مدیریت انتظارات

 انتظارات از خود و یا دیگران باید بر اساس مبنایی عقلانی صورت گرفته باشد.
 

چکیده: در ارتباط با خود و دیگران، آنچه معیار تحقق نتیجه بخش بودن انتظارات است، این می باشد که هر دو طرف انتظارات را بر اساس یک نظام عاقلانه ای شکل دهند. با ما همراه باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.

تعداد کلملت 1345 / تخمین زمان مطالعه 7 دقیقه

 

داشتن انتظارات روشن در ایجاد رابطه ای پویا با همه ضروری است، و رئیس شما نیز از این قاعده مستثنی نیست. اگرچه این مسأله مانند جادهای دو طرفه است، اما به اولویت های مدیرتان بیشترین توجه را اختصاص دهید؛ در نهایت او مسئول است. مشخص کنید او چه انتظاراتی از شما دارد و نهایت سعی خود را برای برآورده کردن آنها به کار بندید.
 

رئیس تان می خواهد شما مسئولیت های اصلی خود را انجام دهید، معیارهایی را که برای عملکرد در نظر دارد رعایت کنید، و به معیارهای عینی موفقیت دست یابید. اما تا زمانی که ندانید او این مسئولیت ها و معیارها را چگونه تعریف می کند و از چه سنجه هایی برای ارزیابی پیشرفت تان استفاده می کند نمی توانید هیچ یک از اینها را انجام دهید.
از او بخواهید توضیح دهد در کار شما به دنبال چه چیزهایی است. و اگر انتظاراتش را به روشنی بیان نکرد سعی کنید آنها را بنویسید و این یادداشت غیررسمی را به او نشان دهید تا مطمئن شوید انتظارات او را به درستی درک کرده اید. سپس گفت وگویی برای پیگیری انجام داده و یا بازخورد او را به صورت مکتوب جویا شوید (هر کدام که مدیرتان ترجیح می دهد). باید این انتظارات را به صورت گاه به گاه مورد بازبینی قرار دهید، چرا که ممکن است تغییر کنند.
هر شغل (و هر رابطه ای بین مدیر و زیردستش) متفاوت است. اما اکثر مدیران ترکیبی از این رفتارها را از شما به عنوان زیردستان مستقیم خود انتظار دارند:

1. ایده هایی ارائه دهید. پیشنهادات خلاقانه ای برای نوآوری یا بهبود داشته باشید. اگر ایده ای دارید بهتر است به جای سرکوب آن در خود، بیشتر سعی در مطرح کردن آن داشته باشید.

2. زیردستان مستقیم خود را به شایستگی مدیریت کنید. تلاش های آنها را هماهنگ کنید، صمیمیت بین آنها را تقویت کنید، بررسی های عملکرد مفید و دقیقی برای آنها بنویسید حامی پیشرفت شغلی آنها باشید، هر گاه یکی از آنها از جریان کار عقب ماند به کمک او بروید، و بحران ها را با مهارت و شکیبایی مدیریت کنید. و وقتی رئیس تان باید خبر بدی دربارهی یکی از زیر دستان مستقیم تان بشنود، خودتان شخصا خبر را به اطلاع او برسانید.

3. با همتایان خود همکاری کنید. با دیگر افراد در جهت رسیدن به اهداف مدیرتان همکاری کنید. با هدف به انجام رساندن کار، بر تفاوت هایی که با همکارانتان دارید غلبه کنید، حتی اگر حس خوبی نسبت به یکدیگر ندارید.

4. طرح هایی ارائه دهید. برای پروژه های میان کارکردی داوطلب شوید، به خصوص آنهایی که همراه با به کارگیری ایده های جدید است. مشخص کنید مشارکت شما چگونه در راستای انتظارات مدیرتان است.

5. به روز باشید. با رویه های جدید در صنعت، توسعه های بازار، پیشرفت های فناورانه، و دیگر رویدادهای خارج از شرکت که می تواند موفقیت آن را تحت تأثیر قرار دهد همگام باشید. از ادراک خود در راستای اثرگذاری بر کارتان استفاده کنید.

6. به دنبال رشد خود باشید. در جست و جوی فرصت هایی برای توسعه ی شغلی باشید. این می تواند به معنای شرکت در برخی کلاس ها یا تلاش برای اخذ یک مدرک باشد، اما لزوما این گونه نیست. برای مثال می توانید صرفا با ایده ها یا افراد جدید آشنا شوید، یا وظایف مشکلی را بپذیرید که بتواند فایده ای را که به گروه و شرکت تان اضافه می کنید تقویت کند.

7. مهره ای برای تمامی موقعیت ها باشید. حتی در هنگام بروز مشکلات نیز روحیه ی مثبت خود را حفظ کنید. چرا که این مسأله باعث تقویت روحیه و انگیزش زیردستان مستقیم، همتایان، و مدیرتان می شود.

مدیران در میزان ارزشی که برای هر یک از این رفتارها قائل می شوند متفاوت اند. بنابراین تأکید خود بر اینها را مطابق با انتظارات و سبک کار رئیس تان تنظیم کنید.
 

 برای آنکه بتوانید انتظارات مدیرتان را برآورده کنید باید دیدگاه های خود را به شکلی جاه طلبانه و در عین حال واقع بینانه تعیین کنید. این به معنای تشخیص و مطرح نمودن نیازها و منابع خودتان (و زیردستان مستقیم تان) و نیز احترام گذاشتن به محدوده های مدیرتان در بر آوردن در خواست های شما است.
در جلسه ای حضوری درباره ی تمامی اینها صحبت کنید، و بازخورد افراد را جویا شوید. اگر با صراحت صحبت کنید، رسالت خود را تبیین می کنید، مرزهای آنچه را که عملی است مشخص می کنید، و به مدیرتان نشان می دهید در رویکردتان مصمم هستید. اگر انتظارات شما با انتظارات مدیرتان همخوانی ندارد، سعی کنید به توافقی برسید که برای هر دوی شما نتیجه بخش باشد.
همچنین باید برای افرادی که می توانند به شما در برآوردن اهداف رئیس تان کمک کنند انتظارات واقع بینانه ای تعیین کنید: زیر دستان مستقیم تان، مدیران واحدهای دیگر، مشتریان، عرضه کنندگان، پیمانکاران مستقل، و دیگر افراد داخل سازمان یا خارج از آن.

وقتی در محدوده ی اثرگذاری خود با دیگران کار می کنید، این سؤالات را از خود بپرسید:
آنها چه برداشتی از مدیر من و آنچه که برای او انجام می دهم دارند؟
آنها در برآوردن کدام یک از اهداف مدیرم می توانند به من کمک کنند؟
اثربخش ترین روش در بیان این اهداف برای آنها چیست؟
چگونه می توانم به بهترین شکل آنها را تشویق به کمک کنم؟
در ازای این ها من در حل چه مشکلاتی می توانم به آنها کمک کنم؟
شما در قبال اکثر افرادی که پیرامون شما کار می کنند اختیارات رسمی ندارید، همانطور که نسبت به مدیر تان ندارید. بنابراین می توانید از تکنیک هایی مشابه آنچه که برای مدیر مداری استفاده کردید در محدود کردن مدیریت نیز استفاده کنید: ارائه ی ایده و راه حل، و مطرح کردن نظرات و دیدگاه ها ممکن است بر آوردن اهداف و انتظارات رئیس تان مستلزم آن باشد که کنترل را کنار گذاشته و به دیگران اختیاردهی کنید. این کار می تواند شامل محول نمودن وظایف (حتى وظایفی که مسئولیت بالایی به همراه دارند) به زیردستان مستقیم باشد. همچنین می تواند به معنای طراحی روش های خلاقانه برای شریک شدن در مسئولیت ها با افراد مافوق، زیردستان، و همتایان باشد.
در مدیر مداری، شما همواره هماهنگ سازی میان فردی ماهرانه ای انجام می دهید؛ و پیوسته در آن مهارت بیشتری پیدا می کنید. اما همان گونه که خواهید دید، در اینکه این مهارت شما را تا کجا خواهد برد محدودیت هایی وجود دارد.
 

صرف نظر از اینکه شما و مدیرتان تا چه حد انتظارات متقابل را به روشنی تعیین کرده اید، قادر نخواهید بود همه ی نتایج را کنترل کنید. و وقتی نمی توانید زمینه های مشترکی پیدا کنید، در اغلب موارد شما هستید که باید عقب نشینی کنید. هر چه در مدیر مداری مهارت بیشتری پیدا کنید، به دفعات بیشتری با رئیس تان به توافق می رسید، و وقتی به توافق نرسید، مصالحه ی کمتر باعث آزردگی شما می شود. با قوی تر شدن رابطه، نیاز به تلاش کاهش می یابد اما از بین نمی رود. تفاوت های قدرت بین شما نیز کاهش نمی یابد.

این محدودیت های پایه را به خاطر داشته باشید:

شاید خواندن این فهرست باعث شود آهی بکشید، اما ۲ مسأله می تواند شما را آرام کند. اول اینکه این فهرست کوتاه است، بنابراین فرصت ها بسیار بیشتر از محدودیت ها است. دوم اینکه شما می توانید با گسترش ماهرانه ی مدیریت، فرصت های خود را بیشتر کنید.
 
منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیرمداری)»
نوشته: نرگس شفیعی