شیوه‌ی نوشتن نامه‌ی اداری

نوشتن نامه اداری با نامه‌های معمولی و دوستانه متفاوت است. استفاده از شیوه‌ی عادی نوشتن نامه در نامه‌های اداری، توهین به حساب می‌آید. بنابراین برای نگارش یک نامه‌ی اداری توجه به برخی نکات ضروری است. رعایت ادب و احترام از ضروریات نامه‌ی اداری محسوب می‌شود؛ مخصوصا اگر نامه را برای مافوق خود به نگارش در می‌آورید. رعایت سبک نوشتن نامه اداری باعث می‌شود مخاطب نامه، توجه بیشتری به مطالب نوشته شده، اختصاص دهد.

پنجشنبه، 7 آذر 1398

تخمین زمان مطالعه:

موارد بیشتر برای شما

اگر باتوجه به موقعیت شغلی خود باید نامه‌ی درخواست شرکت در جلسه، نامه‌ی درخواست مرخصی، نامه‌ی تفاهم‌نامه، نامه‌ی درخواست انتقالی و … بنویسید؛ در ادامه با ما همراه باشید تا به چند نکته که شما را در نوشتن بهتر یک نامه‌ی اداری یاری می‌کند، اشاره کنیم.

نکات مهم در نوشتن نامه اداری

اولین و مهم‌ترین نکته‌ای که باید در نوشتن یک نامه‌ی اداری باید به آن توجه کنید، این است که نامه را برای چه کسی می‌نویسید. در نامه‌های اداری رعایت سلسله مراتب، ضروری است. بعد از مشخص شد مخاطب نامه، باید به نکات زیر توجه کنید.

1.نامه را با دقت بالا و صریح بنویسید. اطمینان پیدا کنید که در نامه‌ی شما غلط املایی وجود ندارد.

2.در نوشتن نامه‌ی اداری، هرگز از لغات عامیانه استفاده نکنید.

3.تا جایی که امکان دارد، کوتاه بنویسید و از به کار بردن عبارات هم‌معنی بپرهیزید.

4.چنانچه متن نامه طولانی است؛ بهتر است خلاصه‌ای از آن را به نگارش درآورید و متن کامل را در پیوست به آن ضمیمه نمایید.

5.برای تحریر نامه اداری از فونت رایج سازمان استفاده کنید و اندازه‌ی آن را نیز به گونه‌ای انتخاب کنید که خوانا باشد.

6.اگر به سازمان یا فرد بالا دست نامه می نویسید، از کلماتی مانند به استحضار می رساند، اگر به اداره یا فرد هم رده نامه می نویسید، از عبارت به آگاهی می رساند و اگر به اداره یا فرد زیردست نامه می نویسید، از عبارت به اطلاع می رساند، استفاده نمایید .

7.از سمت راست شروع به نوشتن نامه نمایید و در سمت چپ، فضایی را برای حاشیه‌نویسی خالی بگذارید.

8.نامه را با نام خدا، تاریخ و شماره آغاز کنید. به این نکته که نامه پیوست دارد و یا خیر نیز اشاره نمایید.

9.اگر مکاتبه میان دو سازمان درحال انجام است، ابتدا مبدا نامه را ذکر و پس از آن گیرنده را ذکر کنید: به‌عنوان نمونه بنویسید از شرکت برنامه نویسی …. به سازمان برنامه و بودجه. آنگاه موضوع نامه را ذکر کرده و بعد از آن نگارش نامه را آغاز کنید.

10.چنانچه نامه در پاسخ به نامه ای دیگر نوشته شده‌است؛ در آغاز نگارش متن نامه اشاره کنید که نامه در پاسخ به نامه شماره …. در تاریخ …. است .

11.بعد از اتمام نوشتن نامه اداری، یک خط را خالی بگذارید؛ سپس در سمت چپ نامه را امضا و مهر کنید و تاریخ را یادداشت نمایید .

12.اگر نامه در پاسخ به نامه ای دیگر نوشته شده حتما در ابتدای نامه از عبارت در پاسخ به نامه شماره … و اگر نامه با توجه به نام های دیگر نوشته شده از عبارت عطف به نامه شماره … استفاده کنید .

13.چنانچه نامه باید به قسمت‌های دیگری نیز فرستاده وشود، در قسمت پاورقی نامه، بخشی به نام رونوشت ایجاد کنید و در آنجا به تمامی بخش‌ها اشاره کنید.