.jpg "مهارت های ادراکی در مدیریت")
نویسنده : سید احمد سجادی
منبع : اختصاصی راسخون
منبع : اختصاصی راسخون
در ادبیات مدیریتی به قدرت درک پیچیدگی‌های سازمان و جایگاه عملیات فرد در سازمان، مهارت ادراکی یا مفهومی گفته می‌شود. این درک نظری به شناخت فرد از مجموعه خویش به عنوان یک واحد منجر می‌گردد. در این انگیزش هر تغییری در سیستم (سازمان) قسمت‌های دیگر را تحت تأثیر قرار می‌دهد.
تغییر و تحولات بزرگ (که برگرفته از پیشرفت‌های فناورانه و برخاسته از آخرین دستاوردهای فناوری است) در محیط‌های داخلی و خارجی سازمان‌ها سبب پیدایش رویکردی پویا به مدیریت با عنوان «مدیریت کارامد» شده است.
از سویی برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در وضعیت ناپایدار محیط درونی و بیرونی به عنوان وظائف اصلی مدیریت از چالش‌های بزرگ مدیران در دوران اخیر بوده است؛ لذا تلقی درست درباره سازمان به عنوان سامانه ای باز، که دائماً با محیط پیرامون خود در ارتباط است و از تغییر و تحولات آن تأثیر می‌پذیرد، لزوم آشنایی و بهره‌گیری از دانش مدیریت کارامد را دو چندان می سازد.
مدیریت کارامد را می‌توان راهکار خلق آینده سازمان نامید.
مدیریت کارامد به جای پیش‌بینی آینده در ساختن آن نقش ایفا می‌کند. این رویکرد به مدیریت سبب پویایی سازمان می شود و واکنش فعال و سازنده آن را در برابر تغییرات سریع محیطی در پی‌خواهد داشت. مدیریت کارامد رویکردی منعطف به مدیریت است و به جای برنامه‌ریزی محض به داشتن دیدگاه جامع در وضعیت متحول محیطی تأکید می‌کند. در این خصوص داشتن تفکر خلاق، لازمه مدیریت کارامد سازمانی است.
بنابر آنچه بیان شد، حرکت به سوی چنین سازمان و مدیریتی در پی تجزیه و تحلیل محیطی سازمان تحقق خواهد یافت و لازمه آن دارا بودن مهارت ادراکی از سوی مدیران و رهبران آن سازمان است.
یَا کُمَیْلُ مَا مِنْ حَرَکَةٍ إِلَّا وَ أَنْتَ مُحْتَاجٌ فِیهَا إِلَى مَعْرِفَةٍ (1)
اى کمیل! هیچ حرکتى (و کارى) نیست جز اینکه در آن به شناختى نیازمندى.
برای تدبیر کارها در سازمان، مدیران نیازمند شناخت و داشتن درک درست از محیط هستند. محیط سازمانی دربرگیرنده تمامی عواملی است که فعالیت سازمان را به هر طریق تحت تأثیر قرار می‌دهد.
برای ایجاد محیط سالم و کارامد سازمانی، می‌بایست کمیته‌ای تشکیل شود تا بتواند با مطالعه‌ای دقیق، محیط درون سازمانی و نقاط قوت و ضعف آن و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهای مربوط به محیط بیرونی سازمان را بشناسد و آن را مورد ارزشیابی دقیق علمی قرار دهد تا بر اساسِ مطالعه و شناخت، مناسب‌ترین روشِ عملکرد سازمانی انتخاب شود.
امام جعفر صادق علیه السلام فرموده‌اند:
الْعَالِمُ بِزَمَانِهِ لَا تَهْجُمُ عَلَیْهِ اللَّوَابِس (2)
تنها انسان آگاه از زمان خود است که در معرض هجوم امور اشتباه انگیز واقع نمىشود.
آشکار است که مقصود از زمان در اینجا مضامین و محتویات و حوادث و فرهنگ‌هاى زمان است نه تاریخ و روزگار آن.
به هر حال، مدیریت کارامد به عزمی سترگ نیاز دارد که مدیر تصمیم بگیرد کاری انجام دهد که سازمان را متحول سازد. این موضوع فقط شامل فرمانده سازمان و مسئولان رده‌های مافوق نمی‌شود بلکه تمامی فرماندهان و مسئولان ارشد و به تدریج کل نیروهای سازمان می‌بایست دارای این روحیه شوند. ایجاد این زمینه در سازمان نیازمند کار فرهنگی است.
امیرمؤمنان حضرت علی علیه السلام می‌فرمایند:
دِرَاسَةُ الْعِلْمِ لِقَاحُ الْمَعْرِفَة و لِقَاحُ الْعِلْمِ التَّصَوُّرُ وَ الْفَهْم (3)
درس دادن علم، موجب پیدا شدن معرفت مىشود و بارور شدن علم، تصور و فهم صحیح است.
در سازمان‌هایِ کارامد، اولین گام در جهت تحول، این است که باورهای نیروی انسانی سازمان در راستای حرکت‌هایِ کارامد قرار گیرد. در غیر این صورت با ایجاد هر حرکت تازه، نیروی انسانی سازمان از خود مقاومت نشان خواهد داد. بنابراین اگر مدیریت کارامد سازمان بخواهد نیروی انسانی را در مسیر تحول حرکت دهد، ابتدا باید آنها را از اهداف این عملیات آگاه سازد تا از لزوم تحقق آن با خبر شوند.
هدف از تجزیه و تحلیل محیطی، اولاً دادن شناخت و معرفت به کارمندان نسبت وضعیت کنونی و آینده است تا آنان در این راستا گام بر‌دارند و ثانیاً بررسی و شناخت عواملی است که بر فعالیت و عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. این عوامل گاهی با محیط داخل سازمان ارتباط پیدا می‌کند (عوامل درونی) و گاهی به محیط خارج از سازمان (عوامل بیرونی) مربوط می‌شود.
در مطالعه محیط درون سازمانی، پس از بررسی و شناخت عوامل تأثیرگذار بر فعالیت سازمان، نقاط قوت و ضعف در زمینه‌های مختلف و ابعاد گوناگون تعیین می‌شود و در مطالعه محیط برون سازمانی، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای محیط بیرون مورد توجه قرار می‌گیرد. این مطالعه، شناخت راهبردی یا شناخت استراتژیک نام دارد و بر اساس این شناخت، میزان تحقق اهداف تعیین شده مشخص خواهد شد.
تجزیه و تحلیلِ محیطی در سازمان به منظور درک بهتر رویدادهای درون سازمانی و افزایش تناسب استراتژی‌های اتخاذ شده با محیط بیرونی انجام می‌گیرد.
سطح عمومی: دربرگیرنده عوامل اجتماعی (از قبیل میزان رشد جمعیت، میانگین سطح تحصیلات، میزان رفاه جامعه و ...)، عوامل اقتصادی (از قبیل نرخ بهره و میزان تورم، سطح متوسط درآمد، میزان اعتبار قابل دسترس و ...)، عوامل سیاسی (از قبیل ثبات دولت و نوع آن، قدرت احزاب سیاسی، خط مشی دولت در ارتباط با کشورها و شرکت‌های خارجی و ...) و عوامل قانونی (از قبیل قانون اساسی، قوانین مصوب مجلس، قوانین حقوقی، قوانین بین‌المللی و ...) است. این عوامل بر فعالیت و چگونگی مدیریت سازمان تأثیر قابل ملاحظه ای دارد. به دلیل اهمیت این عوامل گاهی تلقی نادرستی از تعریف محیط سازمانی به چشم می‌خورد و آن پندار ناصحیح مساوی دانستن سطح عمومی یا محیط سازمانی است.
سطح عملیاتی: مجموعه عوامل بیرونی سازمان است که تأثیرات آنی و شدیدی بر عملیات و دستاوردهای آن دارد. ارباب رجوع، مردم، سازمان‌ها دستگاه‌های مشابه، نیروی کار، جوانان، عوامل بین‌المللی و.... از مهم‌ترین عوامل سطح عملیاتی به شمار می‌روند.
حال برای دستیابی به فرایند تجزیه و تحلیل درونی سازمان و تحقق محیطی شایسته برای کار و فعالیت در راستای وظائف و اختیارات محول، بایستی به این شرح عمل کرد:
1- تعیین رسالت و شخصیت سازمان
2- داشتن اهداف بلند مدت
3- فدا کردن فرصت‌های آنی برای رونق آینده
4- نگرش بلند مدت در تخصیص منابع
5- ضرورت انسجام درون‌سازمانی
6- تعهدِ مشترکِ تمامی کارکنان و مدیران در برابر برنامه و مسیر حرکت
7- شناخت افراد و اجزای سازمان و توانمندی هر یک از آنان
بر همین اساس حضرت مولی‌الموحدین امام على علیه السلام در ضمن نامهاى به عبد‌اللَّه‌بن‌عبّاس، که به عنوان فرمانروای بصره راهی آن شهر شد، افراد آن قوم را به او (که قصد دارد هم اکنون بر آنان وارد شود و حکومت نماید.) معرفی می کند:
هُمْ بَیْنَ مُقیم لرغبة یَرجوها، أو خائِف مِن عُقوبَةٍ یَخشاها، فَأرٰغب راغبهم باِلعَدلِ عَلیه وَ الاِحسان الیه، و احٰلُل عُقدَةَ الخَوفِ عَن قُلُوبِهِم (4)
بعضى از آنان به امید رسیدن به خیرى مقیم شدهاند و بعضى براى ترس از عقوبتى که از آن بیمناکند؛ پس آن را که امیدوار است با عدل و احسان کردن جلب کن و عقده ترس را از دل‌هاى آنان که مىترسند، بگشا.
و قالُوا لَوْ کُناً نَسْمَعُ اَوْ نَعْقِلُ ما کُنّا فِى اصحابِ السَّعیرِ (5)
(جهنمیّان) مىگویند اگر ما گوش شنوا داشتیم یا تعقّل مىکردیم در میان دوزخیان نبودیم.
در محیط سازمانی، لازمه شناخت سازمان و اجرای درست فرمانهای صادر شده از رده‌های مافوق، دانستن پیچیدگی‌های سازمان و داشتن برنامه اجرایی مطابق با آن است. بر همین اساس اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت کارامد به مهارت‌های بنیادین نیاز دارد. آشنایی با آرای مختلف و شناخت شکلهای گوناگون مدیریت و سامانه های مالی-اداری و ... از لوازم ادراک محیطی مدیران است. حضرت علی علیه السلام در مورد آگاهی به مهارت‌های مدیریتی می‌فرمایند:
مَنْ جَهِلَ وُجُوهَ الْآرَاءِ أَعْیَتْهُ الْحِیَل (6)
آنکه از آرای مختلف بی‌خبر باشد در چارهجوییها درمی ماند.
بر اساس نظر جامعه‌شناسان و دانشمندانِ علم مدیریت، مهارت‌های لازم برای شناخت سازمان و کشف پیچیدگی‌های آن عبارت است از:
فرماندهان و مدیران سازمانی در صورتی موفق می‌شوند که سامانه های بازخورد اطلاعاتی به وجود آورند و پیوسته از وضعیت اجرای استراتژی‌ها گزارش بگیرند.
به طور کلی، شناخت پیچیدگی‌های سازمان و فائق آمدن بر آنها نیازمند افراد کارامد، تخصیص منابع مورد نیاز، نظارت بر روند اجرا و حل به موقع مشکلات به وجود آمده در مراحل اجرا است. شاید بتوان گفت تجربه ثابت کرده است که دانستن اینکه چه افرادی می‌توانند مشکلات را حل کنند و قادرند به محض بروز مشکلات به رفع آنها بپردازند از مهم‌ترین ضرورت‌های هر فرمانده و سازمان است.
جهل و بی‌خبری از این موضوع، انسان را دچار لغزش می کند و پس از چندی از کم کاری یا کارهایی که در حیطه اختیارات او نیست، پشیمان می شود.
امیرمؤمنان علی علیه السلام می‌فرمایند:
مَنْ جَهِلَ مَوْضِعَ قَدَمِهِ زَلَّ (7)
آنکه از جاى پاى خود (موقعیت خود) بی‌خبر باشد، خواهد لغزید.
این‌گونه نیز فرمودند:
مَنْ جَهِلَ مَوْضِعَ قَدَمِهِ عَثَرَ بِدَوَاعِی نَدَمِه (8)
آنکه از جاى پاى خود (موقعیت خود) بی‌خبر باشد، پشیمان می‌شود.
حیران خودم که از کجا می آیم
از بهر چه آمدم چرا می آیم
خواهم به کجا رفت چه از مردودی
نی دوزخ و نی بهشت را می شایم
ملامحسن فیض کاشانی
امیر مؤمنان حضرت علی علیه السلام فرمودند:
کُنْ کَالطَّبِیبِ الرَّفِیقِ الَّذِی یَدَعُ الدَّوَاءَ بِحَیْثُ یَنْفَع (9)
همچون پزشک مهربانى باش که دوا را در جایى مىنهد که سودمند افتد.
امام صادق علیه السلام فرمودند:
إِذَا أَرَدْتَ أَنْ تَعْرِفَ إِلَى خَیْرٍ یَصِیرُ الرَّجُلُ أَمْ إِلَى شَرٍّ فَانْظُرْ أَیْنَ یَصْنَعُ مَعْرُوفَهُ فَإِنْ کَانَ یَصْنَعُ مَعْرُوفَهُ عِنْدَ أَهْلِهِ فَاعْلَمْ أَنَّهُ یَصِیرُ إِلَى خَیْرٍ وَ إِنْ کَانَ یَصْنَعُ مَعْرُوفَهُ مَعَ غَیْرِ أَهْلِهِ فَاعْلَمْ أَنَّهُ لَیْسَ لَهُ فِی الْآخِرَةِ مِنْ خَلَاق (10)
اى مفضّل! اگر خواستى بدانى که شخصی به سمت نیکى روان است یا به سمت بدى، ببین که کار نیک خود را کجا مىنهد. اگر دیدى که آن را نزد اهلش نهاد، بدان که به جانب نیکى و خیر روان است.
حضرت علی علیه السلام نیز فرمودند:
مَنْ أَسْرَعَ إِلَى النَّاسِ بِمَا یَکْرَهُونَ قَالُوا فِیهِ بِمَا لَا یَعْلَمُون (11)
اگر کسى در کارى که مردم خوش ندارند، شتاب کند، درباره او چیزى خواهند گفت که از آن اطّلاعى ندارند.
در باب بصیرت و شناخت موقعیت، خداوند متعال به پیامبر اکرم می‌فرماید:
قُلْ هذِهِ سَبِیلِی أَدْعُوا إِلَى اللَّهِ عَلى بَصِیرَةٍ أَنَا وَ مَنِ اتَّبَعَنِی (12)
به مردم بگو، این راه من است که من و پیروانم با بصیرت کامل، همگان را به سوی خدا دعوت کنم.
مدیران و فرماندهان نیروی انتظامی باید نسبت به موقعیت سازمان خود در میان مردم شناخت کافی داشته باشند تا تغییرات روزافزون محیط درونی و بیرونی، سازمان را دچار تشویش و سردرگمی نسازد.
جایگاه و موقعیت این سازمان با توجه به نقش ایجاد امنیت و نظم اجتماعی در رسالت دینی و ملی ایشان تعریف می‌شود. رسالت دینی این سازمان در کلام امیرالمؤمنین علیه السلام به زیبایی به تصویر کشیده شده است:
فَالْجُنُودُ بِإِذْنِ اللَّهِ حُصُونُ الرَّعِیَّةِ وَ زَیْنُ الْوُلَاةِ وَ عِزُّ الدِّینِ وَ سَبِیلُ الْأَمْنِ وَ الْخَفْضِ وَ لَیْسَ تَقُومُ الرَّعِیَّةُ إِلَّا بِهِمْ ثُمَّ لَا قِوَامَ لِلْجُنُودِ إِلَّا بِمَا یُخْرِجُ اللَّهُ لَهُمْ مِنَ الْخَرَاجِ الَّذِی یَصِلُونَ بِهِ إِلَى جِهَادِ عَدُوِّهِمْ وَ یَعْتَمِدُونَ عَلَیْهِ وَ یَکُونُ مِنْ وَرَاءِ حَاجَاتِهِمْ ثُمَّ لَا بَقَاءَ لِهَذَیْنِ الصِّنْفَیْنِ إِلَّا بِالصِّنْفِ الثَّالِثِ مِنَ الْقُضَاةِ وَ الْعُمَّالِ وَ الْکُتَّابِ لِمَا یُحْکِمُونَ مِنَ الْأُمُور (13)
پس سپاهیان با اذن و اجازه پروردگار، دژها و نگهبانان رعیت و افتخار و زینت بخش زمامداران و عزت آفرین براى دین و اسباب امنیت در جامعه هستند و استقرار و استقامتى براى رعیت نخواهد بود مگر با لشکریان.
براى لشکریان نیز استقرار و استقامتى نخواهد بود مگر با مالیاتى که خداوند براى آنان از موارد و منابعش تعیین فرموده است و با آن پشتیبانی‌ها توانایى جنگ و نبرد با دشمنان خود را پیدا مى کنند و لشکریان در مصالح و نیازهاى خود به آن مالیات تکیه و اعتماد می-کنند. سپس استقرار و آسایش و آرامشى براى این دو گروه «سپاهیان و نیروهاى دارایى و مالیاتى» به وجود نمى آید مگر با پشتیبانى سایر اصناف و گروههایى که عبارتند از قضات و کارگزاران و کاتبان.
در این راستا شناخت صحیح و واقع‌بینانه از مأموریت، چشم‌انداز و هدف سازمان، شاخص‌های عمدهی جهت‌گیری سازمان به شمار می رود.
شناخت اهداف سازمان و درک موقعیت سازمانی برای هر یک از کارکنان خلاق و کارکنان اندیشمند و توانا این موقعیت را ایجاد می کند که بیندیشد: «من برای تحقق اهداف سازمان چه باید بکنم.»
به راستی وظیفه هر یک از ما برای تحقق جامعه آرمانی چیست؟
تغییر و تحولات بزرگ (که برگرفته از پیشرفت‌های فناورانه و برخاسته از آخرین دستاوردهای فناوری است) در محیط‌های داخلی و خارجی سازمان‌ها سبب پیدایش رویکردی پویا به مدیریت با عنوان «مدیریت کارامد» شده است.
از سویی برنامه‌ریزی و تصمیم‌گیری در وضعیت ناپایدار محیط درونی و بیرونی به عنوان وظائف اصلی مدیریت از چالش‌های بزرگ مدیران در دوران اخیر بوده است؛ لذا تلقی درست درباره سازمان به عنوان سامانه ای باز، که دائماً با محیط پیرامون خود در ارتباط است و از تغییر و تحولات آن تأثیر می‌پذیرد، لزوم آشنایی و بهره‌گیری از دانش مدیریت کارامد را دو چندان می سازد.
مدیریت کارامد
مدیریت کارامد، فرایند تجزیه و تحلیل محیطی سازمان و گرفتن تصمیم‌ها و اجرای فعالیت‌هایی است که سبب ایجاد و تقویت سازمان می‌شود. اگرچه رویکرد مدیریت کارامد به سازمان، برونگراست، توجه به محیط درونی سازمان و نگرش جامع به هر دو محیط از نقاط قوت آن به شمار می رود.مدیریت کارامد را می‌توان راهکار خلق آینده سازمان نامید.
مدیریت کارامد به جای پیش‌بینی آینده در ساختن آن نقش ایفا می‌کند. این رویکرد به مدیریت سبب پویایی سازمان می شود و واکنش فعال و سازنده آن را در برابر تغییرات سریع محیطی در پی‌خواهد داشت. مدیریت کارامد رویکردی منعطف به مدیریت است و به جای برنامه‌ریزی محض به داشتن دیدگاه جامع در وضعیت متحول محیطی تأکید می‌کند. در این خصوص داشتن تفکر خلاق، لازمه مدیریت کارامد سازمانی است.
بنابر آنچه بیان شد، حرکت به سوی چنین سازمان و مدیریتی در پی تجزیه و تحلیل محیطی سازمان تحقق خواهد یافت و لازمه آن دارا بودن مهارت ادراکی از سوی مدیران و رهبران آن سازمان است.
1. شناخت و تجزیه و تحلیل محیط درونی و بیرونی سازمان
تجزیه و تحلیل محیطی
از آنجا که هیچ اقدامی بدون شناخت، سودمندی لازم را ندارد به فرموده امیرمؤمنان حضرت علی علیه السلام:یَا کُمَیْلُ مَا مِنْ حَرَکَةٍ إِلَّا وَ أَنْتَ مُحْتَاجٌ فِیهَا إِلَى مَعْرِفَةٍ (1)
اى کمیل! هیچ حرکتى (و کارى) نیست جز اینکه در آن به شناختى نیازمندى.
برای تدبیر کارها در سازمان، مدیران نیازمند شناخت و داشتن درک درست از محیط هستند. محیط سازمانی دربرگیرنده تمامی عواملی است که فعالیت سازمان را به هر طریق تحت تأثیر قرار می‌دهد.
برای ایجاد محیط سالم و کارامد سازمانی، می‌بایست کمیته‌ای تشکیل شود تا بتواند با مطالعه‌ای دقیق، محیط درون سازمانی و نقاط قوت و ضعف آن و همچنین فرصت‌ها و تهدیدهای مربوط به محیط بیرونی سازمان را بشناسد و آن را مورد ارزشیابی دقیق علمی قرار دهد تا بر اساسِ مطالعه و شناخت، مناسب‌ترین روشِ عملکرد سازمانی انتخاب شود.
امام جعفر صادق علیه السلام فرموده‌اند:
الْعَالِمُ بِزَمَانِهِ لَا تَهْجُمُ عَلَیْهِ اللَّوَابِس (2)
تنها انسان آگاه از زمان خود است که در معرض هجوم امور اشتباه انگیز واقع نمىشود.
آشکار است که مقصود از زمان در اینجا مضامین و محتویات و حوادث و فرهنگ‌هاى زمان است نه تاریخ و روزگار آن.
به هر حال، مدیریت کارامد به عزمی سترگ نیاز دارد که مدیر تصمیم بگیرد کاری انجام دهد که سازمان را متحول سازد. این موضوع فقط شامل فرمانده سازمان و مسئولان رده‌های مافوق نمی‌شود بلکه تمامی فرماندهان و مسئولان ارشد و به تدریج کل نیروهای سازمان می‌بایست دارای این روحیه شوند. ایجاد این زمینه در سازمان نیازمند کار فرهنگی است.
امیرمؤمنان حضرت علی علیه السلام می‌فرمایند:
دِرَاسَةُ الْعِلْمِ لِقَاحُ الْمَعْرِفَة و لِقَاحُ الْعِلْمِ التَّصَوُّرُ وَ الْفَهْم (3)
درس دادن علم، موجب پیدا شدن معرفت مىشود و بارور شدن علم، تصور و فهم صحیح است.
در سازمان‌هایِ کارامد، اولین گام در جهت تحول، این است که باورهای نیروی انسانی سازمان در راستای حرکت‌هایِ کارامد قرار گیرد. در غیر این صورت با ایجاد هر حرکت تازه، نیروی انسانی سازمان از خود مقاومت نشان خواهد داد. بنابراین اگر مدیریت کارامد سازمان بخواهد نیروی انسانی را در مسیر تحول حرکت دهد، ابتدا باید آنها را از اهداف این عملیات آگاه سازد تا از لزوم تحقق آن با خبر شوند.
هدف از تجزیه و تحلیل محیطی، اولاً دادن شناخت و معرفت به کارمندان نسبت وضعیت کنونی و آینده است تا آنان در این راستا گام بر‌دارند و ثانیاً بررسی و شناخت عواملی است که بر فعالیت و عملکرد سازمان تأثیر می‌گذارد. این عوامل گاهی با محیط داخل سازمان ارتباط پیدا می‌کند (عوامل درونی) و گاهی به محیط خارج از سازمان (عوامل بیرونی) مربوط می‌شود.
در مطالعه محیط درون سازمانی، پس از بررسی و شناخت عوامل تأثیرگذار بر فعالیت سازمان، نقاط قوت و ضعف در زمینه‌های مختلف و ابعاد گوناگون تعیین می‌شود و در مطالعه محیط برون سازمانی، شناسایی فرصت‌ها و تهدیدهای محیط بیرون مورد توجه قرار می‌گیرد. این مطالعه، شناخت راهبردی یا شناخت استراتژیک نام دارد و بر اساس این شناخت، میزان تحقق اهداف تعیین شده مشخص خواهد شد.
تجزیه و تحلیل محیط درونی و بیرونی سازمان
عوامل، گاهی با محیط داخلی سازمان مرتبط است (عوامل درونی) و گاهی در ارتباط با محیط خارجی (عوامل بیرونی). بر این اساس، تجزیه و تحلیل محیط سازمان به محیط بیرونی و محیط درونی دسته‌بندی می‌شود که هر یک باید مورد تجزیه و تحلیلِ مستقل قرار گیرد.تجزیه و تحلیلِ محیطی در سازمان به منظور درک بهتر رویدادهای درون سازمانی و افزایش تناسب استراتژی‌های اتخاذ شده با محیط بیرونی انجام می‌گیرد.
محیط بیرونی سازمان
محیط بیرونی سازمان شامل دو سطح عمومی و عملیاتی است:سطح عمومی: دربرگیرنده عوامل اجتماعی (از قبیل میزان رشد جمعیت، میانگین سطح تحصیلات، میزان رفاه جامعه و ...)، عوامل اقتصادی (از قبیل نرخ بهره و میزان تورم، سطح متوسط درآمد، میزان اعتبار قابل دسترس و ...)، عوامل سیاسی (از قبیل ثبات دولت و نوع آن، قدرت احزاب سیاسی، خط مشی دولت در ارتباط با کشورها و شرکت‌های خارجی و ...) و عوامل قانونی (از قبیل قانون اساسی، قوانین مصوب مجلس، قوانین حقوقی، قوانین بین‌المللی و ...) است. این عوامل بر فعالیت و چگونگی مدیریت سازمان تأثیر قابل ملاحظه ای دارد. به دلیل اهمیت این عوامل گاهی تلقی نادرستی از تعریف محیط سازمانی به چشم می‌خورد و آن پندار ناصحیح مساوی دانستن سطح عمومی یا محیط سازمانی است.
سطح عملیاتی: مجموعه عوامل بیرونی سازمان است که تأثیرات آنی و شدیدی بر عملیات و دستاوردهای آن دارد. ارباب رجوع، مردم، سازمان‌ها دستگاه‌های مشابه، نیروی کار، جوانان، عوامل بین‌المللی و.... از مهم‌ترین عوامل سطح عملیاتی به شمار می‌روند.
محیط درونی سازمان
محیط درونی، عوامل داخل سازمان را در بر می‌گیرد. ساختار سازمان، عملکرد آن در مقابل چالش‌ها و فرصت‌ها، چگونگی عملکرد سازمانی به منظور حفظ کارمندان، کسب رضایت مراجعه کنندگان، موقعیت اجتماعی و سطح آمادگی سازمان به منظور عملیات روزمره از جمله عوامل محیط درونی به شمار می‌رود.حال برای دستیابی به فرایند تجزیه و تحلیل درونی سازمان و تحقق محیطی شایسته برای کار و فعالیت در راستای وظائف و اختیارات محول، بایستی به این شرح عمل کرد:
1- تعیین رسالت و شخصیت سازمان
2- داشتن اهداف بلند مدت
3- فدا کردن فرصت‌های آنی برای رونق آینده
4- نگرش بلند مدت در تخصیص منابع
5- ضرورت انسجام درون‌سازمانی
6- تعهدِ مشترکِ تمامی کارکنان و مدیران در برابر برنامه و مسیر حرکت
7- شناخت افراد و اجزای سازمان و توانمندی هر یک از آنان
2. شناخت روابط اجزای سازمان
شناخت روابط اجزای سازمان
شاید بتوان گفت مهم‌ترین وظیفه مدیر کارامد، شناخت نیروها و افرادی است که او باید با آنان کار کند و اهداف سازمان را با کمک فکر، اندیشه و دستان توانمند آنان به پیش ببرد؛ پس باید توانمندی هر یک را به خوبی بشناسد و ارتباط آنان را با یکدیگر کشف، و حتی طراحی دقیق و جدید نماید.بر همین اساس حضرت مولی‌الموحدین امام على علیه السلام در ضمن نامهاى به عبد‌اللَّه‌بن‌عبّاس، که به عنوان فرمانروای بصره راهی آن شهر شد، افراد آن قوم را به او (که قصد دارد هم اکنون بر آنان وارد شود و حکومت نماید.) معرفی می کند:
هُمْ بَیْنَ مُقیم لرغبة یَرجوها، أو خائِف مِن عُقوبَةٍ یَخشاها، فَأرٰغب راغبهم باِلعَدلِ عَلیه وَ الاِحسان الیه، و احٰلُل عُقدَةَ الخَوفِ عَن قُلُوبِهِم (4)
بعضى از آنان به امید رسیدن به خیرى مقیم شدهاند و بعضى براى ترس از عقوبتى که از آن بیمناکند؛ پس آن را که امیدوار است با عدل و احسان کردن جلب کن و عقده ترس را از دل‌هاى آنان که مىترسند، بگشا.
3. شناخت پیچیدگی‌های سازمان در ابعاد مختلف (قدرت تجزیه و تحلیل پیچیدگی‌ها)
شناخت پیچیدگی‌های سازمان در ابعاد مختلف
شناخت پیچیدگی‌های محیط و تعقل در ابعاد مختلف در تدبیر کارها از اهمیت به سزایی برخوردار است. در کتاب آسمانی قرآن این امر به عنوان یکی از تمایزات بهشتیان و دوزخیان معرفی شده است:و قالُوا لَوْ کُناً نَسْمَعُ اَوْ نَعْقِلُ ما کُنّا فِى اصحابِ السَّعیرِ (5)
(جهنمیّان) مىگویند اگر ما گوش شنوا داشتیم یا تعقّل مىکردیم در میان دوزخیان نبودیم.
در محیط سازمانی، لازمه شناخت سازمان و اجرای درست فرمانهای صادر شده از رده‌های مافوق، دانستن پیچیدگی‌های سازمان و داشتن برنامه اجرایی مطابق با آن است. بر همین اساس اجرای موفقیت‌آمیز مدیریت کارامد به مهارت‌های بنیادین نیاز دارد. آشنایی با آرای مختلف و شناخت شکلهای گوناگون مدیریت و سامانه های مالی-اداری و ... از لوازم ادراک محیطی مدیران است. حضرت علی علیه السلام در مورد آگاهی به مهارت‌های مدیریتی می‌فرمایند:
مَنْ جَهِلَ وُجُوهَ الْآرَاءِ أَعْیَتْهُ الْحِیَل (6)
آنکه از آرای مختلف بی‌خبر باشد در چارهجوییها درمی ماند.
بر اساس نظر جامعه‌شناسان و دانشمندانِ علم مدیریت، مهارت‌های لازم برای شناخت سازمان و کشف پیچیدگی‌های آن عبارت است از:
الف) مهارت تعامل:
توانایی اداره کردن افراد هنگام اجرای دستورهاست. مدیرانی که ترس‌ها و ناامیدی‌های دیگران را در خصوص اجرای کار جدید درک می‌کنند، آمادگی این را دارند که بهترین اجراکننده باشند. این مدیران تأکیدشان بر اعضای سازمان و گفتگو برای یافتن بهترین روش اجرا است.ب) مهارت تخصیص:
توانایی تهیه و تدارک منابع ضروری سازمانی برای اجرای وظائف است. مجریان موفق افرادی هستند که در برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی مالی و زمانی و تخصیص سایر منابع حیاتی استعداد زیادی دارند.ج) مهارت نظارت:
توانایی استفاده از اطلاعات برای مشخص کردن است این که آیا مانعی بر سر اجرای وظائف به وجود آمده است یا خیر؟فرماندهان و مدیران سازمانی در صورتی موفق می‌شوند که سامانه های بازخورد اطلاعاتی به وجود آورند و پیوسته از وضعیت اجرای استراتژی‌ها گزارش بگیرند.
د) مهارت‌های سازمانده:
توانایی ایجاد شبکه ای از افراد در سر تا سر سازمان است که می‌توانند هنگام بروز مشکل در کار به حل آن مشکل کمک کنند. مدیرانِ موفق، این شبکه را طوری طراحی می‌کنند که افراد آن بتوانند از عهده انواع خاصی از مشکلات قابل پیش‌بینی برآیند.به طور کلی، شناخت پیچیدگی‌های سازمان و فائق آمدن بر آنها نیازمند افراد کارامد، تخصیص منابع مورد نیاز، نظارت بر روند اجرا و حل به موقع مشکلات به وجود آمده در مراحل اجرا است. شاید بتوان گفت تجربه ثابت کرده است که دانستن اینکه چه افرادی می‌توانند مشکلات را حل کنند و قادرند به محض بروز مشکلات به رفع آنها بپردازند از مهم‌ترین ضرورت‌های هر فرمانده و سازمان است.
4. شناخت و درک موقعیت خود در جهت تحقق اهداف سازمان
شناخت و درک موقعیت خود در جهت تحقق اهداف سازمان
درک این موضوع مستلزم دانستن پاسخ چهار پرسش اساسی است:۱) در حال حاضر کجای سازمان هستم؟
پاسخ این پرسش، وضعیت موجود خود و جایگاه شغلی و سازمانی را برای فرد مشخص خواهد نمود.جهل و بی‌خبری از این موضوع، انسان را دچار لغزش می کند و پس از چندی از کم کاری یا کارهایی که در حیطه اختیارات او نیست، پشیمان می شود.
امیرمؤمنان علی علیه السلام می‌فرمایند:
مَنْ جَهِلَ مَوْضِعَ قَدَمِهِ زَلَّ (7)
آنکه از جاى پاى خود (موقعیت خود) بی‌خبر باشد، خواهد لغزید.
این‌گونه نیز فرمودند:
مَنْ جَهِلَ مَوْضِعَ قَدَمِهِ عَثَرَ بِدَوَاعِی نَدَمِه (8)
آنکه از جاى پاى خود (موقعیت خود) بی‌خبر باشد، پشیمان می‌شود.
حیران خودم که از کجا می آیم
از بهر چه آمدم چرا می آیم
خواهم به کجا رفت چه از مردودی
نی دوزخ و نی بهشت را می شایم
ملامحسن فیض کاشانی
۲) کجا می‌خواهم باشم؟
هدف این پرسش مشخص نمودن وضعیت مطلوب و مورد انتظار است تا با استفاده از توانمندی‌های خود و اطلاع از اوضاع زمان و آگاهی از نیاز جامعه در مسیر تکامل گام داریم و به جایگاهی برسیم که در شأن آن است؛ یعنی مدیر جایگاه خود را بشناسد و در رسیدن به موقعیت مناسب بکوشد.۳) چگونه به مقصد نزدیک خواهم شد؟
پاسخ این پرسش در واقع بیانگر فاصله وضعیت موجود و وضعیت مطلوب است که انسانِ در پی کمال به وضعیت کنونی راضی نیست و همچون طبیب حاذق که در پی بهبودی کامل مریض است و درمان را تا بر طرف شدن کامل بیماری ادامه می‌دهد، او نیز تا رسیدن به مقصد از تلاش دست بر نمی‌دارد.امیر مؤمنان حضرت علی علیه السلام فرمودند:
کُنْ کَالطَّبِیبِ الرَّفِیقِ الَّذِی یَدَعُ الدَّوَاءَ بِحَیْثُ یَنْفَع (9)
همچون پزشک مهربانى باش که دوا را در جایى مىنهد که سودمند افتد.
۴) چگونه مسیر حرکت و پیشرفتم را تعیین و پیگیری کنم؟
راه رسیدن به هدف باید به گونه‌ای انتخاب شود که مورد رضایت الهی باشد. برای رسیدن به کمال نمی‌توان از هر وسیله‌ای استفاده کرد.امام صادق علیه السلام فرمودند:
إِذَا أَرَدْتَ أَنْ تَعْرِفَ إِلَى خَیْرٍ یَصِیرُ الرَّجُلُ أَمْ إِلَى شَرٍّ فَانْظُرْ أَیْنَ یَصْنَعُ مَعْرُوفَهُ فَإِنْ کَانَ یَصْنَعُ مَعْرُوفَهُ عِنْدَ أَهْلِهِ فَاعْلَمْ أَنَّهُ یَصِیرُ إِلَى خَیْرٍ وَ إِنْ کَانَ یَصْنَعُ مَعْرُوفَهُ مَعَ غَیْرِ أَهْلِهِ فَاعْلَمْ أَنَّهُ لَیْسَ لَهُ فِی الْآخِرَةِ مِنْ خَلَاق (10)
اى مفضّل! اگر خواستى بدانى که شخصی به سمت نیکى روان است یا به سمت بدى، ببین که کار نیک خود را کجا مىنهد. اگر دیدى که آن را نزد اهلش نهاد، بدان که به جانب نیکى و خیر روان است.
حضرت علی علیه السلام نیز فرمودند:
مَنْ أَسْرَعَ إِلَى النَّاسِ بِمَا یَکْرَهُونَ قَالُوا فِیهِ بِمَا لَا یَعْلَمُون (11)
اگر کسى در کارى که مردم خوش ندارند، شتاب کند، درباره او چیزى خواهند گفت که از آن اطّلاعى ندارند.
5. شناخت و درک موقعیت سازمان در محیط
شناخت و درک موقعیت سازمان در محیط
مدیران بینشمند و با درایت با بهره‌گیری از نتایج تجزیه و تحلیل محیطی به تحقق اهداف سازمان اقدام کنند.در باب بصیرت و شناخت موقعیت، خداوند متعال به پیامبر اکرم می‌فرماید:
قُلْ هذِهِ سَبِیلِی أَدْعُوا إِلَى اللَّهِ عَلى بَصِیرَةٍ أَنَا وَ مَنِ اتَّبَعَنِی (12)
به مردم بگو، این راه من است که من و پیروانم با بصیرت کامل، همگان را به سوی خدا دعوت کنم.
مدیران و فرماندهان نیروی انتظامی باید نسبت به موقعیت سازمان خود در میان مردم شناخت کافی داشته باشند تا تغییرات روزافزون محیط درونی و بیرونی، سازمان را دچار تشویش و سردرگمی نسازد.
جایگاه و موقعیت این سازمان با توجه به نقش ایجاد امنیت و نظم اجتماعی در رسالت دینی و ملی ایشان تعریف می‌شود. رسالت دینی این سازمان در کلام امیرالمؤمنین علیه السلام به زیبایی به تصویر کشیده شده است:
فَالْجُنُودُ بِإِذْنِ اللَّهِ حُصُونُ الرَّعِیَّةِ وَ زَیْنُ الْوُلَاةِ وَ عِزُّ الدِّینِ وَ سَبِیلُ الْأَمْنِ وَ الْخَفْضِ وَ لَیْسَ تَقُومُ الرَّعِیَّةُ إِلَّا بِهِمْ ثُمَّ لَا قِوَامَ لِلْجُنُودِ إِلَّا بِمَا یُخْرِجُ اللَّهُ لَهُمْ مِنَ الْخَرَاجِ الَّذِی یَصِلُونَ بِهِ إِلَى جِهَادِ عَدُوِّهِمْ وَ یَعْتَمِدُونَ عَلَیْهِ وَ یَکُونُ مِنْ وَرَاءِ حَاجَاتِهِمْ ثُمَّ لَا بَقَاءَ لِهَذَیْنِ الصِّنْفَیْنِ إِلَّا بِالصِّنْفِ الثَّالِثِ مِنَ الْقُضَاةِ وَ الْعُمَّالِ وَ الْکُتَّابِ لِمَا یُحْکِمُونَ مِنَ الْأُمُور (13)
پس سپاهیان با اذن و اجازه پروردگار، دژها و نگهبانان رعیت و افتخار و زینت بخش زمامداران و عزت آفرین براى دین و اسباب امنیت در جامعه هستند و استقرار و استقامتى براى رعیت نخواهد بود مگر با لشکریان.
براى لشکریان نیز استقرار و استقامتى نخواهد بود مگر با مالیاتى که خداوند براى آنان از موارد و منابعش تعیین فرموده است و با آن پشتیبانی‌ها توانایى جنگ و نبرد با دشمنان خود را پیدا مى کنند و لشکریان در مصالح و نیازهاى خود به آن مالیات تکیه و اعتماد می-کنند. سپس استقرار و آسایش و آرامشى براى این دو گروه «سپاهیان و نیروهاى دارایى و مالیاتى» به وجود نمى آید مگر با پشتیبانى سایر اصناف و گروههایى که عبارتند از قضات و کارگزاران و کاتبان.
در این راستا شناخت صحیح و واقع‌بینانه از مأموریت، چشم‌انداز و هدف سازمان، شاخص‌های عمدهی جهت‌گیری سازمان به شمار می رود.
مأموریت سازمانی
بیانگر مأموریت اصلی و فلسفه وجودی سازمان، و سندی است که هر سازمان را از سازمان‌های مشابه متمایز می‌کند و نشان‌دهنده طیف فعالیت سازمان از نظر عملیات و عملکرد است.تبیین چشم‌انداز سازمان
دومین موضوع مورد بحث در شناخت و درک موقعیت سازمانی است. بیانیه چشم‌انداز سازمان، جایگاه و موقعیت آینده سازمان را مشخص می کند. این موضوع که به کجا می‌خواهیم برسیم، پرسشی است که بیانیه چشم‌انداز سازمان، پاسخ آن را بیان می‌کند. چشم‌انداز به مثابه تصویر روشن سازمان در آینده تعریف شده است.اهداف سازمانی
بیان‌کننده منظور برنامه‌ریزی در طرح‌ها و برنامه‌ها است. اهداف سازمانی در چارچوب فرایند برنامه‌ریزی تدوین می شود و اندیشه های مبهم و تجربی را به منظورها و نتایج مشخص تبدیل کند. بدون وجود اهداف، رفتارها و فعالیت‌ها در سازمان دچار سردرگمی خواهد شد. هدف‌گذاری جزء جدایی ناپذیر برنامه‌ریزی، و مبنایی برای اجرای آن است. سازمان‌ها برای منظورهای متفاوتی به وجود می آیند؛ بنابراین اهداف خاصی نیز دارند.شناخت اهداف سازمان و درک موقعیت سازمانی برای هر یک از کارکنان خلاق و کارکنان اندیشمند و توانا این موقعیت را ایجاد می کند که بیندیشد: «من برای تحقق اهداف سازمان چه باید بکنم.»
به راستی وظیفه هر یک از ما برای تحقق جامعه آرمانی چیست؟
پی‌نوشت‌ها:
1. مستدرکالوسائل، ج17، ص267.
2. الحیاة، ج3، ص168.
3. شرح غرر‌الحکم، ج5، ص126.
4. الحیاة، ج2، ص760.
5. سوره مبارکه ملک، آیه10.
6. تحریر المواعظ العددیة، ص124.
7. الحیاة، ج1، ص276.
8. تصنیف غرر‌الحکم و درر‌الکلم، ص234.
9. بحارالانوار، ج2، ص53.
10. الحیاة، ج1، ص280.
11. نهج‌البلاغه، حکمت35.
12. سوره مبارکه یوسف، آیه108.
13. نهج‌البلاغه، نامه53.
/ج
