تان یادآوری کنید.
• از پیشنهادات استقبال کنید. به دغدغه های مدیرتان گوش دهید و بررسی کنید چگونه می توانید آنها را در برنامه ی پیشنهادی خود لحاظ کنید.
• علایق رئیس تان را اولویت اول در نظر بگیرید. وقتی مدیرتان بداند به اهداف و نیازهای او اهمیت می دهید، احتمال بالاتری وجود خواهد داشت که به ایده هایتان اعتماد کند.
• واقع بین باشید. محدودیت های طرح پیشنهادی خود را بپذیرید. وقتی نشان دهید که این محدودیت ها را می دانید، ثابت می کنید که واقع بین بوده و فکر می کنید که چگونه باید از مشکلات جلوگیری کنید.

• تحقیقات خود را ارائه دهید. تا آنجا که می توانید درباره ی ایده ای که می خواهید پیشنهاد دهید اطلاعات جمع آوری کرده اما آنها را به شکلی موجز خلاصه کنید. و محکم ترین داده های ممکن را در پشتیبانی از آنها ارائه دهید. و استدلالات متضادی نیز مطرح کنید تا نشان دهید اعتراضات احتمالی را مد نظر قرار داده اید.
• تجربه ی عملی به دست آورید. برای گسترش دانش خود، در پروژه های آزمایشی شرکت کنید و با پیوستن به گروه های میان کار کردی، به توسعه ی آن کمک کنید. آنچه را که آموخته اید با رئیس تان مطرح کنید، چه به صورت مکتوب و چه در جلسات بررسی.
• منابع معتبری را که استفاده کرده اید ذکر کنید. افرادی را که با درباره ی ایده هایتان صحبت کرده اید نام ببرید، دیدگاه ها و تجربیات آنها را بیان کنید، و در صورتی که امکان پذیر بود مدیر خود را به آنها ارجاع دهید. سفارش افرادی که مورد احترام رئیس تان هستند، تأثیر زیادی خواهد داشت.
• آزمایشی برای بررسی ایده پیشنهاد دهید. آزمایش هایی انجام دهید، به خصوص اگر نمی توانید خودتان در مجمع فعلی تجربه ی عملی به دست آورید. برای مثال پیش از آنکه پیشنهاد دهید مدیرتان آزمایشی با شما و دیگر زیردستان مستقیمش انجام دهد، می توانید آزمایش کوچکی با زیردستان مستقیم خودتان انجام دهید.

اولویت ها را مشخص کنید

• نشان دهید از تمامی پروژه هایی که مسئول آنها هستید اطلاع دارید. حتی اگر بخشی از طرح پیشنهادی شما محول نمودن وظیفه ی خاصی به فردی دیگر است، درباره ی آن با بی تفاوتی صحبت نکنید.
• به روشنی بیان کنید در زمانی که دارید چه کارهایی را می توانید و چه کارهایی را نمی توانید انجام دهید. برای تنظیم مجدد آنچه که در حوزه ی مسئولیت شما است، بیش از یک راه ممکن پیشنهاد دهید. و در برابر گزینه های ممکنی که مدیرتان پیشنهاد می دهد پذیرا باشید.
• برای تعیین مهلت کارهای جدید، کمک بخواهید تا از آهسته شدن پروژه های دیگر جلوگیری شود. نمودارهای ساده ای تهیه کنید که نشان دهد زمان بندی های متضاد در چه مواردی هم پوشانی دارند؛ این ها می توانند وقتی مسیرهای جدید را توصیف می کنید، کمک ابزارهای بصری عالی باشند.
• برای قطعی کردن مذاکره، صحبت ها را با ایمیلی پیگیری کنید. مکتوب نمودن مذاکره تان باعث می شود شما و مدیرتان در هنگام اعمال تغییرات، مرجع مناسبی داشته باشید.

به شکل راهبردی ارتباط برقرار کنید

• از جملاتی با تأکید بر ضمیر «شما» استفاده نکنید. از کلماتی مانند «من»، «ما»، و «هردوی ما» استفاده کنید تا لحن تان سرزنش آمیز به نظر نرسد. مثلا به جای جمله ی «شما نکته رو واضح بیان نکردید» بگویید «من نکته رو به روشنی درک نکردم». و یا به جای جمله ی «فکر میکنی زمان بندیت عملیه؟» بگویید «یعنی می تونیم طبق این زمان بندی پیش بریم؟».
• از رویکرد برد- برد استفاده کنید. نشان دهید ایده های شما چگونه به نفع مدیر و سازمان تان (و نه فقط خود شما) است. عملکرد را هدف قرار دهید. مثلا بگویید «محول کردن این گزارش ها باعث می شه بتونم زمان بیشتری رو صرف ترغیب مشتریان کنم».
• همکاری کنید. مشکلات را بر سر مدیرتان «نریزید» و تنها سوالتان این نباشد که با آنها چه کنید. پیشنهاد دهید جلسه ای تشکیل شود تا بتوانید در کنار یکدیگر مشکلات را بررسی کنید نظر او را جویا شوید و ایده های خود را نیز مطرح کنید.

بیشتر بخوانید :
مدیر مداری
تقویت رابطه با مدیر
ارتباط با یک رئیس بد اخلاق