شناخت مخاطب اولین گام ارائه مطلب

مخاطب اجباری، به مطالب شما گوش نخواهد کرد.
 

چکیده: ارائه مطلب، برای آنکه پیام را به درستی انتقال دهد لازم است که مخاطب خود را به درستی بشناسد. در این نوشتار به بیان شیوه های شناخت مخاطب برای یک ارائه بسیار خوب اشاره شده است. با ما همراه باشید.
 
تعداد کلمات 913 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

هر چه اهداف و دغدغه های مخاطبان خود را بهتر درک کنید، احتمال بیشتری وجود دارد که به هدف و نتایج دلخواه تان دست یابید و بهتر می توانید این موفقیت ها را ارزیابی کنید.
مخاطب، و نه فرد ارائه دهنده، قلب همه ی ارائه ها محسوب می شود. برای آنکه بفهمید چه چیزهایی می تواند باعث انگیزش مخاطبان شود به این پرسش ها پاسخ دهید:

1. مخاطبان چند نفر هستند؟ چه کسانی حضور نخواهند یافت؟ آیا انتظار شما حضور ۵ نفر است، ۱۵ نفر، یا ۵۰ نفر؟ تعداد مخاطبان، نوع ارائه ی شما و منابع مورد نیازتان را تحت تأثیر قرار می دهد. پیگیری کنید کدام یک از افراد نمی توانند در جلسه حضور یابند. ذی نفعان غایب در هر صورت ذی نفع هستند؛ و پس از ارائه باید مطالب را با آنها به اشتراک بگذارید.

۲. مخاطبان شما چه نقش هایی در سازمان دارند؟ آنها در مقابل چه کسانی پاسخگو هستند؟ داشتن شناختی پایه از مسئولیت های مخاطبان به شما کمک می کند آنها را درگیر بحث کنید. بررسی کنید چرا پیام شما برای آنها اهمیت دارد و چگونه می توانید زندگی را برای آنها راحت تر کنید. باید در ارائه ی خود بر این نکات تأکید بیشتری داشته باشید.

٣. مخاطبان در حال حاضر چه می دانند؟ و نیاز دارند چه چیزهایی را بدانند؟ مسائل واضح و بدیهی را بیان نکنید؛ اما اطلاعات کافی در اختیارشان قرار دهید تا درک کنند چه می گویید و صحبت های شما چه تأثیری بر آنها خواهد داشت.

4. تصورات احتمالی افراد چیست؟ کدام یک از این تصورات درست و کدام یک نادرست است؟ پیش بینی تصورات مخاطبان تان به شما کمک می کند تصمیمات بهتری دربارهی نحوه ی ارائه ی مطالب تان انجام دهید. اگر برداشت غلطی وجود دارد که باید آن را اصلاح کنید، این می تواند زمان انجام آن باشد. البته باید این کار را با احتیاط و درایت انجام دهید. به عنوان مثال، اگر مخاطبان شما اعتقاد داشته باشند یادگیری شیوهی جدیدی که شما پیشنهاد می دهید زمان و تلاش زیادی نیاز دارد، به روشنی توضیح دهید که چگونه با جلسات آموزشی و پشتیبانی فنی بیشتر به تسهیل این کار کمک خواهید کرد.

5. مخاطبان تا چه حد از شما شناخت دارند؟ اگر با افرادی که در جلسه حضور دارند رابطه ی قوی ای ندارید، باید ابتدا با آنها ارتباطی صمیمی برقرار کنید. مثلا می توانید با داستانی سرگرم کننده دربارهی مشکلات تان با سامانه ی قدیمی ای که می خواهید کنار بگذارید آغاز کنید. نشان دهید شما نیز مشکلات گروه را در استفاده از رویه های فعلی به خوبی درک می کنید.

6. آیا اهداف برخی از حاضران با اهداف برخی دیگر در تضاد است؟ اگر چنین است، این مسأله را صادقانه تأیید کنید و توضیح دهید چگونه آنچه که عرضه می کنید می تواند برای همه مفید باشد.

7. مخاطبان شما به چه نوع ارائه هایی عادت دارند؟ با توجه به آنچه که در گذشته نتیجه بخش بوده است (داده ها، نمایش ها، داستانهای شخصی) فکر کنید که چه مواردی احتمال دارد توجه آنها را بیشتر جلب کند. اگر مطالب و حرف هایتان برای مخاطبان تازگی دارد، روش هایی پیدا کنید که با آن احساس راحتی کنند. آیا با گروهی از افراد که توانایی بالایی در محاسبات عددی پیچیده دارند صحبت می کنید؟ صحبت خود را با ماجرای مرتبطی در همین زمینه آغاز کنید تا ارائه تان حس و حال شخصی تری پیدا کند و آن را به گونه ای ادامه دهید که بتوانند با آن ارتباط برقرار کنند.

8. آیا کسی آنها را ملزم کرده است در سخنرانی حضور یابند؟ آیا آن فرد شما هستید؟ این مسأله میزان پذیرا بودن افراد در برابر پیام شما را تحت تأثیر قرار خواهد داد. در این صورت  شاید لازم باشد بر بی تفاوتی یا حتی خصومت آنها غلبه کنید.

9. آیا شما یا فرد دیگری آنها را در مقابل آنچه که در حین ارائه یا پس از آن رخ می دهد مسئول خواهد دانست؟ درباره ی بازخوردی که از افراد شرکت کننده خواهید خواست با مدیران آنها صحبت کنید تا مطمئن شوید اهداف شما با اهداف آنها مطابقت دارد.
بی تردید همه ی سؤالات مطرح شده در اینجا با ارائه ی شما مرتبط نخواهد بود؛ و روشن است که ملاحظات مهم دیگری نیز وجود دارد. نکته ای که بر آن تأکید داریم این نیست که تنها پاسخ چند سؤال را به صورت فهرست وار بنویسید. نکته این است که درباره ی «بافت انسانی» که پیام خود را در آن ارائه خواهید داد فکر کنید تا  بتوانید آن را به گونه ای تنظیم کنید که با چالش ها و اهداف مخاطبان تان تناسب داشته باشد.
پیش بینی نیازها و دغدغه های مخاطبان تان به شما کمک می کند هنگام آماده سازی و اجرای ارائه تان، ذهن و دیدگاه خود را تنظیم کنید. اصطلاح قدیمی خود را به جای دیگران گذاشتن» را به سطح بعدی برسانید: خود را به ذهن مخاطبان و پشت چشمان آنها ببرید.
خود را در حالتی تصور کنید که در آنجا نشسته اید و شاهد آنچه که به آنها می گویید هستید.
آیا این کار را انجام دادید؟ آیا واقعا این کار را انجام دادید؟ بسیار خوب، اکنون آماده ی تنظیم پیام تان هستید.
  
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (ارائه)»
ترجمه: نرگس شفیعی