راهکارهای ایجاد ارتباط موثر با افراد

داشتن ارتباط موثر با افراد در شرایط دشوار یکی از مهارت های کلیدی در زندگی هر فرد است. به عنوان یک روانشناس محقق شادی و رضایتمندی در محیط کار، همیشه این سؤالات را می شنوم که: بهترین راه برای ایجاد ارتباط موثر با افراد چیست؟ چگونه می توانیم در گفتگوهایمان یک بازخورد مثبت به همراه یک نتیجه خوب به دست آوریم؟ چنین گفتگوهایی در خانه و محل کار اجتناب ناپذیر هستند و خواه ناخواه در مواجهه با آن ها قرار می گیریم. در اینجا به خلاصه ای از روش های علم روانشناسی که در این زمینه وجود دارد اشاره می کنیم، همچنین از توصیه های عالی روانشناس برجسته کیم کامرون، نویسنده کتاب بسیار آموزنده رهبری مثبت در این زمینه استفاده می نماییم:
 

براساس تحقیقات روانشناسی، سازمان های با کارآیی بالا، تقریبا پنج برابر بیشتر از اظهارات مثبتی مانند (حمایت کردن، قدردانی، تشویق) در مقایسه با اظهارت منفی مانند (انتقاد کردن، تایید نکردن، مخالفت کردن) استفاده می کنند. این بدان دلیل است که اظهارات بد قوی تر و به یاد ماندنی تر از اظهارات خوب می باشند؛ مغز ما روی بازخورد منفی بیش از بازخورد مثبت تمرکز می کند (اگر شما یک مکالمه بد در ابتدای روز داشته باشید تمام روزتان را تحت تاثیر قرار می دهد). تحقیقات روانشناسان نشان می دهد که ارتباط مثبت با مشارکت بیشتر کارگران مرتبط است.

به عنوان مشاور روانشناس توصیه می کنیم که کارکنان خود را اصلاح کنید، حتی آنها را مورد انتقاد قرار دهید و یا با آن ها مقابله کنید، اما بایستی این کار را به شیوه ای مثبت انجام دهید. این زمانی است که شما بهترین نتایج را مشاهده می کنید و روحیه و تعامل خود را حفظ خواهید کرد.
 

تجربه روانشناسان نشان می دهد که ما تمایل به ارائه بازخوردهای انتقادی به کارمندان داریم. با این وجود، با تمرکز بر نقاط ضعف آنها، ما فقط صلاحیت را ایجاد می کنیم. در حالی که با تمرکز بر نقاط قوت آن ها، باعث شکل گیری تعالی و خود شکوفایی در آن ها می شویم. بنابر نظر روانشناسان همانطور که درباره نقاط منفی بازخورد نشان می دهیم بایستی در مورد نقاط مثبت افراد هم بازخوردهای سازنده بدهیم. ما معمولا از نقاط قوت به سرعت می گذریم، و به طور خلاصه آنها را ذکر می کنیم، اما در ارائه بازخورد انتقادی منفی به جزئیات بسیار بیشتری تمرکز و اشاره می کنیم. توصیه روانشناسی ما این است که به یاد داشته باشید که نمونه ها و جزئیات بیشتری را به بازخوردهای مثبت خود اضافه کنید.
 

به عنوان مشاور روانشناس توصیه می کنیم که هنگامی که در مورد یک رویداد منفی سخن می گویید سعی کنید به صورت عینی و مشخص سخن بگویید. سعی کنید وضعیت مشکل ساز را توصیف کنید، نه این که آن را ارزیابی کنید؛ عواقب عینی کار را شناسایی کنید یا احساسات شخصی خود را در ارتباط با آن موضوع بیان کنید، و نه این که شخص را مورد سرزنش قرار دهید؛ پیشنهادات قابل قبول ارائه دهید. به جای اینکه در مورد این موضوع که حق با چه کسی هست و با چه کسی نیست بحث کنید، پیشنهادات قابل قبول ارائه دهید.
 

ما می دانیم که چگونه کسی از حالت های چهره خود کمک می گیرد. تحقیقات مشاوران روانشناس دپارتمان روانشناسی Ulf Dimberg نشان می دهد، وقتی یک نفر لبخند می زند عضلات لبخند را در چهره خود فعال می کند، در حالی که اخم کردن باعث کاهش فعالیت عضلات شما می شود. طبق گفته روانشناسان، به صورت درونی ما به گونه ای برنامه ریزی شده ایم که آنچه که یک فرد توسط احساساتش تجربه می کند را ثبت و ضبط می کند. لبخند زدن برای تعاملات اجتماعی بسیار مهم است به طوری که حتی زمانی که یک فرد را نمی بینیم می توانیم متوجه لبخندش بشویم.

لبخند شما چیزی است که حتی اگر زمانی از طریق تلفن یک بازخورد را ارائه دهید، می توانید در موردش فکر کنید و متوجه آن بشوید. بنابراین به عنوان مشاور روانشناس توصیه می کنیم که لبخند بزنید تا گرمی و حسن نیت خود را برسانید.
 

بر اساس تجربه های روانشناسان چشم ها واقعا پنجره های روح شما هستند: شما به طور قابل پیش بینی می توانید از طریق چشمان طرف مقابل از احساساتش باخبر شوید. تماس چشمی یک نقطه قوت مهم و یک توانایی برای پی بردن به احساسات دیگران است. این نیز برای ایجاد یک احساس اتصال و مرتبط بودن مهم است. به عنوان توصیه یک مشاور روانشناس هنگامی که یک بازخورد ارائه می کنید، تماس چشمی خود را حفظ کنید.
 

از دوران کودکی ما از صداهای افرادی که در نظر ما اهمیت دارند آگاهیم و اینکه ما در مورد فرد مقابل چه احساسی داریم نحوه صحبت کردن ما را تحت تاثیر قرار می دهد. تن صدای ما، بیش از کلمات خودمان، می تواند فاش کننده احساسات مان باشد. در حقیقت، تحقیقات روانشناسی جدید نشان می دهد که ما اغلب احساسات افراد را از صدای آنها می توانیم پیش بینی کنیم.
 

طبق تحقیقات روانشناسان نحوه نشستن یک فرد - لم دادن یا نشستن، دست های باز و یا بسته - پیامی را برای طرف مقابل ارسال می کند. هنگامی که ما به یک اتاق می رویم و کسی را که با دست های بسته مشاهده می کنیم، کمتر احساس نزدیکی با او می کنیم. روی گشوده، بازوهای باز، حصول اطمینان از تکان دادن سر، لبخند زدن و با صدا تایید کردن (گفتن چیزهایی مانند اوهوم و بله) در این زمینه کمک کننده خواهد بود. اطمینان حاصل کنید که موضع غیر مسلطی داشته باشید. نقش شما در حال حاضر قدرتمند است. طبق اصول روانشناسی بهترین راه برای اینکه طرف مقابل حرف های شما را بشنود این است که در موضع غیر مسلط قرار بگیرید.
 

تحقیقات روانشناسان نشان می دهد که احساسات ما شیوه نفس کشیدن ما را تغییر می دهند. شما احتمالاً متوجه شده اید هنگامی که تحت فشار قرار گرفته یا عصبانی هستید، به سرعت و کم عمق نفس می کشید و زمانی که خسته و یا خشمگین شده اید، بیشتر آه و حسرت می کشید. به طور مشابه، زمانی که ما با کسی که زیاد آه می کشد، روبه رو شویم ممکن است احساس کنیم که آنها به وسیله ما مورد آزار و اذیت واقع شده اند و ما علت این آه و حسرت ها هستیم.

به عنوان مشاور روانشناس پیشنهاد می کنیم قبل از مکالمه خود، سعی کنید نفس های عمیق و آرامی داشته باشید. هنگامی که شما بازدم انجام می دهید، ضربان قلب و فشار خون شما کاهش می یابد، بنابراین روی بازدم (بیرون دادن هوای درون شش ها) طولانی تری نسبت به دم (فرو دادن هوای بیرون به شش ها) تمرکز کنید. انجام این کار برای چند دقیقه قبل از جلسات کمک کننده است. برای شروع می توانید از یک مکان آرام استفاده کنید. این آرامش نیز به طرف مقابل شما کمک می کند تا احساس راحتی بیشتری داشته باشد.

تحقیقات مشاوران و روانشناسان نشان می دهد که ذهن ما در 50 درصد موارد از موضوع اصلی منحرف می شود. علاوه بر این، با توجه به برنامه های شلوغ، پیام ها و ایمیل هایی که در تمام روز به صفحه نمایش ما می آیند، گاهی اوقات در مقابل افرادی که نزد ما هستند حضور نداریم (خودمان این جا و دلمان جای دیگر است): ما هنوز در حال پردازش چیزی هستیم که قبلا اتفاق افتاده و یا در مورد مقاله ای که خواندیم یا یک تماس که داشتیم فکر می کنیم. هنگامی که شما به طور کامل در حال حضور ندارید، کمتر احتمال دارد که گفته های آنها را به طور دقیق بشنوید و به طرز ماهرانه ای به آنها پاسخ دهید.
 

حتی اگر شما تمام نکات دیگر را که در اینجا ذکر شده است رعایت کنید، بسیار مهم است که شما قابل اعتماد باشید و یا اینکه در غیر این صورت تمام تلاش های شما نتیجه عکس می دهد. با توجه به تحقیقات روانشناس معروف جیمز گروس در استنفورد، زمانی که شما با فردی روبه رو می شوید که با آنچه تظاهر به آن می کند متفاوت است اغلب احساس ناراحتی و بازیچه دست بودن می کنیم و همینطور فشار خون ما در مواجهه با عدم اطمینان افزایش می یابد.
 

به جای دیدن وضعیت بازخورد به عنوان «یک کار» یا چیزی که شما باید از طریق آن ارتباط برقرار کنید، مکالمه را به عنوان یک فرصت برای برقراری ارتباط با فرد دیگری که درد و رنج های خودش را دارد، در نظر بگیرید. طبق گفته روانشناسان هر کسی در مواردی، به دلیل سختی هایی که داشته، زمان های غمگین و دردناکی را تجربه کرده است. با به یاد آوردن این موضوع که تجربیات انسانی موضوعاتی هستند که در بین همه ما مشترکند، متوجه خواهید شد که می توانید در گفتگوهای تان از مهربانی و محبت بیشتری بهره ببرید.

اگر شما بازخوردی را ارائه می دهید، در مورد آن دقت نظر به خرج دهید و کشف کنید چه چیزی عملکرد کارکنان شما را در زمینه خاصی افزایش می دهد. به این طریق شما کلمات مناسبی را برای تشویق های گوناگون رفتار کارکنان یاد می گیرید. تحقیقات روانشناسی نشان می دهد که کارکنان به مدیرانی که محبت و مهربانی نشان می دهند احساس وفاداری بیشتری کرده و سخت تر کار می کنند.

منبع: psychologytoday - محسن کریمی