راهنمایی هایی برای مدیریت بهتر وقت

اگر معمولا جمله ی «من وقت انجام این کار را ندارم» را به کار می برید یا کارهایتان را به دلیل نداشتن وقت، به تعویق می اندازید، یک لحظه صبر کنید و سپس با نظارت بیشتری روی وقتتان، دوباره برنامه های خود را از سر گیرید. در اینجا چند نکته ی ارزشمند با شیوه های مؤثر، برای مدیریت وقت مطرح شده است.

1. وقتتان چگونه می گذرد

اگر مایل به استفاده بهتر از اوقات خود هستید، نخست باید دقیقاً بدانید که در حال حاضر وقت خود را چگونه سپری می کنید. به فعالیت هایی که به طول معمول در روزهای کاری دارید، بیندیشید: قرار ملاقات ها، سرپرستی افراد، حضور در جلسات، مرور یا نوشتن طرح های پیشنهادی، تصمیم گیری ها، تکمیل طرح ها، تماس تلفنی، تهیه ی گزارش، سفرها، مطالعه نشریات و... .
هم چنین لازم است درباره ی اوقاتی که هر روز به دلیل مسائلی مانند امور پیش بینی نشده، مزاحمت های مکرر، تأخیرها، برنامه ریزی های نادرست و بحران مدیریت هدر می روند نیز بیندیشید.
یک روش مناسب برای مشخص کردن اوقات از دست رفته و جلوگیری از آن، این است که فعالیت های روزانه ی خود را به مدت یک یا دو هفته ثبت کنید. سپس مندرجات مشروح در یادداشت را تحلیل کنید و الگویی را که نمایانگر نوع فعالیت های روزانه ی شماست، بیابید.
آن گاه کلیه ی جزئیاتی که شامل اجرای یک کار یا طرح است و یا کلیه ی مشکلات و مزاحمت های موجود را ردیابی کنید.
این کار را چند ماه انجام دهید و یادداشت های خود را برای یافتن الگوهای تکراری نظیر مزاحمت ها و اخلال های مکرر یا عادت های غیر خلاق، مطالعه کنید. سپس برای حذف و یا رفع آن ها راه هایی بیابید.
عملکردهای روزانه ی خود را که آشکارا در یادداشت های خود آورده اید، با آن چه تصمیم به انجام آن داشته اید مقایسه کنید. این روش به راستی شما را هوشیار خواهد کرد و نشان خواهد داد به چه میزان موقعیت ها را به دیگران واگذار می کنید و برنامه ی زمان بندی شما تحت فرمان دیگران و رویدادها، «و نه شما» قرار دارد.

2. هدف خود را تعیین کنید.

نکته ی کلیدی در مدیریت وقت، داشتن اهداف تعریف شده ی روشن است. آن ها را بنویسید و نمایان سازید. یک بار اهداف خود را براساس اولویت هایتان تنظیم کنید؛ وقت مشخصی را به آن ها اختصاص دهید و کلیه ی فعالیت های لازم را برای تحقق اهداف یادداشت کنید.
برای آسان تر شدن کار خود، زمان لازم را برای انجام هر هدف در کنار آن یادداشت کنید؛ آن گاه اهداف خود را به سه دسته تقسیم نمایید:
• اهداف روزمره، که عبارت است از مدیریت وقت و شامل تخصیص وقت معین، برای برنامه ریزی روزمره، مشخص ساختن آخرین فرصت برای هر کاری و وقت شناس بودن؛
• اهداف شرکت (شغلی)، یا اهداف دراز مدت که شما و مدیریت تعیین کرده اید؛
• اهداف شخصی یا فعالیت ها و تعهدهای خارج از محدوده ی فعالیت های کاری شما؛ تنظیم وقت برای انجام این دسته از کارها بسیار مهم است.
اختصاص اوقاتی برای تفریح و گذارندن وقت با خانواده و دوستان، تخصیص وقتی برای ورزش روزانه و ... باید به خوبی طراحی شده باشد.

3. یاد بگیرید چگونه برای فعالیت های خود طرح ریزی کنید.

تنظیم اهداف و طرح ریزی آن ها همزمان پیش می روند. با فهرست کردن همه ی گام های لازم جهت تحقق اهداف خود، اقدام به عملی ساختن آن ها کنید و خود را در یک موقیت زمان بندی شده لازم الاجرا، قرار دهید. همیشه به این نکته توجه داشته باشید که: برنامه ریزی از قبل تعیین شده، مانع عملکرد ضعیف می شود.
اگر در پایان هر روز، تنها پانزده دقیقه را به برنامه ریزی روز بعد خود اختصاص دهید، قطعاً برای آن روز، یک ساعت ذخیره خواهید کرد، و نیز صرف یک ساعت برای برنامه ریزی در یک طرح، شما را به اندازه ی چهار ساعت هنگام اجرا، به پیش خواهد راند.

4. به فعالیت های خود اولویت ببخشید.

وقتی یک طرح گسترده در دست دارید، آن را به کارهای قبل اجرای محدودتری تقسیم کنید. این عمل از تعلل در امور و احساس سرخوردگی جلوگیری خواهد کرد.
با فهرست کردن آن کارها در یک جدول زمان بندی شده ی دقیق، اهداف خود را به یک نقشه ی اجرایی تبدیل کنید. اگر احساس کردید شمار کارهای فهرست شده برای یک روز زیاد هستند، و به نظر شما، نمودار صحیحی از کارها نیستند، آن ها را به روزهای دیگر انتقال دهید. موعد مقرر هر یک از کارهایی را که فهرست کرده اید، مشخص کنید و برای پیگیری منظم وظایف محوله ی تان، در کنار آن ها یادداشت کوتاهی بنویسید.
تا آن جا که ممکن است، فعالیت های مشابه را کنار هم قرار دهید؛ زیرا به طرز شگفت آوری سبب صرفه جویی در وقت شما خواهد شد.
به وجود آوردن «فهرست بایدها» غالباً برای تعیین اولویت کارهایتان در برخی از انواع سیستم ها سودمند خواهد بود.

5. وقفه ها و گسیختگی ها را به حداقل برسانید.

اگر کارهایی را انجام می دهید که همگی مربوط به پاسخگویی و حل مشکلات کاری است که وظایفشان را شما مشخص کرده اید، وقتی برای شما باقی نمی ماند.
برآورد شده است که به طور متوسط در هر ساعت شش بار در کار مدیران وقفه ایجاد می شود. هر زمانی که تمرکز شما از بین رود، باید برای تمرکز دوباره، وقتی دیگر صرف شود. آیا اتلاف وقت نیست؟ هر گاه به علل این وقفه ها و مدت زمان از دست رفته پی بردید، می توانید از این وقفه ها جلوگیری کنید. همه ی وقفه ها و تداخل ها اتلاف وقت نمی کنند. شما می توانید آن ها را به جلسات سودمند تبدیل سازید. وقتی همکاران تان درباره ی موضوعی که نیاز به رسیدگی دارد، وقفه ای در کارتان ایجاد می کنند، از آن ها بخواهید، بعداً مراجعه کنند یا موضوع را در یکی از جلسات معمول مطرح کنند و یا از آن ها بخواهید در عوض طرح مشکلات، راه حل هایی را پیشنهاد دهند:

6. وقت خود را در جلسات کنترل کنید.

مقدار فروانی از وقت ارزشمند شما، صرف حضور در جلساتی می شود که معمولاً برای همه ی حضار سودمند نیست. پیش از اعلام حضور و در جلسه ی بعدی از خود بپرسید: آیا واقعاً باید در آن جلسه حاضر شوید.
اگر شما، خود برگزار کننده ی جلسه هستید، می توانید روش های متعددی به کار بندید تا وقت خود را در جلسه ای سودمند برای همگان صرف کنید. نخستین و مهم ترین مسئله، داشتن یک دستور جلسه ی تعریف شده است. برای هدایت جلسه، از دستور جلسه آگاه شوید و گام های اجرایی آن را فهرست کنید. اگر دستور جلسه را پیش از آغاز جلسه بین شرکت کنندگان توزیع کنید، همه ی آن ها برای حضور آماده تر و مشارکت جویانه تر مهیا می شوند. درباره ی مدت زمان جلسه و نه فقط زمان آغاز آن، تصمیم گیری کنید. این امر سبب می شود که همه ی افراد فقط به دستور جلسه بپردازند.
اگر محدودیت زمان دارید، جلسات سرپایی داشته باشید. در کمال تعجب خواهید دید که این گونه جلسات بسیار ثمربخش خواهند بود.

7. مهارت های ارتباطی خود را توسعه دهید.

افرادی را که با شما کار می کنند نسبت به برخی از برنامه ها یتان آگاه سازید. اگر چنین نکنید، احتمالاً آن ها سبب وقفه هایی غیر معمول در کارتان خواهند شد و برای تصمیم گیری ها، کسب اطلاعات یا کمک رسانی همواره به شما مراجعه می کنند. اگر در حال گرفتن اطلاعات، فرستادن یا گرفتن پیام هستید، مطمئن شوید که این ارتباطات صحیح فهمیده شده است. ارتباط می تواند روند بده، بستان باشد. درباره ی آگاهی هایی که قصد دارید به دیگران انتقال دهید، تصمیم گیری کنید. و نیز رویه ای اتخاذ کنید که دیگران توانایی به دست آوردن اطلاعات مورد نیاز خود را از شما داشته باشند.
الف – راهبردهایی برای انتقال پیام به دیگران
- یادداشت خلاصه ای از جلسات و تصمیمات اتخاذ شده (یک صفحه یا کمتر)؛
- خلاصه ی گزارشی از وضعیت یا نتایج (ابتدا خلاصه ی اجرایی و سپس ارائه ای دقیق و شفاف از آن)؛
- پست الکترونیکی، ابزاری مؤثر برای توزیع اطلاعات است، پس از آن سوء استفاده نکنید؛
- پست صوتی، در مواقعی که ارتباط به هنگام و مؤثر ضرورت دارد، به کار می آید. ارتباط نوشتاری را در صورت نیاز به ثبت همیشگی پی گیری کنید؛
ب – راهبردهایی برای دریافت پیام از دیگران
- با استفاده از اینترنت، جدول زمان بندی، فهرست کارها، گزارش وضعیت، فهرست قطعات، اطلاعات روزانه را انتقال دهید. در این صورت، هر چیزی که به خاطر آن دیگران با شما تماس می گیرند، به آسانی قابل دسترسی است و دیگران قادر به یافتن آن خواهند بود. احتمالاً، رفتار دیگران نیازمند تغییر است.
- یادداشت های Loius وسیله ی دیگری برای تقسیم اطلاعات در بین مردم یا گروه می باشد.

8. محیط کاری خود را مرتب سازید

میز کاری به هم ریخته، سهم بالایی در ائتلاف وقت دارد. به نظر پیش پا افتاده می آید ولی بسیاری از مردم برای یافتن بخشی از اطلاعات ضروری و اساسی، در لابه لای کاغذهایشان، وقت زیادی را صرف می کنند. تا زمانی که بیشتر وقت انسان صرف دوباره کارها، دوباره منظم ساختن های پرونده ها و صفحات کاغذ شود، در مجموع سودی از طرح ها و کارهای در دست انجام نخواهد برد.

9. در مطالعات خود انتخابگری داشته باشید.

غالب اطلاعات ضروری، با مطالعه ی مکاتبات، یادداشت های اختصاری، نشریات تجاری و گزارش ها به دست می آید. اگر چه مطالعه، بخش اصلی به روز کردن اطلاعات فرد، در تمام نقاط جهان است، لزوماً بخش قابل توجهی از وقت را به خود اختصاص خواهد داد. غالباً خواندن در شما فهرست اولویت های شما نبوده و در عوض، در فهرست مواردی است که به تعویق می افتند.
همانند چیزهای دیگر، بخشی از مواد مطالعاتی خود را در عوض خواندن و مطالعه ی مستقیم، به همکارانتان واگذار کنید که آن ها هم بتوانند از این اطلاعات سودی به دست آورند. از آن ها بخواهید مطالب مشخص و خلاصه شده ای در اختیارتان قرار دهند؛ هم چنین وقت خود را تنها به جذب اطلاعات مهم و ضروری اختصاص دهید.
هم چنین می توانید از روش تندخوانی بهره ببرید. این روش صرفه جویی در وقت، سبب مطالعه ی بیشتر و درک مطلب بهتری می گردد.
با روی آوردن به مطالعات اصولی و منظم، وقت کمتری را صرف مطالعه خواهید کرد. اولویت هایتان را هنگام مطالعه مشخص کنید. زمان بندی دقیقی برای مطالعه ی خود داشته باشید تا ظرف یک جلسه آن را به پایان برسانید.

10. از یک برنامه ریز استفاده کنید.

اگر بین استعدادهای بالقوه و عملکردتان شکافی ایجاد شده است، مدیریت بهتر در وقت می تواند چاره ی زندگی شما باشد.
یافتن روشی که به شما کمک کند تا انرژی خود را در جهت استفاده ی بهینه از وقت به کار بیندازید، بسیار مهم است. وسیله ی این روش، کاغذ یا یک وسیله نرم افزاری و یا ترکیبی از هر دو خواهد بود. اگر به طور مرتب از آن استفاده کنید، دفترچه ی زمان بندی شده ارزشمندترین ابزارتان خواهد شد. این وسیله، برنامه ریزی را آسان تر می سازد، و شما را در اولویت بخشیدن ها، اجرای کارهای مهم، ثبت آن ها در حافظه ی تان یاری می کند و بالاخره راهنمای شما به سوی هدف یتان خواهد بود.

پی نوشت :

*. برگرفته از جزوه ی 24 دفتر مرکزی مشاوره معاونت دانشجویی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری.

منبع: ماهنامه ی معارف