بک بانک اطلاعات در ابتدائي ترين شکل خود يک فهرست کارت الکترونيکي است. هر کارت (يا رکورد) حاوي اطلاعاتي است که به دسته بنديهاي مختلفي تحت عنوان «فيلدها» تقسيم شده اند و اطلاعات را با يک روش منطقي که دسترسي به آن نيز آسان است، سازماندهي مي کنند.
بانکهاي اطلاعاتي مي توانند داراي هر دو نوع کاربرد حرفه اي يا شخصي باشند، از ذخيره سازي اطلاعات مشتريان و انبارداري محصولات گرفته تا فهرستي از دستور غذاهاي مورد علاقه ي شما يا CD هائي که در مجموعه ي موسيقي خود داريد. ما در اين مقاله نحوه ي ايجاد يک بانک اطلاعاتي براي اولين بار را بررسي خواهيم نمود. ما براي اين منظور از يک برنامه ي رايگان با نام File Amigo LE استفاده مي کنيم. براي آنکه کل فرآيند را ساده و قابل فهم نگهداريم، يک بانک اطلاعاتي از اشخاص را براي ايجاد يک شجره نامه ي خانوادگي ايجاد نموده و در عين حال به شما نشان خواهيم داد که چگونه رکوردها را جستجو کرده و گزارشهائي را بر اساس معيارهاي مورد نظر خود تهيه نمائيد.
قدم 1
مرورگر وب خود را باز کرده و آدرس www.fileamigo.com را در نوار آدرس آن وارد نمائيد. هنگاميکه سايت وب File Amigo ظاهر شد، بر روي لينک Download File Amigo LE در سمت چپ صفحه کليک نمائيد. وقتي از شما خواسته شد، محلي بر روي درايو ديسک سخت خود را براي ذخيره سازي فايل مورد نظر (FileAmig7setup.exe) مشخص کنيد. پس از اتمام بارگذاري فايل، دوبار بر روي آن کليک کنيد تا فرآيند نصب آغاز شود. ويزارد نصب و راه اندازي را دنبال کرده و گزينه هاي پيش فرض را بپذيريد. پس از اتمام کار، بر روي Finish کليک نمائيد.
قدم 2
حالا برنامه را اجرا کنيد. پنجره ي Help را پس از ظاهر شدن آن ببنديد و سپس براي جلوگيري از باز شدن پنجره ي مذکور در آينده، بر روي NO کليک نمائيد (شما مي توانيد هر زمان که مايل باشيد با فشار کليد F1 به اين پنجره دسترسي پيدا کنيد).جعبه ي محاوره اي Start، گزينه هاي ايجاد يک بانک اطلاعاتي جديد از يک الگوي (Template) موجود را در اختيار شما قرار مي دهد، ولي ما تصميم داريم بانک اطلاعاتي خودمان را از ابتدا ايجاد کنيم و به همين دليل گزينه ي «Create a new file from scratch» را انتخاب خواهيم نمود.
قدم 3
نامي را براي بانک اطلاعاتي جديد وارد کرده و يک توضيح مناسب را به آن اضافه نمائيد. سپس، فيلدهاي تشکيل دهنده ي هر رکورد را ايجاد کنيد. براي شروع، عبارت «Surname» را در قسمت Field Name وارد کرده و کليد Enter را فشار دهيد تا در پنجره ي سمت راست ظاهر شود. سپس، عبارت «Forenames» را در اين قسمت وارد نموده و کليد Enter را فشار دهيد. حالا فيلدهاي «Relationship to me» «Birth place», «Death date», «Marriage date», «Gender», «Birth date» و «Portrait» را به همين ترتيب اضافه کنيد. پس از ايجاد تمام فيلدهاي مورد نظر، براي ادامه ي کار بر روي کليد Next کليک نمائيد.
قدم 4
شما بايد نوع هر فيلد (نظير text, memo, currency و يا file) را مشخص کنيد. براي مشاهده ي يک توضيح کامل تر در مورد هر يک از گونه هاي فيلد، مي توانيد نشانگر ماوس خود را بر روي Data Type مورد نظر خود برده و يا کليد F1 را براي مشاهده ي منوي Help فشار دهيد. نوع هر فيلد به نوبت مشخص خواهد شد، بنابراين کار را با Surname آغاز کرده و بدون آنکه گزينه ي Text انتخاب شده براي آن را تغيير دهيد، بر روي کليد Next کليک نمائيد. همين کار (انتخاب نوع داده ي Text) را براي Fornames و Gender نيز تکرار کنيد. اما طول فيلد را براي Gender به 1 کاراکتر کاهش دهيد (زيرا اين فيلد تنها به کاراکتر M براي مردان و F براي زنان نياز دارد). سپس، گزينه ي Date را براي Birth date، گزينه ي Text (با طول 100 کاراکتر) را براي Birth place، گزينه ي Date را براي هر دو فيلد Death date و Marriage date، گزينه ي Text را براي Relationship to me و نهايتاً گزينه ي File را براي Portrait (زيرا يک عکس ديجيتال در آن قرار خواهد گرفت) انتخاب نمائيد.
قدم 5
پس از تنظيم فيلد Portrait بصورت يک فايل، بر روي Finish و سپس OK کليک نمائيد. حالا بانک اطلاعاتي شما باز خواهد شد. پس از وارد کردن ا طلاعات اولين رکورد، مي خواهيم فيلد Relationship to me را ويرايش کنيم تا مجموعه اي از گزينه ها را با يک منوي Dropdown ارائه نمايد. براي انجام اينکار، منوي Date Record را باز کرده و گزينه ي Design Date Record را انتخاب نماييد. حالا Relationship to me را از فهرست Field انتخاب کرده و سپس بر روي Edit کليک نمائيد. بر روي منوي Rule&Value کليک نموده، گزينه ي List را انتخاب کرده و سپس بر روي کليد «...» کليک نمائيد. حالا بر روي کليد Add کليک نموده، عبارت Spouse را تايپ کرده و سپس بر روي OK کليک نمائيد.
قدم 6
يکبار ديگر بر روي Add کليک نموده و نسبت فاميلي ديگري (نظير، Uncle child, parent, Great grandparent و يا Aunt) را اضافه کنيد. با وجود آنکه شما مي توانيد وروديهاي جداگانه اي را براي جنسيت هاي متفاوت اضافه نمائيد. (براي مثال Grandmother و Grandfather) اما استفاده از يک عبارت عمومي براي پوشش هر دو جنس (نظير Grandparent) جهت ساده تر نمودن کارها بسيار آسانتر خواهد بود. پس از تعريف نسبتهاي مختلف، به ترتيب بر روي OK سپس Save و نهايتاً Close کليک نمائيد. هر زمان که بخواهيد مي توانيد مواردي را به اين فهرست اضافه کرده و يا آن را ويرايش نمائيد. براي اين منظور مي توانيد گزينه ي Design Data Record را از منوي Data Record انتخاب کنيد.
قدم 7
حالا زمان آن رسيده است که اولين رکورد را به بانک اطلاعاتي خود اضافه کنيم. بر روي آيکن مدادي که درست در زير ستون Surname قرار گرفته کليک نمائيد تا پنجره ي Add a Record باز شود، نام خانوادگي و نام کوچک خودتان را در محلهاي مقتضي وارد کنيد. کاراکتر M را براي جنس مذکر و F را براي جنس مؤنث در فيلد Gender تايپ نمائيد. تاريخ تولد و تاريخ ازدواج خود را با استفاده از فرمت dd/mm/yyyy در فيلدهاي مربوطه وارد کرده و با کليک بر روي کليد Calendar در کنار فيلدهاي مذکور، تاريخ مقتضي را انتخاب نمائيد. محل تولد خود را در فيلد Birth place تايپ کنيد، اما فيلدهاي Death date و Relationship to me را خالي بگذاريد.
قدم 8
حالا بر روي کليد Get File در کنار فيلد Portrait کليک نمائيد. براي انتخاب يکي از عکسهاي خودتان از درايو ديسک سخت، بر روي کليد Browse کليک کنيد. بهترين تصوير براي استفاده در اينجا، يک عکس در قطع پرسنلي است. براي مشاهده ي يک پيش نمايش از عکس خود بر روي کليد View کليک نموده و سپس گزينه ي Link را فعال کنيد تا تغييرات آتي بر روي فايل مورد نظر در بانک اطلاعاتي شما نيز نمايش داده شوند. هنگاميکه از گزينه هاي مربوط به عکس راضي بوديد، بر روي Save کليک نمائيد تا به صفحه ي ورودي رکورد اصلي برگرديد. اين تمام اطلاعاتي است که بايد درباره ي خودتان وارد مي کرديد، بنابراين حالا مي توانيد بر روي کليد Save کليک نمائيد.
قدم 9
بانک اطلاعاتي بطور خودکار ذخيره سازي گرديده و اولين رکورد آن بر روي صفحه ظاهر خواهد شد که با يک Thumbnail از پرتره ي خودتان تکميل شده است. به منظور وارد کردن دومين رکورد، يکبار ديگر بر روي آيکن مداد در زير اولين رکورد کليک نموده و رکورد ديگري را وارد کنيد. جزئيات مربوطه به نفر بعد در شجره نامه ي خانواده ي خود را پر کنيد. اين بار، بر روي منوي Relationship to me کليک نموده و گزينه ي مناسب را از بين مواردي که قبلاً ايجاد کرده ايد، انتخاب نمائيد. اگر يک عکس از فرد مورد نظر را در اختيار داريد، مي توانيد مثل دفعه ي قبل آن را با کليک بر روي کليد Get File به رکورد مربوطه اضافه کنيد. پس از تکميل رکورد جاري، براي ايجاد يک رکورد ديگر بر روي کليد Save/New و يا براي اتمام کار بر روي Finish کليک نمائيد.
قدم 10
بطور پيش فرض، رکوردها به ترتيب حروف الفبا بر اساس فيلد Surname نمايش داده خواهند شد. براي مرتب کردن فهرست بر اساس هر فيلد ديگر، يکبار بر روي عنوان ستون مورد نظر (براي مثال، Birth date, سپس Gender و نهايتاً Surname) گزينه ي Sort را از منوي Tools انتخاب کنيد. شما مي توانيد حداکثر سه فيلد را بعنوان مبناي مرتب سازي و همچنين ترتيب صعودي يا نزولي (Ascending يا Descending) را براي هر يک از آنها انتخاب کنيد. براي مشاهده ي نتيجه، بر روي OK کليک نمائيد.
قدم 11
شما مي توانيد با کليک راست بر روي رکورد هر شخص و سپس انتخاب گزينه ي Edit this Record يا Display this Record، آن را ويرايش و يا مشاهده کنيد. با افزايش تعداد رکوردهاي بانک اطلاعاتي، مي توانيد رکوردهاي نمايش داده شده را بر اساس معيارهاي مختلفي نظير افرادي که پس از يک تاريخ معين متولد شده اند و يا افرادي که داراي نسبت خاصي با شما هستند، فيلترگذاري کنيد. براي فيلترگذاري رکوردها بر اساس يک عبارت کليدي، بر روي کليد Find Fast کليک نمائيد. تمام رکوردهائي که يکي از فيلدهاي آنها حاوي عبارت کليدي مورد نظر شما باشد، نمايش داده خواهند شد. براي فيلتر نمودن رکوردها با استفاده از يک فيلد خاص بر روي کليد Find Field کليک نمائيد. براي حذف تمام فيلترها و نمايش همه ي رکوردهاي موجود در بانک اطلاعاتي خود بر روي کليد All کليک نمائيد.
قدم 12
براي ايجاد فيلترهاي پيچيده تر، نظير نمايش تمام زناني که پس از يک تاريخ معين متولد شده اند و يا تمام مردان عضو يک خانواده با يک نام خانوادگي معين، مي توانيد يک گزارش تهيه کنيد. براي شروع کار بر روي کليد Reports و سپس براي ايجاد يک گزارش جديد بر روي کليد Add کليک نمائيد. يک نام و توضيح مناسب را وارد کرده و سپس براي انتخاب فيلدهائي که بايد در گزارش نمايش داده شوند (و همچنين ترتيب نمايش آنها در گزارش) بر روي کليد Columns کليک نمائيد. پس از انتخاب فيلدها، بر روي کليد Save کليک کنيد.
قدم 13
حالا بر روي کليد Filters کليک کنيد. فيلد و يا فيلدهائي که مي خواهيد از آنها براي تعيين رکوردهائي که در گزارش ظاهر خواهند شد استفاده نمائيد را انتخاب کنيد. سپس، به ترتيب هر فيلد را براي تنظيم معيارهاي مربوط به آن، انتخاب نمائيد. منوي Condition تصميم مي گيرد که رکوردها بايد با چه شرطي مطابقت داشته باشند (مثلاً براي نمايش فهرستي از تمام رکوردهائي که حاوي يک عبارت يا عدد بخصوص نيستند، گزينه ي Not Equal را انتخاب کنيد)، در حاليکه منوي Compare براي مشخص کردن يک عبارت، شماره، تاريخ مورد استفاده قرار گرفته و در عين حال امکان انتخاب معيار در هنگام تهيه ي گزارش را نيز فراهم مي سازد (براي اين منظور گزينه ي Value Entered By User را انتخاب کنيد). پس از اتمام کار، بر روي Save کليک نمائيد.
قدم 14
براي ذخيره سازي گزارش و بستن پنجره ابتدا بر روي Save و سپس X قرمز رنگ گوشه ي پنجره کليک نمائيد. در اينجا براي مشاهده ي رکوردهاي فيلترگذاري شده در يک مرورگر وب بر روي کليد Display و يا براي ذخيره سازي آنها جهت استفاده در يک برنامه ي ديگر، بر روي Export کليک نمائيد. بر روي Close کليک کنيد تا به پنجره ي اصلي برگرديد و سپس براي فيلترگذاري رکوردهاي فهرست بر اساس گزارشي که ايجاد شده است، بر روي By Report کليک نمائيد. گزارش مورد نظر خود را از فهرست Dropdown انتخاب کرده و سپس بر روي OK کليک نمائيد. اگر از شما خواسته شد، عبارات جستجوي مورد نظر خود (نظير يک تاريخ با نام) را وارد کرده و سپس براي فيلتر گذاري فهرست در خود File Amigo بر روي گزينه ي Next کليک نمائيد.
توليد يک گزارش سفارشي
اجازه بدهيد به مثالي براي توليد يک گزارش از تمام اعضاي مذکر خانواده ي شما که داراي يک نام خانوادگي بخصوص نيستند، اشاره کنيم. بر روي کليد Filter کليک نموده و هر دو گزينه ي Gender و Surname را فعال کنيد. فيلد Gender را انتخاب کرده و مطمئن شويد که منوي Condition بصورت Equal و منوي Compare to بصورت Constant Value تنظيم شده اند. حالا کاراکتر M را در قسمت Enter a value وارد کنيد. حالا فيلد Surname را انتخاب کرده، منوي Condition را بصورت Not Equal و منوي Compare را بصورت Value Entered By User تنظيم نمائيد. سپس عبارت Surname Enter را در قسمت Enter a prompt for the user وارد کنيد.
تهيه ي کپي پشتيبان از بانک اطلاعاتي
بطور پيش فرض File Amigo تمام بانکهاي اطلاعاتي را در فولدري با نام Userfiles7 در داخل فولدر نصب خودش (معمولاً C:/Program Files/FileAmigo7 ذخيره مي نمايد. شما نمي توانيد محل اين فولدر را در نسخه ي رايگان برنامه تغيير دهيد، بنابراين مطمئن شويد که بطور منظم از فولدر Userfiles7 کپي پشتيبان تهيه مي کنيد.
منبع:ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 125.
