دستگاه‌های فَکس، دستگاه‌هایی الکترونیکی هستند که با استفاده از مودم‌های موجود در خط تلفن، قابلیت چاپ، اسکن و ارسال سند به دستگاهی دیگر را دارند. تلفن‌های مدرن و قابل حمل در قالب تلفن‌های همراه GSM که با استفاده از فناوری تلفن همراه فکس ارسال یا دریافت می‌کنند، در دسترس هستند.

مشکلات مربوط به واحد فکس شما نه تنها می‌تواند روز شما را خراب کند بلکه بر روابط شخصی یا تجاری شما نیز تأثیر می‌گذارد. شاید متوجه شده باشید که مسائل به صورت اشتباه پیش می‌روند، به خصوص وقتی که انتظار یک ارتباط مهم را دارید.

ممکن است چنین اتفاقی بیفتد که شما منتظر یک سفارش فروش مهم از مشتری خود باشید یا مشغول گرفتن تماس نهایی برای یک مظنه، قبل از ارسال آن به مشتری خود، باشید اما نمی‌توانید این کار را انجام دهید زیرا واحد فکس شما به علتی کار نمی‌کند. چطور می‌توانید در چنین شرایطی واکنش نشان دهید؟ بخش‌های بعدی راه حل مناسبی ارائه می‌دهند.

عیب یابی ماشین فکس

برای کسانی که به اسناد به عنوان اثبات اعتقاد دارند، تجهیزاتی مانند فکس یک هدیه ارسال شده از بهشت است. هنوز افراد و مشاغلی وجود دارند که در امور روزانه خود به این واحدهای فکس متکی هستند. با این حال، شما باید انتظار داشته باشید که گاهی اوقات آنها عمل نکنند. مشکلاتی که شما احتمالاً با آنها رو به رو هستید می‌توانند به سادگی موارد زیر باشند.

ورودی و خروجی نمابر

ممکن است در هنگام ارسال و یا دریافت نمابر با مشکل رو به رو شوید. می‌توانید شروع به حل این مشکلات کنید.

* قبل از هر چیز، سیم تلفن را که دستگاه شما به آن متصل است، بررسی کنید. یک تلفن استاندارد را به خط تلفن ورودی متصل کنید و صدای زنگ را بررسی کنید. اگر اشکالی ندارد، واحد فکس را دوباره به خط تلفن وصل کنید.

* مطمئن شوید که با استفاده از درگاه‌های فکس دقیق، اتصالات مناسب را برقرار کرده‌اید و آنها را امتحان کنید.

* بررسی کنید که آیا جک دیواری، که به عنوان یک اتصال در سیستم عمل می‌کند، به درستی کار می‌کند یا خیر. اگر آن را معیوب یافتید ، آن را عوض کنید.

* ممکن است متوجه شوید که می‌توانید یک فکس را ارسال کنید، اما نمی‌توانید فکسی را دریافت کنید، یا برعکس. می‌توانید با چک کردن خط تلفن که در این جا توضیح داده شده است، در حل مشکل استاد شوید.

* لامپ یا چراغ دستگاه فکس خود را تست کنید. اگر سوخته است، آن را تعویض کنید.

* پس از بررسی همه این موارد، اگر مشکلات برطرف نشده است، با یک تکنسین یا کمک متخصص تماس بگیرید. شاید لازم باشد دستگاه فکس خود را تعویض کنید.

کیفیت تصویر

کیفیت نمابرهای چاپ شده در ترمینال شما ممکن است استاندارد نباشد. ممکن است که کیفیت تصویر صفحات چاپ شده بسیار تاریک یا خیلی کم رنگ برای خواندن باشد. با تغییر تنظیم تراکم در واحد فکس خود می‌توانید این مشکلات را برطرف کنید.

بررسی کنید که آیا با انجام یک آزمایش فکس، مشکل را با موفقیت حل کرده اید یا خیر. اگر اشکال از این جا نباشد، ممکن است فرستنده با دستگاه خودش مشکل داشته باشد.

اگر فرستنده هستید، پس از باز کردن محفظه خوراک اسناد دستگاه فکس، تمام سطوح از جمله شیشه مؤلفه اسکنر و بقیه قسمت‌های متحرک را کاملاً تمیز کنید.

در این جا، شما ممکن است با انواع مختلفی از مشکلات رو به رو باشید، مانند این که:

* صفحات چاپ شده با رگه‌ها یا لکه‌هایی از جوهر، که آنها را غیرقابل خواندن می‌کند، پوشیده شده است.

* نشت تونر یا جوهر واحد فکس شما ممکن است دلیل چاپ کثیف باشد.

راه حل: درب پرینتر دستگاه خود را باز کنید و اطمینان حاصل کنید که کارتریج جوهر به درستی کار می‌کند. همچنین بررسی کنید که آیا تونرها به درستی نصب شده‌اند و در حال ریزش نیستند. اگر مشکل در مورد کارتریج است، آن را تعویض کنید.

یکی از متداول‌ترین مشکلات واحدهای فکس، گیر افتادن کاغذ در داخل آن است. ممکن است کاغذ گیر افتاده در محفظه خوراک اسناد یا در محفظه چاپ واحد فکس باشد. یکی از راه‌های عیب یابی این مشکل، کشیدن کاغذ به آرامی در جهت حرکت کاغذ، در حالی که دستگاه در حال کار است، می‌باشد.

در بعضی موارد، ممکن است متوجه شوید که همه چیز تنظیم شده است، اما پیام‌های زیادی دریافت می‌کنید که شما را از خطاهای ارتباطی مطلع می‌کند. به شرکت تلفن خود اطلاع دهید، که ممکن است خط تلفن شما را برای تداخل بررسی کند و بتواند مشکل را با موفقیت حل کند.

نامه‌های الکترونیکی (یا ایمیل‌ها) و فکس یا خدمات فکسِ اینترنتی شیوه ارتباط ما را تغییر داده‌اند. این امکانات خیلی سریع دارند جایگزین دستگاه‌های فکس می‌شوند. اما هنوز افراد و مشاغلی وجود دارند که در امور روزانه خود به این واحدهای فکس متکی هستند.

اگر شما هم یکی از آنها هستید، می‌توانید مشکلات رایجی که در این جا ذکر شد را به تنهایی حل کنید. بهترین راه برای جلوگیری از بروز چنین مشکلاتی سرویس دهی منظم به دستگاهتان و استفاده از قطعات یدکی باکیفیت تولید شده توسط سازنده است.

ردیابی شماره فکس

شما ممکن است یک فکس مهم را دریافت کنید بدون این که بدانید فرستنده کیست. در چنین شرایطی می‌توانید از شماره نمابر برای ردیابی منشأ آن استفاده کنید.

فکس کردن شامل اسکن کردن یک سند و ارسال آن به صورت الکترونیکی از طریق خط تلفن به یک مکان معمولاً دوردست است، جایی که به صورت یک سند از طریق چاپگر تکثیر می‌شود. از آن جایی که در این فرآیند از خطوط تلفن استفاده می‌شود، می‌توان با به دست آوردن و ردیابی شماره‌ای که از آن ارسال شده است، مبدا و اطلاعات مربوط به فرستنده را ردیابی کرد.

ابتدا فکس خود را بررسی کنید زیرا غالباً شماره ارسال شده در بالا یا پایین صفحه ذکر شده است، همراه با تاریخ انتقال، زمان و شماره صفحه. این شماره را به همراه کد منطقه یادداشت کنید.

به اینترنت وارد شوید و آن شماره را در یک سایت جستجوی تلفنی جستجو کنید. این‌ها مانند کتاب‌های تلفنی هستند و تمام اطلاعاتی را که می‌توانید از یک دفترچه تلفن معمولی و موارد دیگر دریافت کنید، در اختیار شما قرار می‌دهند. این دایرکتوری‌های آنلاین روش‌های مختلفی را برای جستجوی شخص و به دست آوردن اطلاعات و جزئیات مربوطه ارائه می‌دهند.

منبع: Shrinivas Kanade – تِک اسپریتِد