بیان روشنگرانه امام علی (علیه السلام) در عهد نامه مالک اشتر، اشاره به این نکته دارد که فرمود: «فان تعاهدک فی اسر فی امورهم صدوة لهم على استعمال الأمانة و الرفق بالرعیة» نظارت پنهانی و مستمر تو بر امور کارگزاران همچون آواز و بانک ساربان در همراهی با قافله شتران است که آنها را هماهنگ و پایدار و رو به سمت هدف می راند و موجب درستکاری در امانت و مدارا با مردم در سلوک اداری می شود.
تشبیه نظارت اداری به آواز خوانی و بانک ساربان، می تواند معانی دقیقی را در مفهوم نظارت به ذهن متبادر کند: آرامش، هشیاری، رفق و مدارا، امانتداری، تلاش در رسیدن به هدف، دلنشینی، پیوستگی و ارتباط معنوی و عاطفی، عطوفت، رازداری، ارائه راه بدون ذکر خطا، همدلی، همراهی، انس، هماهنگی، همسویی، اعتماد متقابل و نظائر آن که جملگی از مقوله هدایت و لازمه مدیریت است و در هیچ کدام از آنها جنبه منفی و خشونت دیده نمی شود.
می توان از چنین تعبیری استفاده کرد که نظارت بر امور کارگزاران در حقیقت ابزار هدایت آنان و ایجاد شتاب بیشتر در فعالیت های هدفمند است و به همین دلیل نظارت چیزی بیرون از مدیریت نیست و از نظر راهبردی، امری ضروری و اجتناب ناپذیر است. در نگاه امام (علیه السلام) توبیخ و مؤاخذه، نتیجه و هدف نظارت نیست، نظارت کار چشم است که خطا و صواب و هم خوب و بد را به مرکز تصمیم گیری انتقال می دهد. پس امام (علیه السلام) نتیجه نظارت را به کارگزار خطا کار منتقل می کرد و می فرمود: «فان عینی بالمغرب کتب الى انه»
راهکارهای نظارت و کنترل
مهمترین مسئله در نظارت، انتخاب راه مناسب و شیوه مطلوب برای رسیدن به اهداف نظارت است. اعمال روش های بازدارنده و کند کننده فعالیت ها و یا از بین برنده انگیزه کار و دلسوزی کارگزاران، نه تنها به مدیریت ها کمک نمی کند، بلکه موجب دلسردی و از دست دادن انگیزه کار می شود.بی گمان مدیریت به اصول و مؤلفههای دیگری به غیر از نظارت هم نیاز دارد و نظارت نباید به شیوهای اعمال شود که در سایر لوازم مدیریت، خلل ایجاد کرده و نقش مانع و بازدارنده را در مدیریت ایفا کند. در کارآیی مدیریت ها، بیش از اصل نظارت، کیفیت نظارت، ایفاگر نقش اساسی است. گاه فقدان نظارت، نسبت به نظارت به شیوه نادرست آثار منفی کمتری دارد. قوت و ضعف مدیریت ها را می توان از نوع انتخابشان نسبت به شیوههای نظارت تشخیص داد.
در درجه اول، شیوه نظارت باید با ماهیت کار سازمان و کارگزار، متناسب و همسو باشد. بی گمان، شیوه نظارت در گزینش مسئولان با شیوه نظارت که در کسب درآمدها و صرف هزینه های دولتی اعمال می شود، متفاوت است. به تعداد نوع فعالیت ها و خدمات اداری باید نظارت جست و جو کرد، پس با حصول نتیجه درست از اعمال نوعی نظارت، در یک مورد خاص، نمی توان انتظار داشت که آن نوع نظارت در موارد دیگر هم به همان نتایج مثبت منجر شود. البته این به آن معنای نیست که روش های نظارتی قابل طبقه بندی نیستند و نمی توان نظام واحدی را بر شیوه های نظارتی حاکم کرد، زیرا روش های راهبردی نظارتی باید نظام مند شوند تا بتوان آنها را در قانون پیش بینی کرد. گاه نظارت را بر حسب مورد به نظارت بر اموال، أعمال و اشخاص تقسیم می کنند، چنان که به لحاظ دیگر می توان نظارت را به دو گونه درونی و بیرونی یا حکومتی و مردمی تقسیم و طبقه بندی کرد و متناسب با وظایف و مسئولیت ها از یکی از آنها که مؤثر است بهره برد و یا با استفاده از دو نوع نظارت قضایی و اجرایی، راهکارهای نظارتی را طبقه بندی کرد. همچنین نظارتها به لحاظ مرجع و نوع مستقیم و غیر مستقیم یا هم از نقطه نظر قضایی، سیاسی و اداری قابل تقسیم بندی هستند.
به هر حال هر نوع نظارتی از سه مرحله عملیات به هم پیوسته تشکیل می شود که در یک فرآیند زنجیره ای، زمینه را برای تصمیم سازی فراهم می آورد؛
الف - مرحله جمع آوری اطلاعات لازم که کشف ماهیت عملکرد مورد نظارت به آن نیازمند است. این اطلاعات باید به گونه ای احراز و جمع آوری شود که به جای حدس و گمان به دلایل و شهودی مستند باشد که در حد مشاهده اند. اخبار بی اساس و متکی بر حدس و گمان و احیانا ناشی از بدگمانی و خصومت، نه تنها مفید نمی افتد بلکه اذهان را گمراه و دچار آسیب های جدی در تصمیم گیری های سرنوشت ساز خواهد کرد. همچنین است گزارش کسانی که از دروغ پرهیز ندارند که گزارش آنان جهل افزا است.
اطلاعات لازم در نظارت باید از چنان منابعی شفاف و واقع نما باشد که چون مشاهده با چشم، تردید در آن روا نباشد. از این رو گزارش چاپلوسان، حسودان، بدخواهان، بدبینان و بداندیشان سیاهنما، برای نظارت نه تنها مفید نیست، بلکه گمراه کننده هم خواهد بود و خود از آسیب های نظارت به شمار می آید؛
ب - مرحله جمع بندی و تحلیل اطلاعات که مشکل ترین مرحله نظارت است و بدون یک تحلیل عالمانه و کارشناسانه نمی توان از اطلاعات به دست آمده، بهره کافی برد. این مرحله نباید توسط همان منابعی انجام شود که اطلاعات را جمع آوری کرده اند، زیرا علاقه انسان به کار خویش و دستاوردهای اطلاعاتی خود به گونه ای است که اغلب شخص را از توجه به نقطه ضعف ها و نتایج منفی آن باز می دارد. چنانکه در قضاوت هم چنین است و مرجع تعقیب کننده جرم با مرجع قضاوت کننده و صادر کننده رأى متفاوت است. طبقه بندی اطلاعات در هر موضوع و مرتب کردن اجزای ناپیوسته اطلاعات به گونه منطقی، گویا و هوشمند می تواند در نتیجه گیری نهایی تأثیر بسیاری داشته باشد. چند خبر به ظاهر از یکدیگر بیگانه، ممکن است در کنار یکدیگر مفهوم خاصی را تداعی و یا به اثبات برسانند؛
ج - مرحله نتیجه گیری و تصمیم سازی؛ که با وجود حجم زیاد اطلاعات و تحلیل های مربوط به آن در حد یک عبارت مثبت یا منفی به یک تصمیم مهم منتهی شود. هر نوع نظارتی ناگزیر باید به تصمیمی برسد که وضع موجود را تثبیت و یا مورد تجدیدنظر و تحول قرار دهد. نظارت بدون این مرحله، عقیم و بی فایده است حتی در نظارت های استطلاعی و اعلامی هم باید مطلع شدن ناظر از اوضاع و احوال در لزوم تثبیت آن و یا ایجاد تحول و تغییر، مؤثر واقع شود و به نوعی از تخلفات بازداشته و انجام تخلفات را دشوار کند.
منبع: نظارت بر اعمال حکومت و عدالت اداری، آیت الله عباسعلی عمید زنجانی و دکتر ابراهیم موسیزاده، صص44-42 و ص17، مؤسسه انتشارات دانشگاه تهران، تهران، چاپ اول، 1389
