عوامل مؤثر بر روي سازمانها در جهان امروز

کارکنان حرفه اي

همه ي سازمانهاي امروزي به دانش، تخصص و انتقال اطلاعات وابسته اند. کارکنان حرفه اي در توسعه ي دانش فني تخصص دارند. به علت نياز به يک دوره ي طولاني آموزش عالي و از آنجا که کارکنان حرفه اي به مجامع ملي و حتي بين المللي تعلق دارند که ماهيت وظايف اين متخصصان را تعريف مي کنند، تخصص حرفه اي نمي تواند به آساني به وظايف بوروکراتيک تقليل داده شود. هنگامي که متخصصان حرفه اي در سازمانهاي بزرگ استخدام مي شوند، به سادگي در درون سلسله مراتب اقتدار جاي نمي گيرند. آنها معمولاً بيشتر از کارکنان ديگري که در سطوح مياني و پايين تر سازمانها هستند در کار خود استقلال دارند. براي مثال، استادان و مدرسان توسط دانشگاهها و دانشکده ها استخدام مي شوند، و به آنها حقوق پرداخت مي شود تا به دانشجويان آموزش دهند، اما جهت گيري آنها در نوشته ها و تحقيقاتشان معطوف به مجامع علمي بين المللي در رشته خودشان است. آنها معمولاً کنترل قابل ملاحظه اي بر برنامه اي که تدريس مي شود دارند، تصميم مي گيرند چگونه درسها بايد با يکديگر ارتباط داشته باشند و چه ترکيبي از دروس شرايط کافي براي يک درجه ي دانشگاهي را فراهم مي سازند. آنها تا اندازه ي زيادي، خارج از سلسله مراتب بوروکراتيک قرار مي گيرند. مقامات اداري معمولاً منابع مالي و مادي لازم براي داير کردن يک برنامه ي درسي را کنترل مي کنند و وظايف آنها به گونه اي روشن تر به عنوان وظايف بوروکراتيک تعريف گرديده است. همين مطلب در مورد تفاوتهاي ميان پزشکان و مديران در يک بيمارستان صادق است.
اين که کارکنان حرفه اي در سازمانها تا چه اندازه در اجراي وظايف مربوط به شغل خود از استقلال برخوردارند بر طبق عوامل متعددي- اندازه سازمان و ميزان اداري شدن آن، ماهيت حرفه تخصصي موردنظر، و نيروي انجمن حرفه اي که کارمند حرفه اي به آن تعلق دارد، فرق مي کند. (Freidson, 1986) در مقابل اين نمونه، مي توانيم نمونه ي ديگري يعني پرستاري و حقوق را در نظر بگيريم. معمولاً پرستاران به عنوان کارکنان حرفه اي شناخته مي شوند، اما ميزان کنترلي که اکثر آنها بر شرايط کار خودشان دارند نسبتاً محدود است. بيمارستانها سازمانهاي شديداً اداري شده هستند که در آنها پرستاران هم تابع سرپرستان پرستاري و هم تابع ساير کارکنان پزشکي اند. انجمنهاي حرفه اي پرستاري راهنماهايي براي استخدام پرستاران تنظيم مي کنند، اما در مورد اين که تا چه اندازه از اين اصول راهنما در خدمات بهداشت ملي پيروي مي شود قدرت زيادي ندارند. حقوقدانان، حتي هنگامي که به جاي وکالت يا مشاوره حقوقي حرفه اي در سازمانهاي بزرگ کار مي کنند معمولاً بيشتر از پرستاران در اجراي وظايف شغلي خود استقلال دارند. انجمنهاي حرفه اي در رشته ي حقوق بسيار نيرومندند، و مي توانند قواعد رفتاري را تعريف کنند که حقوقدانان از آن پيروي مي کنند. حقوقدانان برخي قيود اداري را مي پذيرند، اما کار آنها فقط توسط افراد ديگري که خودشان نيز عضو حرفه ي حقوقي باشند مي تواند به طور کامل مورد ارزيابي و نظارت قرار گيرد. فرض کنيد يک مشاور حقوقي که در شرکت معيني کار مي کند بايد ادعانامه اي قانوني تهيه کرده از شرکت در قبال دعوايي که يک مشتري ناراضي عليه آن اقامه کرده است دفاع کند. شرکت مي توانند به مشاور حقوقي دستور دهد که مسئوليت پرونده را به عهده بگيرد، اما معمولاً اصرار نمي کند که او پرونده را به طرز خاصي در دادگاه طرح کند. تقريباً هميشه فرض مي شود که اين امر در حوزه استقلال حرفه اي مشاور حقوقي قرار دارد و تابع مداخله ي کارفرما نيست.
بخشي از قدرت کارکنان حرفه اي در سازمانها از نقش آنها به عنوان نگهبان(1) حامي علايق عامه مردم سرچشمه مي گيرد که اين سازمانها نيازهايشان را فراهم مي سازند. نگهبان کسي است که دسترسي را کنترل مي کند (در اين مورد، دسترسي به صلاحيتها و شرايط لازم). براي مثال، مساحان حرفه اي يا مهندسان پروانه هاي مورد نياز را پيش از آن که بتوان اقدام به ساختمان سازي کرد کنترل مي کنند؛ استادان و مدرسان تعيين مي کنند که چه کساني درجه دانشگاهي و ديپلم خواهند گرفت و نمرات آنها را نيز تعيين مي کنند؛ مددکاران ارزيابي مي کنند که چه کساني واجد شرايط براي انواع گوناگون مزاياي رفاهي اند. اين که کارکنان حرفه اي در مورد اين موضوعات تا چه اندازه استقلال دارند از عواملي که در بالا گفته شد تأثير مي پذيرد.
نسبت کساني که در جوامع امروزي در مشاغل حرفه اي کار مي کنند به طور کلي روبه افزايش است. همچنان که سازمانها به طور فزاينده اي به دانش تخصصي و مهارتها متکي مي شوند، نظامهاي سلسله مراتبي از نوع بوروکراتيک زير فشار قرار مي گيرند. کارکنان حرفه اي بيش از پيش به کار کردن در خارج از سازمانهاي بزرگ پيدا کرده، و شرکتهاي کوچکتر متعلق به خودشان را تأسيس مي کنند و خدمات خود را که مورد نياز است مي فروشند. سازمانهايي که در برگيرنده ي نسبت زيادي از کارکنان حرفه اي هستند معمولاً نسبت به انواع سنتي سازمان، خصلت اداري انعطاف پذيرتري دارند.

تکنولوژي اطلاعات

توسعه ي تکنولوژي اطلاعات- کامپيوترها و وسايل ارتباط الکترونيکي- عامل ديگري است که معمولاً ساختهاي سازماني را تحت تأثير قرار مي دهد. سيستمهاي خودکار داده پردازي به طور گسترده اي در زمينه هاي گوناگون معمول گرديده اند. هر کسي که از بانک پول دريافت مي کند، يا بليت هواپيما مي خرد، به يک سيستم ارتباطات کامپيوتري وابسته است. از آنجا که پردازش داده ها مي تواند بلافاصله در هر نقطه اي از جهان که با چنين سيستمي مرتبط است انجام شود، نيازي به مجاورت فيزيکي ميان افراد مربوط نخواهد بود. (Gill, 1985; Davies, 1986)
يک "دفتر الکترونيکي" کاملاً توسعه يافته، که در آن قسمت اعظم کار توسط ماشينها انجام مي شود و نه انسانها، هنوز دور از دسترس است و مشکلات فراواني در راه تحقق آن وجود دارد. با وجود اين، روند نيرومندي در جهت انتقال بسياري از کارهاي دفتري به ماشينهاي الکترونيکي به چشم مي خورد. واژه پردازها، شبکه هاي کامپيوتر، ارتباطات تله تايپي و ساير سيستمهاي الکترونيکي هم اکنون ماهيت بسياري از کارهاي دفتري را دگرگون کرده اند. در بعضي بانکهاي مهم آمريکايي، بخش وکالت سهام(2)، جايي که انتقال سهام انجام مي شود، کاملاً خودکار گرديده است. بانکها همچنين بسياري از جنبه هاي آماده سازي حسابهاي بانکي را خودکار کرده اند. مطالعه اي که در يکي از شعبات بانک سيتي کورپ(3) نيويورک انجام شد، نشان داد که، قبل از خودکار شدن، چهارده نفر سه روز وقت لازم داشتند تا فقط يک سند اعتباري را آماده کنند. بعد از معمول ساختن وسايل الکترونيکي، يک نفر با استفاده از ميني کامپيوتر، که حسابها را به طور الکترونيکي در حافظه خود نگاه مي دارد، مي تواند همان کار را در ظرف چند دقيقه انجام دهد. (Matteis, 1979) بانک مورد بحث طي دهه ي 1970 کارمندان دفتري خود را از 10.000 نفر به 6000 نفر کاهش داد.
در سال 1982، شرکت رنک زيراکس(4) پي برد که فروش برخي از محصولاتش افت کرده است، و با نياز به کاهش هزينه ها روبه رو گرديد. شيوه ي سنتي که در اين موقعيتها پيش گرفته مي شد اخراج موقت کارکنان بود. به جاي پيروي از چنين سياستي، رنک زيراکس از اين افراد به عنوان مشاوران مستقل استفاده کرد، و يک شبکه کامپيوتري پشتيباني به نام زانادو(5) براي ارائه ي خدمات دفتري اساسي به هر يک از آنها که از خانه کار مي کردند فراهم کرد. شرکت آن گاه بخش قابل توجهي از وقت کاري آنها را براي چندين سال دوباره خريداري کرد، و آنها را آزاد گذاشت که از اوقات ديگر براي کار جهت مشتريان مختلف استفاده کنند. منظور اين بود که سيستم جديد، دسترسي شرکت به مهارتهاي کارکنان سابقش را فراهم آورد، اما با نرخ ارزانتر و به شيوه اي انعطاف پذيرتر از آنچه که در صورت استخدام تمام وقت آنها در شرکت ممکن بود. کارمندان سابق، به نوبه خود، از فرصت ايجاد مؤسسات مستقل خود بهره مند مي گرديدند. تاکنون، دست کم به نظر مي رسد که اين طرح براي هر دو طرف سودمند بوده است. (Handy, 1984)
از اين گونه تجربيات ممکن است چنين استنباط شود که سازمانهاي بزرگ به تدريج که وظايف جاري و عادي ناپديد مي گردند، کوچک تر مي شوند و به اين ترتيب گرايش به سوي انواع کوچکتر و انعطاف پذيرتر سازمان نيرومند مي شود. با وجود اين، بايد در مورد چنين نتيجه گيريهايي محتاط باشيم. روندهايي در اين جهت به چشم مي خورند، اما تأثير آنها هنوز نسبتاً محدود است. در اصل، سازمانها ممکن است بسيار نامتمرکزتر از آنچه در حال حاضر هستند بشوند. براي مثال، مقدار قابل توجهي از کارهاي دفتري مي تواند با پايانه هاي کامپيوتري که به سيستم ارتباطات راه دور متصل است در خانه انجام شود. تعدادي شرکتهاي بزرگ در بريتانيا و ايالات متحده و جاهاي ديگر شبکه هاي کامپيوتري داير کرده اند که با کارمنداني که در خانه کار مي کنند ارتباط برقرار مي سازد. اما، اين طرحها تقريباً هنوز آن گونه که بسياري پيش بيني مي کردند فراگير نشده اند. پايانه هاي کامپيوتري جانشين جالب توجهي براي کنش متقابل رو در رو با همکاران و دوستان در محل کار نيستند، و مديريت نمي تواند بر فعاليتهاي اين گونه کارمندان نامرئي به آساني نظارت کند.

محيط فيزيکي سازمانها

همان گونه که پيشتر گفته شد، بسياري از سازمانهاي امروزي در محيطهاي فيزيکي که به طور ويژه براي آنها طراحي شده فعاليت مي کنند. ساختمانهايي که سازمانها در آن جاي گرفته اند ويژگيهاي معيني دارند که به فعاليتهاي آنها مربوط مي شود، اما ويژگيهاي معماري مشترکي نيز با سازمانهاي ديگر دارند. براي مثال، سبک معماري يک بيمارستان از پاره اي جهات با سبک معماري يک شرکت تجاري يا مدرسه فرق مي کند. در بيمارستان، بخشهاي جداگانه، اتاقهاي معاينه و مشاوره پزشکي، اتاقهاي عمل، و دفاتر وجود دارند که طرح معيني به مجموعه ساختمان مي دهند، در حالي که مدرسه داراي کلاس، آزمايشگاه و سالن ورزشي است. با وجود اين شباهتي کلي بين ساختمانهاي بيمارستان و ساختمانهاي مدارس وجود دارد. هر دو ممکن است تعداد زيادي راهرو با درهايي که به قسمتهاي ديگر دسترسي دارند داشته، و در تمام قسمتها تزيينات و لوازم استاندارد داشته باشند. غير از لباس متفاوت افرادي که در راهروها رفت و آمد مي کنند، ساختمانهايي که سازمانهاي امروزي معمولاً در آنها جاي دارند از "يکساني" معيني برخوردارند. آنها از بيرون و نيز از داخل اغلب کاملاً شبيه يکديگر به نظر مي رسند. به هيچ وجه غيرعادي نخواهد بود که به هنگام گذشتن از کنار ساختماني بپرسيم، آيا اينجا مدرسه است؟ و پاسخ دريافت کنيم که خير، بيمارستان است. اگرچه تغييرات داخلي قابل ملاحظه اي لازم خواهد بود، ولي ممکن است مدرسه اي ساختمانهايي را تحويل بگيرد که زماني بيمارستان بوده است.
سالها بود که جامعه شناسان سازمانها را چنان مورد بحث قرار مي دادند که گويي در نوعي خلاء اثيري شناورند. هنوز مي توان کتب مفصلي را يافت که درباره ي سازمانها نوشته شده اند و به هيچ وجه از اين که آنها در محيط فيزيکي معيني فعاليت مي کنند سخني به ميان نياورده اند. با وجود اين، همان گونه ميشل فوکو و ديگران نشان داده اند، معماري سازمانها مستقيماً با ترکيب اجتماعي و نظام اقتدار آنها در رابطه است. (Foucault, 1971, 1979; Gregory & Urry, 1985) ما با تحليل ويژگيهاي فيزيکي سازمانها مي توانيم پرتو تازه اي بر مسائلي که وبر تحليل کرده است بيفکنيم. "اداراتي" که وبر به طور انتزاعي مورد بحث قرار داده نيز فضاهاي معماري- اتاقهايي که با راهروها از يکديگر جدا شده اند- در درون سازمانها هستند. ساختمانهاي شرکتهاي بزرگ گاهي عملاً از نظر فيزيکي به صورت سلسله مراتبي ساخته شده اند، که در آن هرچه موقعيت فرد در سلسله مراتب اقتدار بالاتر باشد، دفتر کارش نزديکتر به بالاي آسمان خراش است- عبارت "طبقه ي بالا"(6) گاهي به معناي "کساني که قدرت نهايي را در سازمان دارند" به کار برده مي شود.
از بسياري جهات ديگر جغرافياي يک سازمان بر کارکرد آن تأثير مي گذارد، به ويژه در مواردي که سيستمها سخت به روابط غيررسمي وابسته اند. مجاورت فيزيکي تشکيل "گروههاي نخستين" را ممکن مي سازد، حال آنکه فاصله ي فيزيکي مي تواند قطبي شدن گروهها- براي مثال، نگرش "ما" و "آنها" بين قسمتها- را افزايش دهد.

پي نوشت ها :

1. gatekeeper
2. trust department
3. Citycorp
4. Rank Xerox
5. Xanadu
6. the top floor

منبع مقاله :
گيدنز، آنتوني، (1376)، جامعه شناسي، ترجمه ي منوچهر صبوري، تهران: نشر ني، چاپ بيست و هفتم: 1391