استفاده از ماتریس استفن کاوی، به شما کمک می کند که کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید.

چکیده : تأخیر در انجام یک کار، سبب سلب مسئولیت از شما نمی‌شود و در نهایت باید وظیفه‌تان را انجام دهید، اما سبب از دست رفتن زمان می‌شود، برای انجام تکلیف تان زمان کمتری خواهید داشت و مسلم است که در نهایت فشار بیشتری بر شما وارد می‌آید. اولویت بندی مسیر مشخصی را پیش روی ما می‌گذارد که گام به گام در راه رسیدن به آرامش و موفقیت حرکت نماییم.

تعداد کلمات 1255 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

1. به تعویق انداختن را متوقف کنید

براستی چه دلیلی وجود دارد که از انجام کارهایی که بالاخره باید انجام شوند سرباز می‌زنید یا آن‌ها را به تعویق می‌اندازید؟
برخی افراد وقتی با یک تکلیف مواجه می‌شوند تا زمانی که ضرب‌الاجل انجام کار نرسیده است دست به کار نمی‌شوند، میزان اضطراب و عجله فرد در زمان کم و فرصت محدود افزایش می‌یابد و نتیجه کار مطلوب نمی‌باشد. مسلماً اگر همان تکلیف در زمان کافی و با آرامشی بیشتر انجام شود نتیجه مطلوب‌تری حاصل خواهد شد. کمی تأمل‌کنید آیا کاری هست که لازم است انجام دهید اما مدت‌هاست آن را پشت گوش‌انداخته‌اید یا در پیشبرد آن اهمال ورزیده‌اید.

بیشتر بخوانید: کمال گرایان؛ به تعویق انداختن کارها و مسئولیت‌ها

چند نکته مهم

همواره به زمان مناسب انجام یک کار دقت نمایید. لازم است زمان موردنیاز جهت انجام و به پایان رساندن کار، بررسی مجدد و تحویل یا ارسال تکلیف مورد نظر واقع‌گرایانه تخمین زده شود. بسیاری از افراد درباره توانایی خودشان در انجام امور مبالغه می‌کنند و زمان موردنیاز را غیرواقع‌بینانه برآورد می‌نمایند، از این‌رو درروند انجام و اتمام کار با مشکل مواجه می‌شوند. در صورتی که برای انجام هر تکلیفی زمان مناسبی را اختصاص دهید می‌توانید در آرامش کامل، نهایت توانایی خویش را ظاهرسازید. در زمان کم نه تنها توانایی‌ها و قابلیت‌های حقیقی شما به کار گرفته نمی‌شوند بلکه اضطرابی که تحمل می‌کنید سبب نقص در انجام امور خواهد شد.
اگر احساس نیاز کردید، درخواست کمک نمایید.
برای هر کاری که قادر به انجام آن نیستید شهامت گفتن کلمه نه را داشته باشید. مطمئن باشید در این صورت مردم احترام بیشتری برای شما قائل خواهند بود.
در تحصیل، کار یا حرفه‌تان، شخصی موفق را برای خود الگوسازید و از تجربیات او استفاده نمایید.
به یاد داشته باشید که اجتناب از انجام کارها، اوضاع را بدتر خواهد کرد.

2. اولویت بندی؛ را آغاز کنید

آیا شما از افرادی هستید که در تصمیم‌گیری جهت شروع انجام کارهایشان مشکل‌دارند؟ آیا نمی‌توانید اولویت بندی مناسبی داشته باشید؟ آیا برایتان پیشامده است که برای انجام کاری وقت و انرژی فراوانی بگذارید و در نهایت به این نتیجه برسید که تمرکز بر آن کار انتخاب اشتباهی بوده است؟ براستی یادگیری اولویت بندی هر روز و هر روز در شروع کارها به کمک شما خواهد آمد.

برای کارهای معوقه‌ تان یک لیست تهیه کنید. حتی اگر فهرست کارهای معوقه‌تان در این مرحله بسیار طولانی شد هراس به خود راه ندهید.
فهرست تکالیف تان را مدیریت کنید. نگاهی به لیستی که تهیه‌کرده‌اید بیندازید حتماً می‌توانید آن را مدیریت کرده و بر آن کنترل داشته باشید. در وهله اول میان کارهای اضطراری و مهم تمیز قائل شوید. به خاطر داشته باشید، کارهای اضطراری همیشه مهم نیستند و کارهای مهم همواره اضطراری نیستند. کار اضطراری باید فوراً انجام شود. این کارها اغلب تحت تأثیر نیروهای بیرون از شما تعیین می‌شوند. ممکن است فرزند شما بیمار شود، یکی از بستگان تان فوت کند یا دوست نزدیکتان از سفر بیاید. مهم‌ترین کلمه در تعیین اولویت‌ها می‌تواند نتیجه یا پیامد آن باشد. کار مهم آن کاری است که انجام دادن یا ندادنش پیام‌های جدی بر جای می‌گذارد. انجام ندادن کار غیر مهم معمولاً پیامد مهمی به دنبال ندارد. کارهای مهم، از سوی دیگر، کارهایی هستند که اگر انجام نشوند، پیامدهای جدی از خود باقی می‌گذراند که شاید اضطراری و فوری باشند و شاید هم اضطرار زمانی برای انجام سریع آن‌ها وجود نداشته باشد.

می‌توانید کلیه مواردی را که در فهرست تان آورده‌اید در چهار دسته کلی قرار دهید:

الف) اضطراری و با اهمیت: در این طبقه کارهایی قرار می‌گیرند که هم نیازمند یک اقدام فوری هستند و هم دارای نتایج حائز اهمیتی می‌باشند. بحران‌ها و مشکلات شخصی و خانوادگی از این طبقه هستند ، کارهایی که در این دسته قرار می‌گیرند اولویت اول در لیست ما می‌باشند زیرا انجام ندادن آن‌ها می‌تواند پیامد ناخوشایندی داشته باشد. بیماری ناگهانی یکی از نزدیکان، تغییر تاریخ امتحان پایان‌ترم ، دعوت به یک مصاحبه کاری غیرمنتظره ، نیاز به تعمیر اتومبیل در این دسته جای می‌گیرند.

ب) غیر اضطراری و با اهمیت: فعالیت‌های مهمی که انجامشان الزامی است اما در زمان کوتاه انجام نمی‌شوند و به زمان‌بندی بلندمدت‌تری نیاز دارند، فعالیت و کارهایی که در این طبقه قرار می‌گیرند به هدف‌ها، رسالت و نقش‌های زندگی مربوط می‌شوند، اما مجبور نیستیم همین حالا و با فوریت آن‌ها را انجام دهیم و می‌توانیم آن‌ها را به زمان دیگری موکول کنیم اما به‌ هرحال لازم است آن‌ها را انجام دهیم، برنامه‌ریزی برای موفقیت در امتحانات پایان‌ترم ، یادگرفتن زبان انگلیسی ، رفتن به یک رستوران یا سینما با همسر خود ، خرید لباس یا کتاب غیردرسی از این قبیل امور است.

ج) اضطراری و کم اهمیت: فعالیت‌هایی که خیلی اهمیتی ندارند، غالباً شما نقشی در به وجود آمدن شان ندارید و باید بتوانید مدیریت شان کنید در غیر این صورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد. محتوای این قسمت مورد علاقه و خوشایند دیگران است، اما نکته مهم در اینجاست که این امور نه تنها مهم نیستند، بلکه هیچ گونه ارتباطی با اهداف شما ندارند و حتی بعضی وقت‌ها مانعی بر سر اهداف شما خواهند بود. دوستی با شما تماس می‌گیرد و می‌گوید امروز می‌خواهد برای خرید لباس برود و از شما می‌خواهد او را همراهی کنید و شما علیرغم میل باطنی‌تان نمی‌توانید به او «نه» بگویید.

د) غیر اضطراری و کم اهمیت: فعالیت‌های بیهوده ایست که فرد خودش را درگیر آن‌ها می‌کند و زمانش را از بین می‌برد. بخشی از عادات منفی می‌تواند در این قسمت. قرار گیرد. در این طبقه بیشتر کارهایی قرار می‌گیرند که انجام دادن یا ندادن آن‌ها چه حالا و چه در وقت دیگر تفاوتی ندارد و هیچ گونه سود و زیانی به حال ما و اهداف ما و رسالت‌های ما در زندگی ندارد و بیشتر باعث اتلاف وقت می‌شوند؛ مانند اصرار به دیدن تمام سریال‌های تلویزیون، گردش در فضای مجازی، وقت‌گذرانی و پاساژ گردی، گفتگوی تلفنی هر روزه وقت‌گیر و تکراری با اعضای خانواده و دوستان... .
ماتریس دو در دوی زیر (که توسط استفن کاوی متخصص مشهور بهره وری رایج شد) به شما کمک می کند که کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید.

می‌توانید با رسم این ماتریس اولویت بندی کارهای روزانه‌تان را مشخص کنید:

غیر ضروری	ضروری	اضطرار اهمیت
2 یادداشت کنید (Diary it)	1 انجام دهید (Do it)	با اهمیت
4 دور بریزید (Dump it)	3 محول کنید (Delegate it)	کم اهمیت

استفاده از روش فوق به ما کمک می‌کند تا با دسته‌بندی کارهای خود، به یک اولویت‌بندی مشخص برای انجام کارها برسیم. به‌طوری‌که کارهای کم اهمیت و بی‌اهمیت را جدا کرده و کنار می‌گذاریم؛ و به این ترتیب زمان بیشتری برای انجام کارهای پر اهمیت که نقش مهم‌تری در زندگی ما دارند به دست می‌آوریم ، در اکثر مواقع نا آگاهانه زمان زیادی از وقت ارزشمندمان را صرف اموری می‌کنیم که اهمیت چندانی ندارند. در بسیاری از موارد نیز تعدد تکالیف عقب‌افتاده ، سبب می‌شود کار روی هیچ‌یک از آن‌ها را شروع نکنیم. اولویت بندی مسیر مشخصی را پیش روی ما می‌گذارد که گام به گام درراه رسیدن به آرامش و موفقیت حرکت نماییم.

ادامه دارد ...

منبع: کتاب «کمال‌گرایی
نویسنده: زهرا سادات حاجی و دیگران

بیشتربخوانید:
چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟ (بخش دوم)
نحوه اولویت بندی کارها
زمان بندی کارها و فعالیت ها (بخش اول)
زمان بندی کارها و فعالیت ها (بخش دوم)
چگونه می توان زمان را مدیریت نمود و اولویت ها را تعیین کرد؟