چگونه کارها را اولویت بندی کنیم؟ (بخش دوم)

مدیریت خوب زمان به معنای تعریف اولویت ها و برنامه ریزی برای انجام کار و فعالیت ها می باشد.
 

چکیده : در قسمت اول این مقاله به این موضوع پرداختیم که با رسم ماتریس استفن کاوی، می ­توانید کارهای روزانه خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. در مرحله بعدی وظایف خود را به بخش­ های کوچکتر تقسیم و کار خود را مهمترین تکلیف آغاز کنید.

تعداد کلمات 507 /  تخمین زمان مطالعه 3 دقیقه

در قسمت اول این مقاله گفتیم که ایجاد سامانه ای برای اولویت بندی کارها، فرایند تصمیم گیری در زندگی را ساده تر می­ کند و شما را ترغیب خواهد کرد که تصمیم گیری های خود را بهتر و منسجم تر انجام دهید. شما می‌توانید با رسم ماتریس استفن کاوی، کارهای روزانه خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت بندی کنید. در ادامه با ما همراه باشید.
 

3- تکالیف بزرگ را به واحدهای کوچک تقلیل دهید.
این راهکار خصوصاً در رابطه با تکالیف دشواری که سبب ایجاد نگرانی در شما شده است اهمیت دارد، این مرحله در موارد بسیاری نقش یک منجی را ایفا می‌کند. اگر بزرگی تکلیف پیش روی شما سبب می‌شود از آن اجتناب کنید می‌توانید تکلیف مورد نظر را به مراحل کوچک‌تری تقسیم کنید. فردی را تصور کنید که از اضافه وزن زیادی رنج می‌برد، مسلماً تصور کاهش سی کیلوگرم از وزن سبب ایجاد نگرانی و اضطراب در او خواهد شد و این نگرانی موجب شده است که او هرگز برای کاهش وزنش تصمیمی قاطع نگیرد اگرچه افکارش همواره با این موضوع مشغول است. می‌توانیم از او بخواهیم هدف اولیه خود را بر مبنای کاهش ده کیلوگرم از وزنش قرار دهد. به نظر می‌رسد این تصمیم عملی‌تر است.

 ۴- از سخت‌ترین اولویت مهم تان آغاز کنید.
بسیاری از ما وقت زیادی را به انجام تکالیف نه‌چندان مهم اختصاص می‌دهیم تا از روبرو شدن با تکالیف دشوار اجتناب ورزیم ، بهترین انتخاب شروع کردن از تکالیف دشوار است. با انجام دادن این تکالیف احساس ارزشمندی و شادی خواهید کرد و در ادامه راه سازنده‌تر خواهید بود.

 ۵- در یک زمان‌بر روی یک کار متمرکز باشید.
زمانی که اولویتی را آغاز کردید روی آن متمرکز باشید و در محدوده برنامه‌تان حرکت کنید. البته لازم است در مقابل اضطرارهای ناگهانی منعطف باشید و آن‌ها را بپذیرید اما به همان اندازه آگاه باشید و اجازه ندهید تکالیفی که ناگهان مهم به نظر می‌رسند شما را از پیشروی بازدارند.

۶- واقع‌بین باشید و به‌اندازه توانایی‌تان از خودتان انتظار داشته باشید.
درباره خودتان و توانایی‌های تان در کوتاه مدت و بلندمدت واقع‌بین باشید. واقع‌گرایانه آنچه را در طی یک روز می‌توانید انجام دهید مشخص نمایید در غیر این صورت ممکن است عملکردتان را ضعیف ارزیابی کرده و احساس شکست نمایید. آگاه باشید که چرخه انرژی شما در تقابل با تلاش تان مضاعف می‌گردد و یکدیگر را تقویت خواهند کرد.
چند دقیقه تفکر کنید، سه مورد از فهرست اولویت هایتان را انتخاب کرده و از همین امروز آغاز کنید.

منبع: کتاب « کمال‌گرایی »
نویسنده: زهرا سادات حاجی و دیگران