با مدیریت زمان بهره وری خود را به میزان قابل توجهی افزایش دهید.

چکیده: با توسعه شهرنشینی و تغییر سبک زندگی، معمولاً افراد جامعه با کمبود زمان مواجه می شوند، به همین علت است که بحث مدیریت زمان به یکی از دغدغه های اساسی همه افراد جامعه تبدیل شده است. در این نوشتار به سه نکته کلیدی در زمینه مدیریت زمان اشاره می کنیم که با به کارگیری آن ها خواهید توانست به شکلی قابل توجه از فرصت های خود به بهترین نحو استفاده کنید.

تعداد کلمات 1170 / تخمین زمان مطالعه 6 دقیقه

مدیریت زمان یکی از مهارتهای اساسی برای دستیابی به موفقیت محسوب می شود. این مهارت به شما این امکان را می دهد تا از وقت خود بیشترین بهره را برده و در حوزه هایی چون کار و تحصیل بیشترین بازدهی را کسب کنید. برای مدیریت زمان لازم است کارها را اولویت بندی کرده و هر کدام را در زمان و مکان مناسب انجام دهید. سعی کنید با خاموش کردن تلفن همراه و استفاده مناسب و به جا از شبکه های اجتماعی، پِرت وقت را به حداقل ممکن برسانید. به منظور بهره مندی حداکثری از وقت، لازم است برنامه مشخصی را برای خود در نظر بگیرید. در ادامه به سه راهبرد برای مدیریت بهتر زمان اشاره خواهیم کرد.

1. از وقت خود به بهترین نحو ممکن استفاده کنید.

الف. محیط خود را به شکلی متناسب و مناسب انتخاب کنید. محیط محل کار با بازدهی شما ارتباطی مستقیم دارد. نمی توان هیچ قانون مشخصی را برای محیط کار در نظر داشت، بنابراین بهترین محیط برای شما محیطی است که با روحیاتتان سازگارتر باشد. سعی کنید دکوراسیون محل کارتان را به نحوی بچینید که به شما انرژی داده و باعث نشاطتان گردد. چنین محیطی موجب می شود با انگیزه بیشتری به کارتان چسبیده و در نتیجه بازدهیتان بالا رود.

مثلاً ممکن است آثار یک نقاش خاص حالتان را خوب کند. بنابراین چند اثر از نقاشی های هنرمند محبوبتان را قاب کرده و به دیوار بزنید.
سعی کنید محیط کارتان عاری از هر گونه عامل حواس پرتی باشد. به عنوان مثال کار کردن در محیطی که تلویزیون روشن است، به نظر کاری نادرست باشد، اما ممکن است دوست داشته باشید میز کارتان را در گوشه اتاق خواب قرار داده و همان جا کار کنید، که در صورت تمرکز داشتن مشکلی پیش نمی آید.

ب. کارهای خود را به ترتیب اهمیت لیست کنید. قبل از شروع یک روزی کاری، کارهایتان را اولویت بندی کنید. تهیه چنین لیستی قطعاً بسیار مفید خواهد بود، اما باید این لیست را بر مبنای اهمیت کارها نوشته و دسته بندی کنید.

قبل از نوشتن لیست، بسته به اهمیت کارها چند دسته را در نظر بگیرید. مثلاً کارهایی که باید همین امروز انجام شوند را در دسته کارهی ضروری (اورژانسی) قرار دهید. یک دسته دیگر را به کارهایی اختصاص دهید که مهم هستند ولی مانند دسته قبل اورژانسی نیستند و در کارهایی که خیلی مهم نبوده و جزء اولویت های اصلی تان محسوب نمی شوند را در دسته آخر قرار دهید.
کارهای خود را زیر هر کدام از دسته بندی ها بنویسید. مثلاً لازم است گزارشی در مورد کارهای انجام شده بنویسید، احتمالاً آن را باید در درسته کارهای اورژانسی جا دهید. یا اگر قرار است پروژه ای جدید شروع کنید ولی 2 هفته زمان دارید، می توانید آن را در گروه دوم، یعنی کارهای مهم غیر اورژانسی، دسته بندی نمایید و در آخر، اگر دوست دارید بعد از پایان کار اندکی ورزش کنید، از آن جا که کاری حیاتی تلقی نمی شود، می توانید آن را در تحت عنوان کارهای با اولویت کم طبقه بندی کنید.

ج. اول کارهای مهم را انجام دهید. اگر بتوانید در همان اوایل وقت کارهای مهم خود را انجام دهید، احساس موفقیت خواهید نمود. با این احساس موفقیت در اول وقت، استرس شما به حداقل خواهد رسید. پس همیشه سعی کنید در هنگام صبح یکی از مهمترین کارهایی که در لیست خود نوشته اید را انجام دهید.

مثلاً اگر قرار است 5 ایمیل را پاسخ داده و یک گزارش را بنویسید، پس از ورود به اداره و قبل از شروع هر کاری این دو کار را انجام دهید.
قبل از انجام کارهای اولویت دار، از انجام هر کار غیر ضروری اجتناب کنید.

د. برخی کارها را همیشه همراه خود داشته باشید. وقتی برخی کارها را همیشه همراه خود داشته باشید، می توانید از اوقات خالی تان به بهترین نحو ممکن بهره ببرید. مثلاً اگر مدتی را باید منتظر اتوبوس باشید و یا زمانی را در مسیر بگذرانید، می توانید از این اوقات استفاده کرده و به مطالعه مطالب درسی و یا کاری بپردازید و یا اینکه ایمیل های کاری را پاسخ دهید. اگر همیشه کارهایی را برای انجام دادن همراه خود داشته باشید، از زمانتان به بهترین نحو بهره خواهید برد.

اگر دانش آموز هستید می توانید می توانید کتاب صوتی تهیه کنید تا در اوقات اینچنینی گوش دهید.

ه. از انجام دادن چند کار به صورت همزمان اجتناب کنید. برخی افراد گمان می کنند انجام چند کار به صورت همزمان یکی از بهترین روش های استفاده مؤثر از وقت و مدیریت هوشمندانه زمان است. اما خوب است بدانید تمرکز بر چند کار در آن واحد، موجب کاهش بهره وری می گردد. از یک طرف لازم است زمان بیشتری را برای هر کار صرف کنید و از سوی دیگر نمی توانید تمام توجه خود را به یک کار معطوف دارید. پس به جای این کار تمام توجه خود را تنها به یک کار جلب کنید. با این روش کارها سریعتر انجام شده وقت بیشتری برای انجام کارهای دیگر خواهید داشت.

2. عوامل حواس پرتی را به حداقل برسانید.

الف. تلفن همراه خود را خاموش کنید. هر زمان ممکن است تلفن همراه خود را خاموش کنید. معمولاً گوشی های همراه وقت زیادی از آدم می گیرند و اگر این اوقات را کنار هم بگذاریم متوجه می شویم زمان قابل توجهی را در طول روز از دست داده ایم. وقتی به آسانی بتوانید به شبکه های اجتماعی دسترسی داشته باشید و یا ایمیل خود را چک کنید، احتمال اینکه این کارها را به شکلی مرتب و به دفعات انجام دهید زیاد است. پس بیشتر مراقب خودتان باشید و وقتی در حال انجام کاری هستید، تلفن همراه خود را خاموش کنید.

اگر کارتان ایجاب می کند که تلفن همراهتان روشن باشد، آن را بیرون از اتاق بگذارید. اگر دسترسی به گوشی برایتان راحت نباشد، احتمال چک کردن آن نیز کم خواهد شد.

ب. صفحات غیر ضروری را ببندید. این روزها بیشتر افراد برای انجام کارهای خود به رایانه و اینترنت نیاز دارند. وقتی سایتهایی مانند فیسبوک، توئیتر، اینستاگرام و یا سایت های غیر ضروری را بر روی دسکتاپ رایانه تان باز نگه دارید، وقت زیادی را به خاطر سرگرم شدن به این شبکه ها از دست خواهید داد. حتی اگر سایت هایی که مربوط به پروژه های قبلی و یا جستجوهای غیر مرتبط است را باز نگه دارید نیز حواستان از کار اصلی تان پرت خواهد شد. عادت کنید هر صفحه اینترنتی را که نیاز ندارید هر چه سریعتر ببندید. تمام تمرکز و حواستان را به سایتی که به آن نیاز دارید، منعطف کنید. همیشه تنها یک یا دو تب را باز نگه دارید و تب های اضافی را ببندید.

ادامه دارد....

منبع: سایت wikihow

مترجم: سید مصطفی سید آقامیری

بیشتر بخوانید :
مدیریت زمان برای افراد پرمشغله
برنامه ریزی و مدیریت زمان
مدیریت زمان به چند روش ساده و عملی
21 نکته مهم برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری
برنامه ریزی برای مدیریت زمان