خودآگاهی مقدمه ای برای مدیریت زمان

بخشی از مدیریت زمان، مربوط به شناخت خود است.
 

چکیده: مدیریت زمان، یکی از ارکان رسیدن به موفقیت است. لازمه رسیدن به این مدیریت، شناخت توانمندی های خود است. با ما  همراه باشید تا در این مورد بیشتر بدانید.

تعداد کلمات 1351 / تخمین زمان مطالعه 7 دقیقه

 

اولین گام به سوی مدیریت مؤثر زمان، خودآگاهی است.
احتمالا شما برداشتی کلی از اینکه در روز چه نوع کارهایی انجام می دهید و چه مدت زمانی صرف هر یک می کنید دارید. اما برداشت شما همواره مطابق با واقعیت نیست و ممکن است بیشتر از حد واقعی و یا کمتر از آن باشد، و هر نقطهی کوری که در برداشت ها داشته باشید باعث ایجاد مشکل می شود. این محاسبات اشتباه می توانند در کنار یکدیگر تصویر ناقصی از اینکه زمان تان چگونه صرف می شود به شما بدهند.
به همین علت، ضروری است که زمان خود را پیگیری کنید. به مدت ۱ یا ۲ هفته، کارهایی که انجام می دهید و مدت زمانی را که صرف هر یک می کنید یادداشت کنید. این فصل به شما نشان می دهد، چگونه می توانید برنامه ی پیگیری و دفترچه ی ثبت رویدادی تهیه کنید که برای شما نتیجه بخش باشد.
اگرچه ممکن است پیگیری زمان، کار پرزحمتی به نظر برسد، اما می توان حداقل دقایق را صرف آن نمود، و این بهترین راه برای داشتن گزارشی واضح و مفصل از اینکه زمان خود را چگونه صرف و تلف کرده اید است. هرچه بیشتر متوجه عادات تان باشید داده های بهتری خواهید داشت که به شما کمک می کند برنامه های بهتری برای مدیریت زمان تهیه کرده و تصمیم گیری های بهتری برای پیشرفت انجام دهید.
 

 پیش از پیگیری فعالیت هایتان، دلیل انجام این تمرین را مشخص کنید. با مدیریت بهتر زمان می خواهید به چه اهدافی دست یابید؟ ممکن است این پرسش ساده تر از آن باشد که بخواهید زمانی صرف آن کنید (هر چه باشد شما وقت ندارید!)، اما پرسش مهمی است، زیرا پاسخ شما تلاش هایتان را آگاهانه کرده و به عنوان معیار شما برای موفقیت عمل خواهد کرد. اگر بدانید می خواهید به کجا برسید، تعیین اینکه چگونه باید به آنجا برسید بسیار ساده تر خواهد بود.
هدف شما می تواند شخصی و یا شغلی باشد. ممکن است پروژهای جدیدی داشته باشید و بخواهید زمانی را برای آن کنار بگذارید، مهارتی وجود داشته باشد که بخواهید به دست آورید، و یا معیار عملکردی باشد که رئیس تان بخواهد به آن دست یابید. یا شاید بخواهید به از دست دادن مهلت های زمانی که همکاران (یا مدیرتان) تعیین کرده اند پایان دهید، یا فشار شب بیداری و کار را در زمانی که باید در منزل و در کنار خانوادهی خود باشید حس نکنید. هدف می تواند ترکیبی از این ها باشد. تنها باید اطمینان حاصل کنید، هدف شما به صورتی که آن را تعریف می کنید با اهدافی که مدیر برای شما تعیین کرده است مطابقت داشته باشد.
 

مسلم است که شما تمایل دارید فرایند زمان را تا حد امکان ساده، بی دردسر، و قابل کنترل کنید.
برای انجام این کار، باید وظایف شغلی خود را به دسته های کلی تقسیم کنید (برای مثال رشد فردی، مدیریت کارمندان، مسئولیت های اصلی، کارهای اداری) و سپس مدت زمانی را که برای کارهای هر دسته صرف می کنید پیگیری کنید. این کار، ساده تر و کارآمدتر از ثبت تک تک کارهایی است که زمانی را صرف آن ها می کنید.
همچنین بسته به نوع مشکلاتی که با آنها مواجهید می توانید وظایف خود را بر اساس مسائل دیگری تقسیم بندی کنید. به عنوان مثال اگر در محیطی کار می کنید که به مهلت زمانی تعیین شده برای کارها حساس است، می توانید کارهای خود را به وظایف کوتاه مدت، بلندمدت، و فوری تقسیم کنید. و یا می توانید تقسیم بندی کارهای خود را بر اساس میزان اولویت انجام دهید: اولویت بالا، متوسط، و پایین. به خاطر اهداف این کتاب فرض می کنیم که شما از روش دسته های کلی استفاده می کنید، اما هر یک از این ها نتیجه بخش است.

اگرچه پیگیری فعالیت های تان، در سطحی دقیق تر به مدت ۱ یا ۲ هفته نیازمند کار بیشتری است، اما می تواند مفید فایده باشد. در این روش، زمان بیشتری به پیگیری فعالیت ها اختصاص می دهد، اما در عوض، ساعات ناکارآمد بیشتری به دست می آورید که در نتیجه ی این بررسی دقیق کشف می شوند. از سوی دیگر، اگر دست های وجود دارد که برای شما حساسیت بیشتری ایجاد می کند (برای مثال به نظرتان برسد که زمان بیش از حدی صرف کارهای اداری می کنید) ممکن است مایل باشید تنها پیگیر این دسته شوید.

در اینجا برخی دسته های معمول را که می توانید پیگیری کنید معرفی می کنیم.
 1. مسئولیت های اصلی. اینها کارهای هر روزه ای است که مهم ترین بخش شغل شما را تشکیل می دهند. به عنوان مثال، مسئولیت های اصلی یک ویراستار عبارت اند از ویرایش نسخه های دست نویس و مکاتبه با نویسندگان. اگر در یک میهمانی باشید و شخصی از شما بپرسد ملزومات روزانه ی کارتان چیست چه می گویید؟ انواع فعالیت هایی که توصیف می کنید به احتمال زیاد مسئولیت های اصلی شما هستند.

2. رشد فردی. این دسته شامل فعالیت ها و پروژه هایی است که به نظرتان ارزشمند و معنادار بوده و باعث شکوفایی شما می شوند، اما ممکن است از مسئولیت های هرروزهای شما نباشند. به عنوان مثال پروژه ی بزرگی که پذیرفته اید یا مهارتی که می خواهید بیاموزید. در یک دنیای بی نقص، اکثر افراد تصمیم می گیرند که زمان، تمرکز، و انرژی بیشتری صرف این گونه فعالیت ها کنند، چرا که بیشترین تأثیر را در زندگی شغلی و رشد فردی آنها دارد.

اگر حس می کنید در یک مسیر کاری تکراری قرار گرفته اید و به سرعتی که می خواهید پیش نمی روید این بهترین دسته ای است که می توانید پیگیری کنید. و نیز اگر می خواهید زمانی ایجاد کنید که بتوانید به یادگیری مهارت جدیدی بپردازید، همین دسته را پیگیری کنید.

3. مدیریت افراد. آیا در سازمان، زیردستان مسقیمی دارید؟ آیا کاری را به صورت مشترک با همکاران تان انجام می دهید؟ آیا تیمی را رهبری می کنید؟ اگر چنین است مدت زمانی را که صرف مدیریت افراد (آن تیم، همکاران، و حتی افراد مافوق تان) می کنید باید در اینجا ثبت و پیگیری کنید.

اگر حس می کنید مسائل مربوط به افراد مختلف بخش بزرگی از زمان شما را به خود اختصاص می دهد می توانید این دسته را به زیر مجموعه های کوچک تری مانند اینها تقسیم کنید مدیریت بالادستی (رئیس و دیگر افراد مافوق)، مدیریت هم سطح (همتایان)، و مدیریت زیردستان مستقیم.

4. کارهای اداری. اینها کارهایی ضروری هستند که هر روز انجام می دهید: ایمیل ها، جداول زمان بندی، گزارش های مخارج، تأیید فاکتورهای فروش، و غیره.

5. بحران ها و مشکلات. وقفه ها، مسائل فوری، جلسات برنامه ریزی نشده. مسائل دقیقه ی نودی که باید به سرعت حل و فصل شوند می توانند حتی بهترین برنامه های مدیریت زمان را نیز دچار اختلال کنند. به همین علت است که پیگیری آنها بسیار ضروری است. اگرچه هرگز نمی توانید پیش بینی کنید که اینها چه زمانی رخ خواهند داد، اما اگر بتوانید الگوهایی را که در آنها وجود دارد تشخیص دهید (برای مثال اینکه در هفته به طور متوسط 5 ساعت صرف حل مشکلات ناگهانی می کنید) می توانید طبق آنها برنامه ریزی کنید.

6. زمان آزاد. ممکن است این قسمت از بخش های رسمی کارهای روزانه ی شما نباشد، اما همه به وقفه هایی برای استراحت نیاز دارند؛ به عنوان مثال برای ناهار، پیاده روی، توقف برای صرف قهوه در هنگام رانندگی، صحبت با یکی از همکاران، ایمیل های شخصی، و اینترنت. اینها در دوزهای پایین می توانند آشفتگی ذهن شما را کاهش داده و حتی همکاری و بهره وری را افزایش دهند. اما اگر مراقب نباشید، این زمان های کوتاه می توانند در کنار هم مدت زمان زیادی را تشکیل دهند.

وقتی مسئولیت های خود را تقسیم بندی می کنید، به دقت فکر کنید که یک روز معمول کاری شما چگونه است. ممکن است برخی از دسته های ذکر شده را با برخی دیگر (که تناسب بیشتری با نقش تان دارند) تکمیل یا جایگزین کنید.
 
 منبع: کتاب «مدیر 20 دقیقه ای هاروارد (مدیریت زمان)»
نوشته: نرگس شفیعی