1. مفهوم سازمان (1)

در اثر گسترش تمدن و توسعه ي اجتماعات، زندگي جمعي موجب شد که انسانها جهت رفع نيازهاي خود دست به دست هم دهند و با همياري يکديگر در مسير رسيدن به خواسته هاي مشترک کوشش نمايند. گردهمايي انسان ها موجب گرديد که با اهتمام متعارف، حداکثر رضايت شخص به وجود آيد. در نتيجه فعاليت گروهي شکل گيرد و موجب پيدايش سازمانها شود.
پس سازمان زائيدده ي فعاليت گروهي است، که افراد گروه براي رسيدن به يک هدف معين و مشترک دور هم جمع مي شوند. اين فعاليت انساني با به کارگيري تأسيسات و تجهيزات مادي کامل مي شود. بدين ترتيب سازمانها ضمن تأثر از يک سلسله مراتب مسؤوليتي، با به کارگيري امکانات ذهني، جسمي و مادي براي رسيدن به هدف واحد معين و مشترک مربوط به فعاليتهاي توليدي، تربيتي با خدمتي مورد نياز جامعه، طبق اصول و تشکيلات خاصي شکل مي گيرند. هر سازمان از اجزايي تشکيل شده است، که واحدهاي سازماني ناميده مي شوند. واحدهاي يک سازمان با توجه به نوع مسؤوليت، مرتبه اي را به خود اختصاص مي دهند که از نظر سلسله مراتب وجه تشابهي دارند. در درون سازمانهاي رسمي در اثر مجاورت محل اشتغال اعضاء اين سازمانها، گرد هماييهاي غير رسمي به وجود مي آيند که فاقد هدف متعين از قبل مي باشند. نظر به اينکه اين گردهماييها مي توانند در مديريت سازمانهاي رسمي دخالت کنند. لذا در علم مديريت به عنوان سازمانهاي غير رسمي مورد توجه مي باشند. مجموعه ي واحدهاي هر رده ي سازماني همرديفهاي سازمان ناميده مي شوند. همرديفهاي سازماني با روابط خاص بين خود، که از اختيارات مديريت کل سازمان نشأت مي گيرد، در ارتباط با وظايف، اختيارات قانوني و سيستم راهبري، ترکيب سازمان را به وجود مي آورند.
چون تعداد مشاغل در واحدهاي بالاي سازمان کمتر از واحدهاي پايين است، لذا ترکيب سازماني به صورت هرم نشان داده مي شود.
مشاغل و پستهاي سازماني شبکه اي از روابط را به وجود مي آورند که ساخت سازمان را ايجاد مي کنند. استحکام ترکيب سازمان در گرو تثبيت ساخت سازماني است. روي اين اصل لازم است، سازمان در وضع قوانين، تنظيم اساسنامه و مقررات، تنظيم راهنما، تنظيم شرح وظايف، تنظيم دستورالعملهاي اجرايي، تقسيم کار و رسم نمودار تشکيلاتي خود اقدام کند.
در گذشته يک سازمان به منزله ي نظام شکل يافته اي تصور مي شد که به فعاليتي اشتغال داشت. اين فعاليت بيشتر جنبه ي مادي داشت. لذا هدف عمده ي مديريت سازمانها افزايش توليد بود. بنابراين سازمانهايي که داراي توليدات آني و ملموس بودند، بيشتر مورد توجه قرار داشتند. ازجايي که امروزه سازمانهاي تربيتي تغذيه دهنده ي ساير سازمانها هستند لذا در جوامع پيشرفته مؤسسات تربيتي از اهميت خاصي برخوردارند.
در هر سازماني دو نظام خاص حکمفرمايي مي کند.(2)
الف: نظام تحرک- که سعي دارد رقابتهايي بين واحدها به وجود آورده و در رابطه با اين هدف امکانات لازم را تأمين کند.
ب: نظام ارتباطي بين گروهها و مديريت - که ضمن دريافت اخبار مربوط به امور جاري از نظر محيط و هدف، به قضاوت مي پردازد.
با توجه به نظامهاي حاکم در يک سازمان، مي توان گفت که عمل مديريت در هر سازماني بايد از يک انگيزه ي متعادل کننده و يا انگيزه ي هماهنگ کننده پيروي کند و در تحقق يکي از اين دو هدف مديريت در متمرکز ساختن تصميم گيريها و تفويض نمودن اختيارات و مسؤوليتها جهت اجراي تصميمات سعي نمايد.
سازمانهاي جوامع بشري گوناگون است، که هر چند از نقطه نظر نوع هدف از هم متمايز مي گردند، ولي روشهاي جاري در آنها عامل عمده ي وجه تمايز بين آنهاست.
هدف کلي يک سازمان را مي توان به دو بخش تقسيم نمود؛
اول: هدف توليدي - در اين بخش از هدف، توليد مايحتاج زندگي مورد نظر است، که داشتن بازده اقتصادي را براي سازمان و جامعه مربوط بازگو مي کند. ممکن است اين توليد به صورت کالايي باشد که مربوط به نيازهاي مادي زندگي است. يا مربوط به نيازي از احتياجات نيروي انساني جامعه است. براي مثال سازماني ممکن است وسايل زندگي بسازد و يا نيروي انساني تربيت کند. در هر دو صورت توليد قلمداد مي شود.
دوم: هدف اجتماعي - در اين بخش از هدف، خواسته هاي معنوي و مادي افراد تشکيل دهنده ي سازمان مستتر است. بدين معني که سازمان موظف است جهت بهبود چرخش خود، افراد وابسته به خود را از شرايط مادي و معنوي بهتري برخوردار سازد. قسمت مادي هدف اجتماعي مربوط به پرداخت حقوق و دستمزد متناسب با مخارج زندگي به اعضا است که وسيله اي جهت استحکام پايه هاي زندگي آنها مي شود. در رابطه با اين منظور نظر، سازمان با دنياي بيرون از خود رابطه ايجاد مي کند تا در تهيه امکانات بر آورد نيازهاي مادي اعضاء خود اقدام نمايد. در هدف اجتماعي سازمان جنبه معنوي کم اهميت تر از نيازهاي مادي نيست. چون که در اين قسمت به فرد کمک مي شود تا به ارزش وجودي و مسؤوليت خود پي ببرد. چون که سازمان امکانات سازندگي و خلاقيت خود را فراهم ساخته و به او اجازه ي به کار گرفتن نيروي خلاقه و مشارکت در کارهاي جمعي را مي دهد و با حمايت و پشتيباني از کار فردي در رابطه با مساعي جمعي بر اهميت او مي افزايد.
گفتيم يک سازمان هدفي را دنبال مي کند که گروهي در آن اهتمام مي ورزند. عده ي سهيم در اين اهتمام جمعي در مسير هدف، نيروي انساني سازمان را تشکيل مي دهند. که از آگاهيهاي لازم در ارتباط با هدف مؤسسه بايد برخوردار باشند. مکمل اين نيروي انساني مجموعه ي امکانات مادي چون تأسيسات و تجهيزات لازم است که بايد منطبق بر هدف باشند. پس هر گردهمايي با اعضايي نامتجانس و ابزار کار غير منطبق بر هدف مورد نظر نمي تواند ايجاد سازمان کند.
نظر به اينکه نظام اجتماعي حاکم بر جامعه، تمدن و فرهنگ، در نحوه ي هدايت سازمانها تأثير مي گذارند. بدين جهت در جوامع، از نقطه نظر سياسي و اجتماعي، تفاوتهايي بين سازمان ها موجود است. ولي سازمانها در هر جامعه اي متأثر از هر شرايطي که باشند، بايد از ويژگيهايي برخوردار باشند که مي توان پاره اي از آنها را بدين شرح بيان داشت:
- گروههاي انساني موجد آنها باشند، و در مسير هدفي مشترک، کوشش متعارف جمعي نمايند؛
- موجوديت آنها کاملاً بازدهي عياد کند؛
- از نهادهاي (3) اجتماعي ناشي شوند و از يک نقش اجتماعي برخوردار باشند؛
- زمان فعاليتشان متناسب با نوع اهداف و مقاصدي باشد که بخاطر تحقق آنها به وجود آمده اند. لذا عمر سازمانها مي تواند « کوتاه، کم دوام و يا طولاني باشد ».
سازمانها اگر داراي ويژگيهاي بر شمرده باشند، به علت داشتن هدف انساني و اجتماعي متعارف، از اهميت بسزايي برخوردار هستند. و اگر از اصولي خاص و عقل آفرين برخوردار باشند، علاوه بر رفع نيازهاي مادي و معنوي اعضاي متشکلشان، نيازي از نيازهاي جامعه مربوط را نيز خواهند کاست.

2. اصول عمده ي يک سازمان

اصولي که ذيلاً بشرح آنها مي پردازيم در نوشته هاي صاحب نظران مديريت به طرفي مختلف قيد شده است:

يگانگي هدف

گفتيم غرض از ايجاد يک سازمان، نيل به هدف معلومي است. براي اينکه يک سازمان به هدف خود رسيده و از فعاليتش نتيجه بگيرد، لازم است که هدف واحدي را دنبال کند. چه بدين نحو خواهد توانست از تعدد برنامه ريزيها و تفرقه ي بين قوا جلوگيري نمايد. لازم به يادآوري است که در درون هدف کلي هر سازماني هدفهاي کوچکي موجود است که بي ربط به هدف اصلي نمي باشند، و توجه به اين امر نمي تواند سازمان را داراي هدفهاي متعدد جلوه گر کند. يگانگي هدف مربوط به اعضاي سازمان نيز مي باشد. بدين گونه که کليه کارکنان يک مؤسسه لازم است، در تحقق بخشيدن به هدف واحدي اهتمام ورزند، تا بدين طريق بسيج قوا در مسير واحدي به عمل آيد. لازمه ي تحقق هدف سازمان به دور از آگاهي اعضا از خصوصيات هدف نيست. از جايي که ترکيب يک سازمان از نقطه نظر نيروي انساني داراي تخصصهاي مختلف و امکانات مادي متفاوت است. لذا بسيج اين قوا در راه يک هدف، شرايطي را لازم مي دارد. پاره اي شرايط عمده اي که بر آورد هدف را ممکن مي سازد بشرح ذيل يادآور مي شويم:
- نيروي انساني سازمان در رابطه با مسؤوليتها و وظايف محوله، بايد از تخصصهاي لازم برخوردار بودند و متعهد و مؤمن به کار باشند؛
- تنظيم برنامه ي سازمان از مشارکت اعضا با توجه بر آگاهيهاي آنان در زمينه ي تصميم گيري نشأت گيرد، تا افراد به حکم اقدام به تصميمات خود، در دنبال کردن هدف کوشش نمايند؛
- هدف سازمان ضمن تعقيب هدفهاي توليدي و اجتماعي موجبات ازدياد عايدي و درآمد اعضا را هم فراهم سازد؛
- وسايل و تسهيلات و امکانات کافي براي رسيدن به هدف فراهم شود؛
- همبستگي بين اعضا در رابطه با هدف موجود باشد. تا اعضا در قالب يک گروه از روحيه جمعي متأثر شده و بدون توجه به نوع کار و مسؤوليت، در تحقق هدف اهتمام ورزند.

وحدت مديريت و رهبري

در هر سازماني ايجاب مي کند که يک فرد در رأس مديريت و رهبري قرار گرفته و تمام مسؤولين را در انجام امور ياري کند. اين امر بدين معني نيست که فرد واحدي در سازمان تام الاختيار تصميم بگيرد. بلکه يک فرد با کارداني، تخصص و تعهد خود، مصوبات سازمان را که از مشاوره با شوراي ذي صلاحيت ناشي مي شود طي برنامه اي مدون به اجرا در آورد. تا تشتت آرا در اجراي امور به عمل نيايد. به طوري که يادآور شديم مدير بايد متخصص و مجرب باشد، تا با بينش کارها را به اجرا در آورد. پس فقط اتخاذ تصميم کافي نيست، بلکه نحوه ي به اجرا در آوردن تصميمات با رهبري فرد مدير بستگي دارد. لذا مي توان گفت که امر مديريت مورد خطيري است که در تعالي فعاليتهاي يک سازمان نقش عمده اي را بازي مي کند، حتي اگر تصميمات سازمان در شورايي اتخاذ شود. از اين رو تخصص، تعهد و تجربه ي مديريت را در هر سازماني، در رابطه با هدف آن سازمان الزامي مي شماريم.

هماهنگ ساختن اجزا

براي اينکه سازمان نافع باشد، هماهنگي بين اجزاء آن يک الزام اصلي است به طوري که اگر اعضاي سازمان اتحاد قوا نداشته باشند، در نتيجه دوري از هدف ايجاد خواهد شد. هماهنگي بين واحدهاي مختلف اجرايي نمي تواند به عمل آيد، مگر اينکه بين فعاليتهاي مختلف مؤسسه هماهنگي موجود باشد. سپس جهت برقراري اين عامل حياتي مؤسسه، لازم است ارتباطي بين واحدهاي سازمان در قسمتهاي اجرايي و ستادي به عمل آيد. بهبود بر آورد اين هدف با برقراري تسهيلات انتقال پيغام به طور شايسته بين واحدهاي مختلف، به طوري که زندگي و کار مشترک را ترسيم کند مثمر به نظر مي رسد. ايجاد ارتباطات عمودي در مديريت موجب مي شود که بستگيهايي بين اعضا بدون اتلاف وقت به وجود آيد. اعمال مديريتهاي « درباز »(4) بر آورد چنين هدفي را آسان مي سازد. به علاوه در سايه ي ايجاد ارتباطات مادي و معنوي بين کارکنان واحدهاي سازماني، با برخورداري از يکپارچگي، به شکل يک مولد بزرگ در مي آيند. در نتيجه ي برقراري ارتباطات بين کارکنان، اعضاء خود را به سازمان وابسته احساس کرده و حس اعتماد در آنها به وجود مي آيد. حس اعتماد در يک مؤسسه موجب مي شود، که يک عضو، نسبت به همکار ديگر خود اعتماد داشته و نيروي خود را از روي علاقه به کار برد.
پاره اي از شرايطي را که ايجاد آنها به تحکيم هماهنگ ساختن اجزا در يک سازمان کمک مي نمايد مي توان بدين شرح ذکر نمود:
- در سازمان تقسيم کار به عمل آيد و نحوه ي استفاده از زمان براي تک تک اعضا روشن شود؛
- مسؤوليتهاي اعضا در رابطه با تخصصهاي آنان باشد؛
- هر عضو داراي يک مسؤوليت باشد « در صورت اضطرار براي مدت بسيار کوتاه حداکثر يک ماه، سپردن دو مسؤوليت در آن واحد به يک عضو مانعي ندارد »؛
- وظايف هر يک از افراد روشن و مشروح باشد؛
- هر عضو ميدان فعاليت و خيطه ي مسؤوليت خود، را بشناسد؛
- هر عضو مسؤوليت همکار نزديک به خود را بشناسد؛
- جلساتي مستمر در زمانهاي قبلاً تعيين شده، جهت آشنايي کارکنان از فعاليتهاي سازمان تشکيل شوند؛
- به منظور آشنايي با مسؤولين جديد تغيير مسؤولين واحدهاي سازماني به اطلاع اعضا برسد.

تصميم گيري

برآورد هدفهاي سازمان که موفقيت مديريت را موجب مي شود، به اتخاذ تصميمات منطقي سازمان بستگي دارد. چه تصميم گيري در رابطه با به مورد اجرا گذاشتن برنامه است. اگر عمل مديريت را در به کارگيري امکانات مادي و نيروي انساني در مسير هدفي مشخص خلاصه کنيم. بايد بگوييم که به ثمر رسيدن امکانات بدون توجه بر اينکه چه عملي بايد انجام شود، در چه بعدي از زمان و طبق کدام خط مشي عملي نيست.
پاسخ به نکات مذکور مستلزم تصميم گيري است. بدين جهت است که امر تصميم گيري ها از اهم وظايف مدير به شمار مي رود. لازم است که مديران جهت موفقيت در اداره ي امور سازماني حتي الامکان از صرف وقت خود در امور اجرايي خودداري نموده و با واگذاري آن امور، به دستياران اوقات خود را به برنامه ريزي و تصميم گيري در اجراي محتواي آن اختصاص دهند. ولي از تصميم گيري چه مفهومي استنباط مي شود؟
تصميم گيري موجبات حلاجي امور سازمان را فراهم نموده و گره گشايي مشکلات موجود را موجب مي شود. بدين معني که در سازمان جهت حل يک مشکل، راه حل منطقي با توجه به امکانات از ميان طرق مختلف در مورد موضوعي انتخاب مي گردد. قبل از انتخاب راه حل، لازم مي نمايد که، تجزيه و تحليلي از راه حلهاي مختلف به عمل آيد. جهت توفيق در اين عمل، استفاده از تجارب عمدي و غير عمدي منطقي است، بدين شرح که مدير از آنچه که در مؤسسه به عنوان سوابق زنده، چون اعضاي قديمي و مدارک موجود است استفاده مي نمايد. و يا امکان دارد که مدير دست به تحقيقات ميداني بزند. که در هر صورت يافته ها را تجزيه و تحليل نموده و نتيجه گيري مي کند.
پس از دستاوردهايي در مورد بخصوص، از افرادي ذي صلاحيت در سازمان نظر خواهي مي نمايد. لازم به يادآوري است که مرحله ي نهايي اتخاذ تصميم درهر موردي مربوط به تکنوکراتهاي سازمان است. ولي تصميمگيري درمورد سياستها و خط مشيهاي (5) سازمان که حتماً بايد با مشارکت مسؤولين عمده اتخاذ گردد. مشارکت همگان درموردي بخصوص که مي توانند اظهار نظرهايي بنمايند، قبل از انجام تصميم گيري، موجباتي فراهم مي نمايد که افراد به مصوبات احترام گذشته و در اجراي آن همت گمارند. ولي لازم است که مرحله ي نهايي اخذ تصميم با مشارت متخصصين مربوط به امر تصميم گيري عملي شود. متخصصاني که طرف شور و مشورت مديريت قرار مي گيرند.
از تصميم گيري بايد يک نتيجه ي مطلوب عايد شود، تا بدان وسيله سازمان بتواند به خواسته هاي خود جامعه عمل بپوشاند. با توجه به متفاوت بودن خواسته هاي سازمان ها امکان دارد که عمل تصميم گيري با تأسي از ملاکها و ضوابط در سازمان هاي مختلف متفاوت باشد. لازم است قبل از مبادرت به تصميم گيري، درموردي خاص، امکان بر آورد موردتصميم گيري سنجيده شود. براي مثال هر آينه جهت تأمين نيروي انساني، موسسه به دنبال افرادي بگردد که از نظر کارايي از کيفيت عالي برخوردار باشند، روابط انساني را بفهمند، کاملاً وظيفه شناس باشند، تجارب عاليه داشته باشند و... پيدا کردن چنين افرادي، امکان دارد سالها طول بکشد، در نتيجه سازمان از بر آورد هدفهاي خود عقب مي ماند. لذا منطق حکم مي نمايد که در چهار چوب ملاکهايي که بر آورد هدف، در امر تصميم گيري تسهيل مي شود موضوع موردتصميم محدودگردد. تا در اتخاذ آن مشکل ايجاد نشود. اگر در زندگي روزمره نيز، فرد دامنه ي توقعات خود را در تصور هدفي، نامحدود کند، در انتخاب راه رسيدن بر آن، که متکي بر اخذ تصميم در آن زمينه است، دچار اشکال خواهد شد. چنين است وضع افرادي که بدون توجه بر امکانات و امتيازات شخصي به دنبال پايگاهي در اجتماع مي گردند، که شايستگي آن را نداشته و چه بسا سالياني در راه حصول مقصود وقت مي گذرانند. به اميد روزي که با رسيدن به موقعيت اجتماعي خاص از زندگي برتري بهره مند شوند.
نکات مذکور بيان مي دارد که تصميمات به جاي توجه به حداکثر نتيجه ي عايد از رسيدن به هدفهاي بهتر است، معطوف به حصول هدفهاي ممکن به صورت مطلوب باشند. در اين صورت نيروي مصروف به تعيين طرق بر آورد مقصود به هدر نمي رود. به طوري که مشهود است هر گاه جهت بر آورد هدفي عاليترين راهها براي حصول بهترين نتيجه تصور شوند، در آن صورت در راه ايده آل گام برداشته ايم که رسيدن بدان، خود ايده آل بوده و بر آورد آن مقدور نيست.

هر چند عمل تصميم گيري باتوجه به اطلاعات معلوم درباره ي موضوع بخصوصي نمي تواند هميشه نتيجه اي کاملاً مثبت عايد کند، ولي امکان دارد، با درصد بيشتر اطمينان، به نتيجه مثبت رسيدن همراه باشد. بر عکس امکان دارد که تصميم گيرنده، چه سازمان و چه فرد بدون آگاهي از نتايج، تصميمي را اتخاذ نمايد. در اينجا تصميم به صورت ريسک خواهد بود که امکان دارد نتيجه مثبت يا منفي باشد.
با توجه بر آنچه که گذشت لازم مي نمايد، که به منظور اخذ تصميم بهتر به نکاتي بشرح ذيل توجه گردد.
- هدف يا هدفهاي مربوط به موضوع تصميم مشخص شده و علت تصميم گيري روشن شود؛
- محدوده ي هدفهاي موضوع موردتصميم تعيين گردد؛
- در مورد تصميم گيري به خط مشي و سياستهاي سازمان توجه گردد؛
- مشکلات رسيدن به هدف يا هدفها تجزيه و تحليل گردد؛
- امکانات بر آورد کننده ي هدف مورد توجه قرار گيرد؛
- عواملي که کاربرد امکانات را به سرعت ميسر مي سازند، در قالب « استراتژي »(6) انتخاب شوند؛
- از کل عمليات، بررسي کامل به عمل آمده و سپس تصميم اتخاذ گردد.
باتوجه بر مفهوم تصميم گيري، مي توان گفت که، تصميم گيري وظيفه ي مديرت و گه گاه خودمديريت و بيان هدف سازمان است.
تصميم گيري در هر شرايطي که اتخاذ گردد بهتر است داراي ويژگي هاي ذيل باشد:
- روشن بودن:
تصميم بايد واضح، روشن و قابل تفهيم براي مجريان باشد، تا اجراي آن در عمل دچار اشکال نگردد.
اغلب ملاحظه مي شود که تصميمات متخذه در سازمانها، به علت روشن نبودن، در حين اجرا ايجاد اشکال مي کند. به طوري که تفسير آن مستلزم اخذ اطلاعات از افراد تصميم گيرنده است.
- با مشورت صورت گرفتن:
لازم است تصميم با مشاورت اتخاذ گردد و بررسي نهايي مورد تصميم از نظر ميزان بازدهي بوسيله ي صاحب نظران و متخصصان مورد بررسي نهايي قرار گيرد.
- مفيد بودن:
تصميم بايد با توجه بر نتيجه اي که بايد عايد شود اتخاذ گردد. تا زمان مصروفه براي اخذ تصميم بيهوده صرف نشده باشد. بدين معني که تصميمات فاقد کيفيت در موردي خاص اتخاذ نشود.
- متمرکز بودن اخذ تصميم:
به منظور ايجادهماهنگي، ايجاد مي کند که سازمان مورد مسايل عمده و کلي يکجا اخذ تصميم کند. تا از تفرق جلوگيري شود و برايند نيروي اجرايي به عمل آيد.(7)
تصميم گيري بر حسب شرايط صورت مي گيرد که به صور ذيل مطرح شده است:
- تصميم گيري در شرايط مطمئن: اين گونه تصميم گيري موقعي صورت مي گيرد که عوامل و متغيرهاي مؤثر و موجود در تصميم گيري معلوم باشند. يعني شرايط قابل کنترل باشد بهره دهي اين گونه تصميم گيري بيشتر است.
تصميم گيري در شرايط عدم اطمينان: اين نوع تصميم گيري زماني صورت مي گيرد که تعدادي از متغيرها غير قابل کنترل باشند و اطلاعات براي پيش بيني در دسترس نباشند. بهره دهي اين گونه تصميم گيري کمتر است.
- تصميم گيري در شرايط تعارضي: اين گونه تصميم گيري موقعي صورت مي گيرد که تصميم گيرنده ي سازمان، غير مترقبه در يک حالت ناگزير دست به اتخاذ تصميم زند.

رعايت ثبات در برنامه

برنامه ريزي چيست؟ برنامه ريزي عبارت است از تعيين نمودن هدفهاي اختصاصي و خطوط بزرگ عمليات دائمي سازمان و آماده نمودن امکانات لازم، از نظر مادي و نيروي انساني، در رابطه با برآورد هدفها(8). از برنامه ريزي يک برنامه منتج مي شود، که انجام عمليات مورد نظر را زمانبندي مي نمايد.
برنامه ريزي سازمان با توجه به بعد هدف ممکن است، به صورت کوتاه مدت تا حداکثر زمان اجرا به مدت 3 سال، ميان مدت تا حداکثر زمان اجرا 5 سال و طويل مدت، حداکثر زمان اجرا از 5 سال به بالا باشد.
جهت بهبود برنامه ريزي لازم است، تجزيه و تحليل و بررسيهاي بدين شرح به عمل آيد:
- رئوس مورد تجزيه و تحليل، هماهنگ شده و پيش بينيهاي لازم در اين زمينه به عمل آيد؛
- نقش نافذ بودن خطوط عمليات پيش بيني شده و ضمن پيش بيني و انطباق دائمي نقشهاي عناصر، همبستگيهاي نافذ عناصر سازنده ي برنامه در مسير پيشبرد هدف سنجيده شود.
اجراي يک برنامه ي مدون را روشي لازم است که به کار بستن يک استراتژي را تصوير مي کند. بدين طريق در سايه ي به کار گيري عواملي، کار برد امکانات موجود با ايجاد تسهيلات ميسر مي شود. پس از تنظيم يک برنامه به طريق مشروح در سازمان بهتر است آن برنامه تا آخر اجرا شود. تا نتيجه ي حاصل از آن قابل ارزشيابي باشد. چون در صورت قطع اجراي يک برنامه در وسط فعاليت ارزشيابي عملکرد و عوامل به کار گرفته شده ي سازماني امکان ندارد. ممکن است برنامه اي بنا به مقتضيات و شرايط بازده چشمگيري نداشته باشد. در آن صورت لازم است، رعايت انعطاف شده و اعمالي را در برنامه وارد و يا از برنامه خارج نمود. تا بدين طريق، از اصل رعايت ثبات در برنامه عدول نشود.

رعايت سلسله مراتب

اختياراتي از طرف واحدهاي سازماني براي اعضا جهت انجام وظايف تعيين شده داده مي شود. اين اختيارات که از مديريت کل سازمان ناشي مي شود و بين مسؤولين فرودست توزيع مي گردد، سلسله مراتب سازماني را به وجود مي آورد سلسله مراتب سازمان (9) يک بخش فرهنگي را مي توان بشرح ذيل ترسيم نمود:
با توجه به مرتبه ي مسؤوليتها، افراد فرودست از نظر انجام وظايف، ملزم به رعايت سلسله مراتب سازماني مي باشند. تا بدين طريق، شالوده ي نظم و محدوده ي اختيارات و مسؤوليتها در رابطه ي با انجام وظايف در هم نريزد. اختيارات تفويض شده به مديران، در سلسله مراتب مديريت يک سازمان رسمي 3 نوع مديران را بشرح ذيل به وجود مي آورد:
1- مديران فوقاتي: که ضمن تعيين خط مشي و سياستهاي سازماني، در حسن اجراي برنامه ها نيز نظارت دارند. اين گونه مديران هيچ گونه عامليت اجرايي ندارند. مانند رئيس سازمان و مشاورين عاليرتبه.
2- مديران مياني: که در تعيين خط مشي و سياست دخالت ندارند و بيشتر وظايف اجرايي دارند. مانند مديران ادارات کل.
3- مديران تحتاني: که با عاملين اجرايي تماس نزديک دارند. و صرفاً به اجراي عمليات اصلي سازمان مي پردازند، چون؛ رئيس اداره و متصدي دايره.
ملاحظه مي شود که؛ مديران فوقاني سازمان عاملين اجرايي نيستند، لذا ايجاب مي کند که خود را در بند اجراي عمليات گرفتار نکنند.
در دامنه ي هر سازماني که در بخش مفهوم سازماني توضيح داده شد، منطقه ي اجراي عمليات سازمان قرار دارد. که امکانات تدارک شده را در چهار چوب برنامه به کار مي برد. ولي منظور از اختيار و مسؤوليت در مديريت چيست؟

اختيار و مسؤوليت

I- اختيار:(10)

طبق اصولي که در اصل تصميم گيري بيان شد مديران درمورد اجرا يا عدم اجراي امور تصميماتي مي گيرند. اجراي اين تصميمات بوسيله ي اعضاي يک سازمان که در طبقات و واحدهاي مختلفي قرار دارند انجام مي شود.
مديران با استفاده از « اختيار » خود که مؤسسه بدين وسيله در آنها ايجاد حق نموده است، همکاران زير نظر خود را در سطوح مختلف ملزم به اطاعت از تصميمات متخذه مي نمايند. بدين طريق « اختيار » در مديريت وسيله قرار مي گيرد تا امور يک دستگاه طبق نظام خاصي به جريان افتد. توجيه مذکور اجازه ي اين اظهار نظر را مي دهد که اختيار به صورت قدرتي جلوه گر مي شود، که بدان وسيله مدير کارکنان را به انجام يا عدم انجام کاري فرمان مي دهد. اين قدرت طبق موازين و مصوبات سازمان مربوط به مدير تفويض مي شود.
تفويض اختيار به مدير، موجبات بر آورد هدفهاي سازمان را به طور نيکو فراهم مي سازد. از اين روست که اگر فردي در رأس مؤسسه اي به صورت عامل و فاقد اختيارات قرار گيرد، يک عامل دردناک براي خود و مؤسسه مربوط خواهد بود. چون که بدين وسيله تضعيف مقاصد سازماني حتي الوقوع است. فرد مدير به تنهايي قادر به انجام کليه امور در مؤسسه نيست. لذا بر وي لازم است که با تعيين حدود به افراد فرودست، تفويض اختيارات کند. اين نوع اختيارات بايد در رابطه با مسؤوليتها باشد. بدين معني که مسؤوليتهاي افراد، همطراز اختياراتي جهت انجام آنها باشند. در صورت ناهماهنگي و نقصاني در اختيارات، قدرت اجرايي کاهش يافته و انجام امور دچار تزلزل مي شود. علاوه بر تفويض اختيار از طرف سازمان به عضو، يک عضو، با توجه به صلاحيت شغلي از اختياراتي برخوردار است. براي مثال معلم در ارزشيابي دانش آموز و اجازه ي ارتقاء به او، اختياردار است. ولي جهت تحکيم و يکپارچگي سازماني، بهتر است که ملاکهاي اختيارات ناشي از تخصص و صلاحيت کاري نيز از طرف سازمان تعيين و کنترل شوند.
اختيارات مديران در مؤسسات از دو منبع سرچشمه مي گيرد:
منبع اول: در يک مؤسسه خصوصي در بعضي از جوامع که زاييده ي سرمايه و مالکيت اختصاصي است، اختيار ناشي از حق مالکيت خصوصي است. در مؤسسات عمومي يا دولتي، اختيار ناشي از دولت است که به فرد عامل يا مدير به طور رسمي تفويض مي شود.
منبع دوم: گردن نهي اعضاي يک مؤسسه به پذيرش فرمان يک مدير، که او را قادر به صدور دستورات اجراي امور مي نمايد. در تثبيت اين نظر، هر آينه در دستگاهي، اختيار به صورت رسمي و خصوصي به مدير تفويض شود ولي زيردستان از او فرمان نبرند، در اين صورت اعمال مديريت تحقق نخواهد يافت. اين چنين اختياري قدرت مديريت را ناشي از زيردستان مي داند که در هر زمان و موردي احتمال تزلزل دارد. توجه به اهميت اختيار، لازم مي دارد تا گفته شود که زير بناي آن چگونه باشد استحکام يابد؟
منطقي به نظر مي رسد که اختيارات رسمي در مؤسسات، چه خصوصي و چه دولتي، با پذيرش آن از طرف اعضاي سازمان مستحکم شود. بدين طريق که مدير يک سازمان مورد تأييد اعضا و مقامات خصوصي يا دولتي متفقاً قرار گرفته و منبع اختيار تلفيقي به وجود آيد. ايجاد چنين مديريتي مرهون موجوديت دولت عدل گستر در اجتماع مي باشد.

II- مسؤوليت: (11)

کارفرما اختيار دارد افراد اجير خود را به کار وادارد. رئيس با استفاده از اختيارات تفويض شده مرئوسي را به انجام امور مأمور کند. درهر دو مورد مذکور بر کارفرما و رئيس وظيفه اي محول است که مسؤوليت انجام آن به وسيله ي کارکنان با خود اوست. مسؤول مؤسسه اي بر انجام امور ناگزير است، کارکنان را موظف ساخته و با استفاده از اختيارات خود آنها را مجبور به انجام وظيفه نمايد.
پس اعمال اجبار و به کار بردن ( جبر ) از طرف فرد است به فرودست براي انجام وظيفه اي همان مسؤوليت است.
موقعي که مي شنويم مديري در يک سازمان مسؤول است. يعني اختياري به او تفويض شده است. تا افراد سازمان را در ازاي مزد و حقوقي که مي گيرند مجبور به کار نمايد. در اين صورت مسؤوليت خود را که همان اعمال اجبار جهت انجام امور است انجام داده است.
مدير يا مافوقي در يک مؤسسه مي تواند به فرودست خود جهت انجام امري اختيار تفويض نمايد. ولي صحت انجام آن و در واقع مسؤوليت مربوط بدان هيچ وقت به آن تفويض نمي شود و شخص مدير مسؤول مستقيم است نه فرد عامل.
تفويض اختيار و واگذاري مسؤوليت سازماني به فرد، مستلزم داشتن شرايطي است، تا شخص بتواند، مؤسسه را در راه حصول هدف رهنمون شود. ما در اين مورد در صفحات بعد در مبحث شرايط مديريت سخن مي گوييم.

3. تشکيلات سازمانهاي آموزشي و پرورش

تعريف: سازمانهاي (12) آموزشي، ارکان اصلي نهاد وسيع آموزش و پرورش مي باشند که به منظور اشاعه ي تعليم و تربيت به وجود مي آيند. سازمانهاي آموزشي از خصوصيات ساير سازمانهاي اجتماعي نيز برخوردارند. مؤسسات (13) آموزشي متشکل از مدارس ابتدايي، متوسطه، عالي، دانشگاهها و ....مي باشند که در جوامع مختلف از يک يا دو سازمان مادر، به نامهاي وزارت آموزش و پرورش و آموزش عالي، که مديريت تعليم و تربيت رسمي را از سطح پيش دبستان تا دوره هاي عالي در بر مي گيرند. منشعب مي شوند. مدرسه به معناي اعم کلمه، براي پرورش و تربيت نخبگان، نيروي انساني جهت واحدهاي مختلف اجتماع، تکميل معلومات بزرگسالان جهت انطباق با زندگي در حال تغيير، تربيت انساني با شناخت جهت کشف وجود خود و تعقل در جهان و مافيها و... به وجود مي آيد:
مؤسسات آموزشي از دو قسمت عمده تشکيل مي شوند، که به نامهاي قسمت ستادي ( امور اداري و مالي ) و قسمت صفي ( امور آموزشي ) ناميده مي شوند. به تفکيک در مورد هر يک از آنها سخن مي گوييم.

الف: قسمت ستادي ( امور اداري و مالي )

وظيفه ي اصلي قسمت ستادي اين است که نيروي انساني، وسايل و لوازمي را که موجب بر آورد هدفهاي آموزشي سازمان مي شوند فراهم سازد. اين قسمت علاوه بر وظيفه ي اصلي که صرفاً اختصاص به تجهيز سطوح مختلف سازمان دارد، وظايف فرعي نيز عهده دار است. اين وظايف در قالبهاي مشورتي و تخصصي قرار دارند. جهت مشورت، مسؤولان و رؤساي قسمتهاي مختلف، رئيس يا مدير کل سازمان را ياري مي دهند.
براي مثال رئيس آموزش و پرورش شهري با رؤسا با مسؤولان قسمتهاي مختلف، چون امور کارگزيني، حسابداري و بودجه، در موردي خاص به شور مي نشيند.
مدير سازمان در مورد تصميم گيريهاي خاص، از تخصص کارشناسان اداري استمداد مي کند. وظايف فرعي امور اداري و مالي، جزء کارهاي روزمره ي اين قسمت از سازمان نيست. بلکه در مورد لزوم، به کمک مديريت سازمان مي شتابد.
کليه ي کارکناني که تسهيلات مسؤولين آموزشي را به منظور حسن انجام وظيفه، در رابطه با برآورد هدف فراهم مي کنند، در بخش ستادي قرار مي گيرند. قسمت ستادي از قسمتهاي ذيل تشکيل مي گردد.
- امور کارگزيني
- امور بودجه
- امور حسابداري
- امور کار پردازي
- امور روابط عمومي
- امور حقوقي، قضايي و مجلسي
- امور دفتري
اين قسمتها در سازمانهاي مختلف بوسيله ي ادارات فرعي استمداد مي شوند.

امور کارگزيني

يکي از مهمترين قسمتهاي امور ستادي است که نيروي انساني لازم را براي احراز مشاغل و تصدي مسؤوليتهاي سازمان استخدام نموده و در نگهداري آن اقدامات لازم را به عمل مي آورد.
در قالب کارگزيني، دواير پرسنل و آمار و رفاه اجتماعي قرار دارند، که به منظور فراهم ساختن تسهيلات کارمندان سازمان به وجود مي آيند.
بر امور کارگزيني لازم است که در مورداستخدام افراد به سه مورد هدف، وظيفه و شغل توجه کند. بدين معني روشن کند که هدف از استخدام معلم در دوره ي راهنمايي، تعليم کدام مواد است. فرد مورد استخدام کيفيت تعليم آن مواد را داراست؟ سپس وظيفه کاري مستخدم جديد را که عبارت است از مقدار ساعاتي که در روز و ماه بايد به انجام وظايف رسمي بپردازد. تعيين کند. تا بدين نحو، کمبود نيروي انساني را جبران نموده و از تورم آن جلوگيري کند. در مرحله ي آخر شغل مستخدم را که مبين پست سازماني و تعيين کننده ي حقوق اوست تعيين کند و توجه نمايد تا متقاضي در محدوده ي شرايط احراز اين شغل قرار گرفته و پس از استخدام موجبات ناراحتي سازمان را فراهم نکند. پس از رعايت موارد ياد شده، لازم است در امر انتخاب جهت استخدام، به قدرت جسماني و کيفيت معنوي داوطلبان نيز توجه شود. بدين معني که استخدام افراد ايجاد مي کند، تا شرايط لازم براي تصدي کار مورد نظر، چه آموزشي و چه اداري، با توجه به اهميت آن، خصوصاً در مورد امور آموزشي قبلاً تعيين شده باشند. توجيه يک فرد داوطلب استخدام براي تصدي کار از جنبه هاي رفتاري، معنوي، آگاهي، هوش، فهم و قدرت جسماني بايد از طريق آزمايشهاي مختلف به عمل آيد و ضمن بررسيهاي رواني، علاقه و انگيزش فرد نيز، از جهت قبول کار مورد نظر سنجيده شود. کارگزيني مي تواند سنجشهاي مذکور را به کمک واحدهاي ذي صلاحيت سازمان انجام دهد. انجام مصاحبه هايي از طرف مسؤولين مؤسسه براي انتخاب يک فرد پس از انجام آزمايشهاي لازم به منظور کاهش اشتباه در امر انتخاب ضروري است.
جهت استخدام افراد، امور کارگزيني بايد به تجسس پرداخته و با جلب داوطبان زياد بهترين را از ميان بيشترين انتخاب نمايد. کارگزيني بعد از استخدام ملزم است، براي شناخت و رفع نقايص کاري افراد جديد الاستخدام، يک دوره آزمايشي براي آنها در نظر بگيرد. قبل از گماردن جديد الاستخدامها به کار، آنها را با هدفها و مقررات کلي سازمان آشنا سازد.
آموزش ضمن خدمت نيز جهت ازدياد معلومات کارکنان اداري و بدين وسيله ايجاد تغييرات مراتب اداري که موجبات دلگرمي به کار آنان را فراهم مي سازد، از وظايف کارگزيني محسوب مي شود.
به طور کلي کارگزيني بايد:
- بازده سازمان را با سنجش کارايي کارکنان افزايش دهد؛
- موجب تقليل هزينه هاي سازمان شود؛
- موجب تقويت روحيه و فراهم ساختن ادامه ي خدمت بهتر کارکنان گردد؛
- منابع نيروي انساني لازم را بشناسد؛
- مشاغل افراد را مشخص نمايد؛
- حدود اختيارات تفويض شده به افراد را با توجه به مسؤوليت آنان تعيين کند؛
- مستخدم را از بدو استخدام تا بازنشستگي از نظر ترفيع و ترفيه تعقيب کند؛
- با توجه به بهبود اوضاع سازماني، انتقال افراد را از قسمتي به قسمت ديگر به مديريت سازمان پيشنهاد کند؛
- شرح وظايف افراد را دقيقاً تعيين کند.

امور بودجه

اين امور، در آمدها و هزينه ها را براي انجام برنامه هاي سازمان، در يک مدت معين از زمان پيش بيني مي کند. بدين منوال، اعتبار پولي موجود و احتمالي را با توجه بر اهميت و کيفيت امور در برنامه ي سازمان تقسيم بندي مي نمايد. بودجه معمولاً در سازمانهاي آموزشي براي يک سال بسته مي شود. آغاز و انجام آن در جوامع متأثر از شروع و پايان سال تحصيلي است.
در حقيقت بودجه، اموري را در بر مي گيرد که در آينده، در يک سازمان انجام خواهد شد. لازم است قبل از اجراي برنامه، بودجه تنظيم شود و با توجه به برنامه شکل گيرد.
مسؤول بودجه موظف است، مدت معيني را براي بودجه پيش بيني کند، موازنه در دخل و خرجها برقرار نمايد، سازمان را از کسر بودجه بري دارد و بالاخره بودجه هر ماده از برنامه را به تفصيل تعيين نمايد. توجيه و تعريف بودجه که ذيلاً بدان مي پردازيم، مي تواند روشنگر وظيفه ي مسؤول بودجه باشد.
توجيه و تعريف بودجه: براي مثال دو هزار ريال پول از کار روزانه دريافت خواهيم کرد. براي بعد از خروج از محل کار خود، درمورد نحوه ي خرج اين مبلغ، به طوري که رفع نيازهاي ما بشود، برنامه ريزي مي کنيم. مثلاً از اين مبلغ، مقداري براي خرج خوراک در نظر مي گيريم. مبلغي براي کرايه رفتن به منزل اختصاي مي دهيم، و .... در اينجا ما با توجه بر مبلغ موجود، بودجه بندي مي کنيم. کدام عوامل در بودجه بندي ما دخالت دارند؟ پولي که داريم؛ حاصل کاري است ( درآمد ) که بايد در يک مدت معلوم، طبق برنامه ي معين ما، در مسير رفع نيازهاي معين مان ( هدف ) هزينه شود. ما اين عوامل را پيش بيني مي کنيم. پس در واقع يک نقشه ي عملياتي تنظيم مي نماييم که همان بودجه بندي است. پس با توجه بر آنچه که گذشت مي توان گفت که:
بودجه عبارت است از پيش بيني در آمدها و هزينه ها، در مدت معيني از زمان براي انجام برنامه اي معين در مسير هدفي معلوم. پس در واقع آنچه را که سازمان يا دولت به نام بودجه تنظيم مي نمايد، مبين برنامه هاي آنهاست. بودجه مختص دولت و يا سازمانهاي دولتي نيست، بلکه هر واحد توليدي و بازرگاني نيز بودجه اي دارد.
بودجه ي سازمانهاي آموزشي، در جوامعي که زير نظر دولت اداره مي شوند ( مثل ايران ) بوسيله ي خود دولت، با همکاري شعب سازمان آموزش و پرورش تنظيم مي شود. بدين طريق که همه ساله وزارت آموزش و پرورش نيازهاي خود را، با توجه به تعداد دانش آموزان، از نقطه نظر نيروي انساني ( معلم و کارمند ) اماکن آموزشي ( مدرسه ) و ساير نيازهاي تجهيزي چون کتاب، وسايل تحرير، وسايل آزمايشگاهي و.... بر آورد کرده و به دولت ابلاغ مي نمايد. دولت نيز با توجه به درآمد خود، سعي در تأمين اعتبارات لازم، جهت هزينه ي مواد مندرج در بودجه ي آموزش و پرورش مي نمايد.
تأمين اعتبارات مواد بودجه آموزش و پرورش، منوط به توجه و درآمد دولت دارد. چه بسا امکان دارد که در جامعه اي، آموزش و پرورش از اولويت خاصي برخوردار نباشد و رقم برطرف کننده ي نيازهاي آن، در بودجه ي دولت منظور نگردد. از اين روست که سازمانهاي آموزشي در چنين جوامعي ناگزير به ازدياد تعداد دانش آموزان يک کلاس مي باشند. تا بدين وسيله در استخدام معلم، احداث مدرسه و تهيه وسايل آموزشي صرفه جويي کنند. اين چنين صرفه جويي در مايحتاج تعليم و تربيت، موجبات کاستي کيفيت آن را در چنين جوامعي فراهم مي سازد.
تنظيم بودجه ي سازمان مستلزم پيروي از اصولي است که مي توان آن را به شرح ذيل خلاصه نمود.(14)
اصل يکساله بودن: بودجه را مي توان براي زمانهاي متفاوت تنظيم نمود. ولي از جايي که هر سازماني بايد بيلان کار خود را داده و نتيجه ي عملکرد خود را بسنجد، و بخصوص سازمانهاي دولتي که ناگزير به گزارش اعتبارات دريافتي خود به نمايندگان ملت مي باشند، لذا مدت يک سال براي بودجه منظور مي شود. سازمانهاي آموزشي نيز از اين اصل پيروي مي نمايند. امکان دارد يک سازمان آموزشي به طرحهاي طويل مدت دست بزند. در اين صورت نيز آن مؤسسه ناگزير است، در پايان هر سال حساب خود را به نسبت کار انجام شده در قبال اعتبارات دريافتي با دولت تصفيه نمايد.(15)
اصل تعادل: به منظور جلوگيري از کسر بودجه، ايجاد موازنه در دخل و خرجهاي سازمان الزامي است. بدين منظور تقدم در آمدها بر هزينه ها نيز الزامي مي باشد.
اصل کامل بودن: درآمدها و هزينه هاي سازمان لازم است به طور کامل نوشته شوند. بدين شکل که در ستون درآمدها، کل دريافتها و در ستون هزينه ها، کل مخارج منظور گردد. اين امر موجب مي گردد که مسؤولين امور مالي، در بخشهاي تابعه با کندي عمل و کسر بودجه مواجه نشوند.
اصل تفکيک اعتبارت هر ماده: لازم است اعتباري که براي هر ماده در ليست بودجه منظور مي شود، براي تحقق هدف همان ماده، هزينه شود. تا برنامه ي پيش بيني شده در هر ماده به اجرا در آيد. ولي هر آينه هدف منظور شده درماده اي بر آورده گردد، و اضافه ي اعتباري از آن باقي بماند، در آن صورت مسؤولين سازمان مي توانند، آن اضافه اعتبار را با توجه بر اولويتها درماده اي ديگر هزينه کنند. معمولاً اين نوع انتقالات، در آخر سال مالي انجام مي گيرد. براي مثال هر آينه از اعتبارات هزينه ي سفرها و يا خريد گچ مصرفي کلاسهاي درس، اضافه اي باقي بماند، آموزش و پرورش مي تواند آن را طبق مقرارت به تجهيز مدارس اختصاص دهد.(16)

مراحل بودجه

بودجه داراي مراحلي است، که مشهورترين آن را در بودجه بندي دولت مشاهده مي کنيم. نظر به اينکه بودجه ي سازمان آموزش و پرورش نيز، در اکثر جوامع، من جمله در کشور ايران از دولت متأثر است، لذا مي توان مراحل بودجه را در بودجه بندي، سازمان آموزش و پرورش نيز مورد توجه قرار داده و آن را به شرح ذيل خلاصه نمود.
سازمان آموزش و پرورش، نيازهاي خود را طبق برنامه اي تنظيم کرده و به دولت پيشنهاد مي کند. دولت با توجه به پيش بيني در آمد خود، آن را مجدداً تنظيم نموده و به مجلس پيشنهاد مي کند. در مجلس بودجه ي سازمانهاي دولتي، در کميسيون اختصاصي بودجه مورد بررسي قرار گرفته و سپس به وسيله ي نمايندگان، طي بحثهايي مورد تصويب قرار مي گيرد. بودجه پس از تصويب در مجلس به وسيله ي دولت به سازمان مربوطه ابلاغ شده و به حال اجرا در مي آيد. لازم به تذکر است که بودجه ي سازمانهاي دولتي، يکجا از طرف دولت جهت تصويب به مجلس تقديم مي شود. مرحله ي آخر بودجه، نظارت در صحت اجرا و جلوگيري از عدول مفاد مندرج در آن است. معمولاً در هر سازمان دولتي هميشه سه بودجه در جريان است. بودجه اي که در دست اجراست، بودجه اي که در دست تنظيم است و بالاخره بودجه اي که در دست تفريغ است که به وسيله ي نمايندگان ملت از سازمانهاي وابسته تصفيه حساب مي گردد.

امور حسابداري

امور حسابداري مسؤول نگهداري و ثبت و ضبط درآمدها و هزينه هاي يک سازمان مي باشد. به عبارت ديگر حسابداري کليه وقايع مالي هر مؤسسه يا سازماني را ثبت و ضبط مي نمايد.
حسابداري عمليات دايره ي بودجه را قدم به قدم تعقيب مي کند و ناظر بر اجراي امور آن مي باشد. بر حسابداري لازم است که عمليات مالي انجام شده را به طور روزانه ثبت نموده و سپس کلياتي را در دفاتر ماهانه و سالانه براي استفاده در عمل تفريغ بودجه ثبت و ضبط نمايد. با توجه بر عملکرد امور مي توان، امور مالي سازمان آموزش و پرورش را در بودجه و اعتبارات و حسابداري خلاصه نمود که امور کار پردازي لازمه ي آنهاست.

امور کار پردازي

امور کارپردازي مسؤول خريد و تهيه ملزومات يک سازمان مي باشد. بر کار پردازي لازم است که به منظور حفظ منابع مؤسسه، خريد خود را از راه استعلام بها، انجام دهد. و کمترين هزينه را براي خريد لوازم سازمان مصرف کند.
به منظور صرفه جويي در وقت، يکنواخت کردن ملزومات سازمان و سرعت در خريد مايحتاج، بهتر است که لوازم مورد نياز قبلاً استاندارد ( تعيين مشخصات ) گردد و طبق ملاکها و مشخصات قبلاً تعيين شده، خريد عملي گردد. براي مثال؛ وزارت آموزش و پرورش مي تواند، مشخصات ميز و نيمکت مورد نياز خود را چون نوع، جنس، ابعاد، رنگ و... تعيين و سپس به تمام واحدها ابلاغ نمايد.
امور کار پردازي از اداراتي چون، تدارکات و خدمات و اموال متشکل است. اين ادارات خدمات عمومي سازمان را از قبيل حفظ و نگهداري ساختمان وسايل ارتباطي و نقليه، تعميرات آنها و انجام تشريفات گمرکي واردات سازمان را به عهده دارد.

امور روابط عمومي

امور روابط عمومي با موضوعاتي چون: ايجاد روابط و ارتباطات رفتاري بين اعضاي سازمان، ايجاد ارتباط سازمان با اجتماع و سعي در ايجاد تعلق خاطر نمودن عضو به سازمان سر و کار دارد. روابط عمومي به منظور جامه ي عمل پوشانيدن به هدفهاي خود، از طريق راهنمايي و ارشاد اعضا، بخصوص اعضاي جديد الاستخدام و مبتدي به شناسايي هدف، روش و ساخت سازمان، از راه سخنراني، فيلم، نشريات وسايل ارتباط جمعي و.... اقدام مي نمايد.

امور حقوقي و قضايي و مجلسي

اين امور سازمان آموزش و پرورش را در مورد تهيه ي پيش نويس لوايح قانوني، تصويب نامه ها، آيين نامه ها و اساسنامه هاي مربوط ياري مي کند و کليه ي امور مجلسي، حقوقي و قضايي سازمان را انجام مي دهد.
امور قضايي سازمان را دادگاههاي اداري تشکيل مي دهند که رسيدگي به تخلفات اداري کارکنان و تعقيب مستخدمين خاطي را به عهده دارد.

امور دفتري

اين قسمت از سازمان وظيفه دارد، نامه هاي وارده و صادره ي سازمان را در دفاتر مخصوصي طي شماره اي ثبت نمايد. رسانيدن نامه هاي صادره به صاحبان آنها نيز از وظايف اين امور است.
امور دفتري در سلسله مراتب اداري، ارجاع نامه ها را به مسؤولين مربوطه به عهده گرفته و اجراي دستور را تا مرحله ي انجام مي تواند، طي دفتر خود دنبال نمايد.

ب: قسمت صفي ( امور آموزشي )

تعريف: قسمت دوم تشکيلات سازمانهاي آموزش و پرورش، امور آموزشي است. اين قسمت مستقيم هدف سازمان را که بهبود و گسترش تعليم و تربيت است دنبال مي کند. امور آموزشي، وظيفه دارد، به تهيه و تنظيم برنامه هاي آموزشي کليه ي سطوح زير نظر بپردازد.
از جايي که اجزاي امور آموزشي در دستگاه هاي تربيتي، به نسبت گسترش و حجم سازمان متفاوت است لذا ذيلاً به ذکر و توجيه اجزايي که در کليه ي سازمانهاي آموزشي وجه مشترکي دارند مي پردازيم:
- امور پژوهش و برنامه ريزي؛
- امور تربيت نيروي انساني و باز آموزي؛
- امور آموزش دوره هاي تحصيلي؛
- امور امتحانات.

امور پژوهش و برنامه ريزي

اين امور جهت بهبود بخشيدن به نظام آموزشي، به تحقيقات در اين زمينه مي پردازد و با توجه به نيازهاي جامعه ي مربوط برنامه ريزي مي کند.
در برنامه ريزي اين امور علاوه بر ساخت کلي برنامه، محتواي مطالب درسي نيز از نظر کيفي و کمي مورد توجه است.

امور تربيت نيروي انساني و باز آموزي

اين امور وظيفه دارد که به تربيت نيروي انساني لازم در سطوح مختلف تحصيلي پرداخته و در ضمن، تسهيلات لازم را جهت جذب نيرو و بروز نگهداشتن معلومات نيروي انساني شاغل فراهم مي سازد.

امور آموزشي دوره هاي تحصيلي

تهيه و تنظيم آيين نامه ها جهت اجراي برنامه هاي تحصيلي، در دوره هاي مختلف و نظارت بر صحت اجراي آنها، از وظايف اين امور مي باشد. در واقع مي توان گفت که عامل اجرايي و دنبال کننده ي هدف سازمانهاي آموزشي، اين امور مي باشد.
وسعت و تعداد اجزاي امور آموزشي دوره هاي تحصيلي، با گسترش و وسعت سازمان در ارتباط است. بدين جهت در سازمانهاي آموزش و پرورش، که آموزشهاي قبل از تحصيلات عالي را به عهده دارند، امور آموزشي دوره هاي تحصيلي به اجزايي چون؛ امور آموزي کودکستان « آمادگي » دبستان، دبيرستان، مدارس فني و حرفه اي و هنرستانها که اغلب به نامهاي تعليمات کودکستان، دبستان، متوسطه، مدارس فني و حرفه اي و هنرستانها ناميده مي شوند، منقسم مي گردد. اين امور در مؤسسات آموزش عالي ( دانشگاه ها و مدارس عالي ) بين دانشکده ها تقسيم شده و زير پوشش مديريت کل آموزش استان آن مؤسسه قرار دارد.

امور امتحانات

نظارت بر حسن اجراي امتحانات، صدور تأييديه هاي تحصيلي و نگهداري سوابق مربوطه از وظايف اين امور است.
به طوري که مشروح افتاد، امور آموزشي سازمانهاي تربيتي که مستقيماً اشاعه ي هدف آموزش و پرورش را به عهده دارند، موظفند امکانات موجود سازمان را در راه باروري هدف به کار گيرند و با توجه به امکانات، کميت و کيفيت افراد زير پوشش آموزش، اقدام به ايجاد دواير و اداراتي بنمايند. به طور مثال سازمان وزارت آموزش و پرورش مدارس ايراني درخارج از کشور را به امور روابط بين المللي واگذار مي نمايد در صورتي که امور مربوط به دانشجويان خارج از کشور زير نظر امور دانشجويان سازمان آموزش عالي که به روابط بين المللي ارتباطي ندارد اداره مي شود. بدين سبب، سازمانهاي آموزش و پرورش، از امور آموزشي متفاوتي برخوردارند.
بنابراين نوع تشکيلات امور آموزشي هر سازمان تربيتي در رابطه با هدف و وظيفه ي آن سازمان مي باشد.

پي‌نوشت‌ها:

1. Organisation.
2.A umagi-M; Guide Pratique d"organisation administrative èd; Les éditions d"organisation, Paris 1978.
3. جهت اطلاع بيشتر از نهاد و ايدئولوژي به جامعه شناسي آموزش و پرورش صفحه ي 9 تا 12 تأليف نگارنده مراجعه شود.
4. در مديريت « درباز » در پيشنهاد دادن به روي همه ي اعضاء باز است.
5. سياست به کارگيري عواملي است که طي طريق در روي خط مشي را آسان مي سازد. خط مشي راه رسيدن به هدف است که قبل از دست زدن به عمل انتخاب مي گردد. خط مشي مي تواند مأخوذي از تصميم گيري باشد. مثال از کوه بالا رفتن، انتخاب راه صعود ( خط مشي ) تعيين محل اتراق کردن جهت تمديد قوا ( سياست ) است.
6. استراتژي در مورد تصميم گيري، بکارگيري عوامل و راهکارهايي است که عملي شدن مورد تصميم گيري را سرعت مي بخشد. به طور مثال درتغيير نظام آموزش و پرورش « نوآموزي » و « بازآموزي » معلمان يک استراتژي است.
7. اعمال اين نظر در سازمانهاي غير متمرکز نيز صادق است که تصميمات مربوط به واحدها را يکجا اتخاذ کنند.
8. جهت اطلاع بيشتر از برنامه ريزي، به جامعه شناسي آموزش و پرورش تأليف نگارنده مراجعه شود.
9. رئيس بخش که مسؤول کلي يک بخش فرهنگي است. مسؤوليت آموزش و پرورش رسمي را در قسمتي از يک شهر يا يک شهرستان به عهده دارد. معاونان بخش او را در انجام اين مسؤوليت ياري مي کنند.
- مديران مدارس با تأثر از ضابطه ي بخش فرهنگي تابعه زير نظر رئيس بخش که امکان دارد در اين مورد معاونان نيز او را ياري بدهند، انجام وظيفه مي کنند. معاونان مدارس در انجام وظايف به مديران مدارس که اغلب رؤساي مدارس ناميده مي شوند کمک مي کنند.
10. Autorité.
11. Responsavilité.
12. Organisation.
13. lnstitut.
14. در مورد بودجه و مراحل آن مراجعه شود به کتاب بودجه، تأليف عليمحمد اقتداري، منوچهر تهراني و مهرداد اتحاد، از انتشارات مدرسه عالي حسابداري 1347.
15. سازمانهاي آموزشي غير دولتي به لحاظ برخوردار نبودن از بودجه دولتي، از اين قاعده تبعيت نمي کنند.
16. مواد تفکيک شده ي نزديک به هم را مي توان در يک فصل قرار داد بر حسب اولويت و ضرورت اعتبارات فصل را در ماده ها توزيع نمود.