مهارت پاسخ گویی به سوالات حاضران در جلسه

مدیریت پاسخ دادن به سوالات حضار بخشی از مدیریت جلسه می باشد.

چکیده: مدیریت یک جلسه از بخش های مختلفی تشکیل شده است که بخشی از آن ارائه مطلب و بخش پایانی آن می تواند پاسخ به سوالات حاضران در جلسه است. با ما باشید تا با مهارت پاسخ گویی به سوالات حضار بیشتر آشنا شوید.

تعداد کلمات 913 / تخمین زمان مطالعه 5 دقیقه

پاسخ ها را مدیریت کنید

برخی فکر می کنند ارائه ای موفقیت آمیز است که سؤال ایجاد نکند. در صورتی که اگر شنوندگان شما مجذوب و درگیر بحث شوند، احتمال زیادی وجود دارد که سؤالاتی داشته باشند. استقبال از این پرسش ها می تواند به شما امکان دهد در حیطه هایی که برای مخاطبان تان جذابیت و اهمیت دارد جزییات بیشتری ارائه دهید.

زمان بندی پرسش و پاسخ

بسیاری از ارائه دهندگان پس از اتمام ارائه، پاسخگوی سوالات مخاطبان می شوند. این کار باعث می شود بتوانند صحبت را در زمان مشخصی به اتمام برسانند و سپس مطمئن شوند که مخاطبان پیام مورد نظر را به درستی درک کرده اند. اگر این رویکرد را انتخاب می کنید:

به روشنی بیان کنید که وارد جلسه ی پرسش و پاسخ شده اید.
به مخاطبان بگویید چه مدت زمانی برای پرسش و پاسخ باقی مانده است.
با تکرار هر سؤال و پاسخ دادن به کل گروه، و نه فقط فردی که سؤال می پرسد، کنترل جلسه ی پرسش و پاسخ را به دست بگیرید.

همچنین می توانید اجازه دهید افراد در حین ارائه تان سؤالات خود را بپرسند، و یا در کل مدت ارائه نظرات و ایده های افراد را جویا شوید تا درگیر و مجذوب ارائه ی شما باقی بمانند. در یادداشت هایتان، مشخص کنید در چه قسمت هایی خواهان بازخورد مخاطبان هستید، تا فراموش نکنید بازخورد آنها را جویا شوید. به صراحت به افراد بگویید که چرا مکث و توقف می کنید. این کار به آنها کمک می کند پرسش ها و نظرات خود را مطرح کنند. پرسش ها و پاسخ های خود را کوتاه بیان کنید تا ارائه تان در مسیر تعیین شده به پیش برود.

آماده شدن برای پرسش های مشکل

فرض کنید می خواهید برنامه ی راهبردی جدیدی را که واحدتان طراحی کرده است به گروهی از مدیران و کارمندان نگران نشان دهید و یا اینکه مدیرعامل شرکت از شما خواسته است برای اعلام و اطلاع رسانی برنامه های تعدیل نیرویی که قرار است به زودی در شرکت انجام شود به هر یک از شعب منطقه ای بروید.

این موقعیت ها چه ویژگی های مشترکی دارند؟ «احتمال بالای وجود مخالفت و مقاومت». نحوه ی برخورد با این مخالفت و مقاومت به صورت زیر است:

1. پرسش های مشکل را پیش بینی کنید. پیش از انجام ارائه تان هرگونه اعتراضی را که فکر می کنید ممکن است رخ دهد یادداشت کنید و دربارهی نحوهی پاسخ گویی به آنها با دیگران مشورت کنید. پاسخ هایتان را با یکی از همکاران قابل اعتمادتان بررسی کنید تا مطمئن شوید به اعتراضات به شکلی منصفانه گوش خواهید داد.

2. مؤدب باشید و حالت دفاعی به خود نگیرید. هم در لحن و هم در محتوای پاسخهایتان کنجکاوی و اشتیاق نشان دهید. پاسخ هایی مانند «سؤال خوبیه، و دلیلش اینه که...» نشان می دهد که به خوبی دربارهی مسائل از دیدگاه مخاطبان فکر کرده اید. اگر از طرح پرسش های غیر منتظره استقبال کنید، حرف های شما نیز با استقبال بیشتری مواجه می شود.

3. سعی نکنید برای همه، همه چیز باشید. اگر فردی سؤالی مطرح می کند که فرای محدوده ی ارائه تان است، برای نه گفتن درنگ نکنید. آنها نیز درک خواهند کرد که هر ارائه ای باید یک چارچوب و محدوده ی مشخص داشته باشد.

4. به پرسش ها صادقانه پاسخ دهید. وقتی پاسخ را می دانید آن را به وضوح و اختصار بیان کنید؛ و وقتی پاسخ را نمی دانید این مساله را بپذیرید. می توانید فردی را که سوال پرسیده به منبع دیگری ارجاع دهید یا او را به تأمل و تحقیق بیشتر دعوت کنید. پرسش هایی را که نمی توانید پاسخ دهید یادداشت کنید تا نشان دهید به پاسخ دادن به آنها متعهد هستید.

ترسیم گام های بعدی

حتی اگر سؤالاتی که از شما پرسیده می شود بسیار مشکل است، نشان دهید که پیام تان خارج از جلسه ی ارائه نیز ماندگار است . به عنوان مثال:

تعیین کنید که مخاطبان بازخوردهای خود را دربارهی ارائه ی شما چگونه و به چه کسی می توانند ارائه دهند.
اگر نظرسنجی ای وجود دارد مشخص کنید که چگونه می توانند آن را به دست شما یا افراد دیگر برسانند.
هر گونه پشتیبانی ای را که ممکن است ارائه دهید تا به افراد کمک کنید ایده های خود را عملی کنند.
اگر ارائه یا رویداد تکمیلی دیگری نیز برنامه ریزی شده است، جزییات مربوط به این رویدادها را نیز در اختیار مخاطبان قرار دهید.
اگر مسائل بیشتری وجود دارد که باید دربارهی آن صحبت کنید، بر علاقه ی صادقانه ی خود به ادامه ی گفت وگو تأکید کنید.
وقتی می خواهید اطلاعات تماس خود را در اختیار افراد قرار دهید، از توانایی خود برای پاسخگویی مطمئن شوید و قول دهید که این کار را انجام می دهید.
در صورت امکان، پس از پایان ارائه سعی کنید با همه به گفت و گو بپردازید. اجازه ندهید یک یا دو نفر زمانتان را به خود اختصاص دهند و باعث شوند دیگران احساس کنند به آنها بی توجهی می شود.

اکنون که خود ارائه به پایان رسیده، زمان آن است تا از افراد درباره ی مطالب ارائه تان سؤال کرده و موفقیت خود را ارزیابی کنید.

منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (ارائه)»
نوشته: نرگس شفیعی

بیشتر بخوانید :
اصول پاسخگویی
راهبرد مدیریت مسئله
مهارت های ارتباطی در ارتباطات شفاهی
مهارت تفکر نقادانه