تمهيدات اوليه براي يک شهروند الکتريک
شهروند ديجيتالي عموماً به کسي اطلاق مي گردد که از ابزارهاي معيني در حوزه ي فناوري اطلاعات براي مشارکت در اجتماع استفاده مي نمايد. شخص بايد داراي مهارت ها و دانش کافي کار با ابزارهاي ديجيتال مثل کامپيوتر و موبايل، به منظور ارتباط با سازمان هاي دولتي و خصوصي طرف صحبت خود باشد. يکي از مهم ترين مزاياي الکترونيکي شدن خدمات سازمان ها و نيز مشتريان و سرويس گيرندگان آنها، حذف کاغذ و امکان طبقه بندي الکترونيکي، جستجو و بازيابي سريع اسناد مي باشد. در روش سنتي کار با اسناد، کافي است کار خود را در محيط کار يا منزل آغاز کنيد تا بلافاصله با کوهي از کاغذ در هر گوشه از فضاي کار دفتر يا منزل خود مواجه شويد. براي جلوگيري از اين موضوع بايد از همان ابتدا پايه هاي صحيح کار در فضاي ديجيتالي را بنا نماييد. متاسفانه براي اغلب کاربران، هنوز يک دفتر کار خانگي بدون کاغذ، بيش از اين که يک واقعيت باشد، جنبه ي تئوري دارد.
وقتي جست و جو و يافتن شماره تلفن يا يک سند حياتي (در بين کوهي از کاغذ که بر روي هم تلنبار شده اند) وقت زيادي از شما تلف کند، در اينجا است که مفهوم استفاده از يک دفتر کار ديجيتالي بيش از پيش خود را نشان مي دهد. با اين موضوع روبرو شويد. کاغذ وارد خانه و دفتر کار شما شده و در همه جا خزيده است و به نظر مي رسد قصد ترک کردن آن جا را هم ندارد. اين مشکل تا زماني که شما سيستم هاي بدون کاغذ را توسعه ندهيد، پا بر جا خواهد ماند.
اين بدان معنا است که شما بايد کنترل روند کار را به دست بگيريد، به دنبال استفاده از سيستم هاي الکترونيکي نظير مديريت داده ها، مديريت اسناد و نرم افزارهاي بدون کاغذ باشيد و به طور کلي، از چگونگي کارکرد يک دفتر کار خانگي بدون کاغذ آگاهي يابيد و ببينيد که چنين دفتري چگونه مي تواند کار شما را تسهيل کند. اگر بخواهيم پا را يک مرحله فراتر بگذاريم، بايد بگوييم که اين فرآيند ساده تر از چيزي است که شما فکر مي کنيد. اين مقاله گام هاي شروع کار، تکنولوژي هايي که مي توانند به شما در اين زمينه کمک کند و ايده هايي براي مديريت اسناد بدون کاغذ را به شما نشان خواهد داد.
شما هرگز يک دفتر کار بدون کاغذ کامل نخواهيد داشت زيرا برخي از کاغذها، مثل يادداشت ها، رسيدها و ساير اسناد بايد براي مراجعه هاي قانوني بعدي و مسائل مالي و بررسي هاي مالياتي همواره در جايي ذخيره شوند. اما مي توانيد از شر بقيه ي کاغذها راحت شويد. گذشته از فضايي که در اثر عدم استفاده از کاغذ در اختيار شما قرار مي گيرد، استفاده از يک دفتر کار بدون کاغذ، مزاياي بسيار زياد ديگري نيز در اختيار شما مي گذارد: اثربخشي بيش تر: به جاي صرف 10 دقيقه وقت براي يافتن يک سند مهم در قفسه ي کاغذها يا کارتابل، کافي است بر روي يک فايل کامپيوتري کليک کنيد.
صرفه جويي بيش تر: با کم تر شدن قفسه ها، فايل کابينت ها، جوهر چاپ گر و خود کاغذ، در پول خود صرفه جويي مي کنيد.
اطلاعات قابل دسترسي بيش تر: ديگر نگران حمل 5 کيلو کاغذ در سفرهاي داخلي و خارجي براي ارائه ي گزارش هاي مختلف نباشيد. شما مي توانيد اطلاعات مورد نياز خود را از کامپيوترتان استخراج کنيد و اين اطلاعات را با همکارانتان به صورت آن لاين يا از طريق ايميل و فکس به اشتراک بگذاريد.
در اختيار داشتن اطلاعاتي که از ايمني بيش تري برخوردار هستند: اطلاعات محرمانه و حياتي خود را در فايل هاي الکترونيکي که فقط خودتان مي توانيد به آن ها دسترسي داشته باشيد نگهداري نمائيد. شما همچنين نبايد نگران خراب شدن يا از بين رفتن کاغذ باشيد.
برخورداري از يک محيط بسيار ساده: شما مي توانيد به کاهش مقدار کاغذي که همه ساله توليد مي شود کمک کنيد.
اگر آماده هستيد، اجازه دهيد نگاهي به چگونگي آغاز کار بيندازيم. براي آگاهي از اين موضوع، به ادامه ي مقاله توجه کنيد.
به دليل عدم نياز به کاغذ، چه کاغذهايي را مي توانيد بازيابي کنيد؟ مجلات قديمي، يادداشت هاي مربوط به پروژه ها، اسناد تاريخ گذشته مربوط به بازاريابي، پرونده هاي مربوط به مشتريان قبلي متعلق به 15 سال پيش، مي توانند هميشه در دفتر کار شما باقي بمانند. وقتي آن ها محل کار شما را ترک کنند، براي اطمينان از نياز يا عدم نياز به آن ها، کاغذهاي به جا مانده را دوباره بازبيني کنيد. در غير اين صورت، آن ها را به سطل بازيافت بفرستيد. تا حد امکان کاغذهاي موقتي نظير، يادداشت هايي را که در حين تماس هاي تلفني برداشته ايد از بين ببريد.
چه نوع کاغذهايي را مي توانيد به صورت بدون کاغذ درآوريد و با يک کليک از طريق اينترنت به آن ها دسترسي يابيد؟ شما مي توانيد چک ها، صورت حساب ها و ادعانامه هاي بانکي را با استفاده از کامپيوتر خود به صورت الکترونيکي درآوريد. تا جايي که مي توانيد اين نوع اسناد را به صورت الکترونيکي درآوريد. اما مراقب باشيد، براي جلوگيري از قرار گرفتن در موقعيت هاي دردسر ساز، به طور مرتب اين نوع کاغذها را چک کنيد.
چه نوع کاغذهايي را مي توان به شکل الکترونيکي درآورد؟
فايل هاي مربوط به درآمدها و اسناد مالي موجود بر روي کامپيوتر خود را آماده و آن ها را از طريق نامه ي الکترونيکي يا فکس، ارسال کنيد. از نرم افزارهاي مالي يا حساب داري براي اداره ي الکترونيکي اين نوع اسناد بهره برداري نمائيد. قرارهاي ملاقات و ساير برنامه هاي خود را به صورت آن لاين تنظيم کنيد.
چگونه مي توانيد اسناد کاغذي مالي و درآمدي خود را به فايل هاي الکترونيکي تبديل کنيد؟ کارت هاي تجاري، اطلاعات مربوط به مشتريان، دياگرام ها و پروپوزال ها را اسکن کنيد و به شکل الکترونيکي درآوريد و آن ها را مثلاً تبديل به فايل هاي PDF کنيد. اگر مشتري شما موافقت کرد، اسناد مربوط به قراردادها را امضا و آن ها را از طريق فکس الکترونيکي به او بازگردانيد. شما بايد شخصا در مورد اسناد کاغذي که از قبل وجود داشته اند، تصميم گيري نمائيد.
مديريت داده ها را چگونه به اجرا مي گذاريد؟ شما مي توانيد کاغذ را از بين ببريد اما نمي توانيد اطلاعات را حذف کنيد. بدون استفاده از کاغذ، شما هنوز هم بايد فايل ها را پيدا و ذخيره کنيد، اطلاعات را ارسال نمائيد، بخشي از اطلاعات را به شکل محرمانه نگه داريد و اطمينان حاصل کنيد که از فايل هاي مهم، بيش از يک کپي در اختيار داريد. براي انجام اين کار، شما نياز به يک سيستم فايل الکترونيکي ايمن، يک روال پرونده سازي ساده، يک فرآيند تهيه ي نسخه ي پشتيبان منظم و نرم افزار و سخت افزار مورد نياز براي به واقعيت پيوستن همه ي اين ها داريد.
در بخش بعدي اين مقاله، ما به تکنولوژي هايي که به شما اجازه مي دهند دفتر کار خود را بيش از پيش به شکل بدون کاغذ درآوريد اشاره مي کنيم.
اصول اوليه: شکي نيست که شما براي انجام بانک داري الکترونيکي، ارسال و دريافت نامه ي الکترونيکي و ساير امور، داراي يک کامپيوتر و اتصال به اينترنت هستيد. احتمالا يک چاپ گر هم در اختيار داريد که مي توانيد براي ايجاد اسناد PDF و ذخيره ي اسناد بر روي کامپيوتر خود و يا ندرتاً چاپ آن ها، از آن بهره برداري نمائيد. شما قادر خواهيد بود با استفاده از چاپ گري که مي تواند بر روي هر دو طرف کاغذ چاپ کند، در کاغذ صرفه جويي کنيد.
اسکنر: با استفاده از يک اسکنر، شما مي توانيد تصاوير ديجيتالي را از اسناد کاغذي تهيه کنيد، آن ها را به صورت PDF ذخيره کنيد و سپس آن ها را به شکل الکترونيکي بر روي ديسک سخت کامپيوتر خود نگهداري نمائيد و يا آن ها را با سايرين و از طريق ايميل به اشتراک بگذاريد. اگر تا به حال اسکنر تهيه نکرده ايد، ممکن است بخواهيد براي کمک به کاهش استفاده از کاغذ، يکي تهيه کنيد.
تلفن هوشمند: يک تلفن هوشمند نظير يک Blackberry يا iPhone، قابليت هاي تلفن سيار و PDA را با هم تلفيق مي کند. شما مي توانيد استفاده از کاغذ را بدين وسيله کم کنيد، از يک دفترچه تلفن الکترونيکي استفاده نمائيد و هر جا که هستيد با ديگران در تماس باشيد.
تهيه ي نسخه ي پشتيبان از داده ها: حال، با وجود اطلاعات بسيار مهمي که بر روي کامپيوتر خود ذخيره کرده ايد، در صورتي که اتفاقي براي کامپيوتر شما رخ دهد، نمي توانيد دردسرهاي از دست رفتن داده ها را متحمل شويد. شما بايد از سي دي يا يک درايو فلش براي تهيه ي منظم نسخه ي پشتيبان از اين داده ها استفاده کنيد. يک CDR از نوع قابل نوشتن در حدود 700 مگابايت داده را بر روي خود ذخيره مي کند در حالي که بعضي از درايوهاي فلش مي توانند تا 16 گيگابايت را بر روي خود ذخيره کنند. شما بايد به طور منظم از داده هاي خود نسخه ي پشتيبان تهيه کنيد و اين کار را به عنوان مثال، به طور هفتگي به انجام برسانيد.
راه حل هاي امنيتي: با استفاده از نرم افزار ضدويروس، و يک ديواره ي امنيتي، راه حل هاي سخت افزاري که اطلاعات ورودي از اينترنت را فيلتر مي کنند داده هاي با ارزش خود را در مقابل سارقان اينترنتي و ساير افرادي که به دنبال اطلاعات با ارزش شما هستند محافظت کنيد.
فکس الکترونيک: فکس الکترونيک، کاغذ را از چرخه ي فکس خارج مي کند و نياز به يک دستگاه فکس را از بين مي برد. با عقد قرارداد با يک کمپاني که اين نوع خدمات را عرضه مي کند شما مي توانيد فکس ها را به طور مستقيم و از طريق کامپيوتر خود از طريق ايميل يا وب، ارسال و دريافت کنيد. فکس هاي ورودي خود از طريق دستگاه هاي فکس عادي ارسال مي شوند به تصاوير ديجيتالي تبديل مي شوند و به صندوق ورودي اي - ميل گيرنده ارسال مي شوند.
ساير گزينه ها: تکنولوژي هميشه به شکلي پيشرفت مي کند تا به حقيقت پيوستن دفتر کار بدون کاغذ را تسهيل کند. يکي از گزينه هايي که بايد در نظر داشته باشيد، NeatShoeBox است که اسنادي مثل رسيدها و کارت هاي تجاري را اسکن مي کند، اطلاعات کليدي را از آن ها بيرون مي کشد و سپس داده ها را به برنامه هاي کاربري نظير Quicken و Excel و Outlook ارسال مي کند.
اجازه دهيد در بخش بعدي اين مقاله به مديريت اسنادي که نمي توانيد آن ها را از دفتر کار خانگي خود حذف کنيد اشاره کنيم.
هرچند، هيچ دفتري نمي تواند کاملا بدون کاغذ باشد. برخي از اسناد بايد برروي کاغذ باقي بمانند و اين بدان معنا است که دفتر کار خانگي شما فقط مي تواند از کاغذ کم تري استفاده کند و بسياري از ما براي انجام برخي از کارها، در استفاده از کاغذ راحت تر هستيم. بنابراين، هر نوع سيستم مديريت سند که از آن استفاده مي کنيد بايد تلفيقي از مديريت اسناد کاغذي و الکترونيکي باشد تا مفهوم دفتر کار با کاغذ کم تر به واقعيت بپيوندد.
سيستم هاي مديريت اسنادي که براي کمپاني هاي بزرگ طراحي شده اند، کاغذ را به تصاوير ديجيتال نظير فايل هاي PDF تبديل مي کنند که اين فايل ها قابليت ذخيره شدن به شکل الکترونيکي را دارند و با استفاده از انواع نرم افزارها مي توان آن ها را جست و جو و ويرايش کرد. اين سيستم ها همچنين مي توانند فايلينگ و بازيابي الکترونيکي را ارتقا بخشند، و دسترسي ايمن به اطلاعات را فراهم کنند.
هرچند، سيستم مديريت اسناد در ساده ترين شکل خود، از يک اسکنر و نرم افزار که اسناد کاغذي را به PDF هاي الکترونيکي تبديل مي کند تشکيل مي شود. شما مي توانيد براي ايجاد PDF ها از يک نرم افزار ارزان قيمت و قابل ويرايش استفاده کنيد.
در اين جا به چند نمونه از اين امکانات اشاره مي کنيم:
Transformer PDF محصول ABBYY (فقط براي PC با قيمتي زير 100 دلار) به شما اجازه مي دهد PDF ها را ايجاد کنيد و تصاوير را به فايل هاي قابل ويرايش تبديل کنيد.
Acrobat Professional 8.0 محصول کمپاني Adobe براي PC و مکينتاش با قيمتي در حدود 400 دلار) که فايل هاي PDF را ايجاد مي کند، به طور خودکار متن را با استفاده از OCR تشخيص مي دهد و مي تواند PDF هاي قابل ويرايش را در برنامه هايي مثل Microsoft Word ذخيره کند.
NeatShoeBox فقط براي PC با قيمتي حدود 200 دلار (که اسنادي نظير رسيدها و کارت هاي تجاري را اسکن مي کند، اطلاعات کليدي را از آن ها بيرون مي کشد و سپس داده ها را به برنامه هاي کاربردي نظير Quicken و Excel و Outlook ارسال مي نمايد.
شما نياز به توسعه ي سيستم خود براي مديريت اسناد و فايل هاي الکترونيکي داريد. در اينجا به چند پيشنهاد اشاره مي کنيم:
يک سيستم فايلينگ آن لاين ايجاد کنيد، درست مثل زماني که فايل کابينت را براي اسناد کاغذي ايجاد مي کرديد. براي فايل ها و اسناد از اسامي ساده و قابل فهم استفاده کنيد.
از گزينه ي File To Print براي ذخيره کردن اسناد الکترونيکي ورودي نظير اي - ميل ها يا اسناد آن لاين استفاده کنيد.
از فايل هاي خود به طور منظم نسخه ي پشتيبان تهيه کنيد و اين کار را مثلا به طور هفتگي انجام دهيد. اين نسخه هاي پشتيبان را بر روي CD يا درايو USB ذخيره کنيد.
يک ليست بزرگ از پوشه هايي که فايل ها در آن جا ذخيره شده است ايجاد کنيد تا در موعد مقرر بتوانيد به آن مراجعه کنيد.
سال را با بازبيني فايل هاي خود به اتمام برسانيد. هر نوع فايلي را که ديگر به آن نياز نداريد حذف کنيد، فايل هايي را که مي خواهيد در محلي ذخيره کنيد انتخاب نماييد و آن ها را بر روي CD ذخيره نمائيد.
به خاطر داشته باشيد که شما بايد از اسناد کاغذي خود نيز مراقبت کنيد، گرچه اين اسناد بايد در مقايسه با گذشت کم تر شده باشند. اين اسناد شامل اسناد مالي که بايد براي پرداخت ماليات از آن ها استفاده کنيد، هستيد.
در حالي که شما ممکن است با وسوسه ي اسکن رسيدها و ساير اسناد و از بين بردن سند کاغذي اصلي مواجه شويد، اين کار را نکنيد. شما ممکن است براي مسائل مالياتي به اين اسناد نياز پيدا کنيد.
منبع:ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 134
وقتي جست و جو و يافتن شماره تلفن يا يک سند حياتي (در بين کوهي از کاغذ که بر روي هم تلنبار شده اند) وقت زيادي از شما تلف کند، در اينجا است که مفهوم استفاده از يک دفتر کار ديجيتالي بيش از پيش خود را نشان مي دهد. با اين موضوع روبرو شويد. کاغذ وارد خانه و دفتر کار شما شده و در همه جا خزيده است و به نظر مي رسد قصد ترک کردن آن جا را هم ندارد. اين مشکل تا زماني که شما سيستم هاي بدون کاغذ را توسعه ندهيد، پا بر جا خواهد ماند.
اين بدان معنا است که شما بايد کنترل روند کار را به دست بگيريد، به دنبال استفاده از سيستم هاي الکترونيکي نظير مديريت داده ها، مديريت اسناد و نرم افزارهاي بدون کاغذ باشيد و به طور کلي، از چگونگي کارکرد يک دفتر کار خانگي بدون کاغذ آگاهي يابيد و ببينيد که چنين دفتري چگونه مي تواند کار شما را تسهيل کند. اگر بخواهيم پا را يک مرحله فراتر بگذاريم، بايد بگوييم که اين فرآيند ساده تر از چيزي است که شما فکر مي کنيد. اين مقاله گام هاي شروع کار، تکنولوژي هايي که مي توانند به شما در اين زمينه کمک کند و ايده هايي براي مديريت اسناد بدون کاغذ را به شما نشان خواهد داد.
شما هرگز يک دفتر کار بدون کاغذ کامل نخواهيد داشت زيرا برخي از کاغذها، مثل يادداشت ها، رسيدها و ساير اسناد بايد براي مراجعه هاي قانوني بعدي و مسائل مالي و بررسي هاي مالياتي همواره در جايي ذخيره شوند. اما مي توانيد از شر بقيه ي کاغذها راحت شويد. گذشته از فضايي که در اثر عدم استفاده از کاغذ در اختيار شما قرار مي گيرد، استفاده از يک دفتر کار بدون کاغذ، مزاياي بسيار زياد ديگري نيز در اختيار شما مي گذارد: اثربخشي بيش تر: به جاي صرف 10 دقيقه وقت براي يافتن يک سند مهم در قفسه ي کاغذها يا کارتابل، کافي است بر روي يک فايل کامپيوتري کليک کنيد.
صرفه جويي بيش تر: با کم تر شدن قفسه ها، فايل کابينت ها، جوهر چاپ گر و خود کاغذ، در پول خود صرفه جويي مي کنيد.
اطلاعات قابل دسترسي بيش تر: ديگر نگران حمل 5 کيلو کاغذ در سفرهاي داخلي و خارجي براي ارائه ي گزارش هاي مختلف نباشيد. شما مي توانيد اطلاعات مورد نياز خود را از کامپيوترتان استخراج کنيد و اين اطلاعات را با همکارانتان به صورت آن لاين يا از طريق ايميل و فکس به اشتراک بگذاريد.
در اختيار داشتن اطلاعاتي که از ايمني بيش تري برخوردار هستند: اطلاعات محرمانه و حياتي خود را در فايل هاي الکترونيکي که فقط خودتان مي توانيد به آن ها دسترسي داشته باشيد نگهداري نمائيد. شما همچنين نبايد نگران خراب شدن يا از بين رفتن کاغذ باشيد.
برخورداري از يک محيط بسيار ساده: شما مي توانيد به کاهش مقدار کاغذي که همه ساله توليد مي شود کمک کنيد.
اگر آماده هستيد، اجازه دهيد نگاهي به چگونگي آغاز کار بيندازيم. براي آگاهي از اين موضوع، به ادامه ي مقاله توجه کنيد.
چگونگي آغاز کار
به دليل عدم نياز به کاغذ، چه کاغذهايي را مي توانيد بازيابي کنيد؟ مجلات قديمي، يادداشت هاي مربوط به پروژه ها، اسناد تاريخ گذشته مربوط به بازاريابي، پرونده هاي مربوط به مشتريان قبلي متعلق به 15 سال پيش، مي توانند هميشه در دفتر کار شما باقي بمانند. وقتي آن ها محل کار شما را ترک کنند، براي اطمينان از نياز يا عدم نياز به آن ها، کاغذهاي به جا مانده را دوباره بازبيني کنيد. در غير اين صورت، آن ها را به سطل بازيافت بفرستيد. تا حد امکان کاغذهاي موقتي نظير، يادداشت هايي را که در حين تماس هاي تلفني برداشته ايد از بين ببريد.
چه نوع کاغذهايي را مي توانيد به صورت بدون کاغذ درآوريد و با يک کليک از طريق اينترنت به آن ها دسترسي يابيد؟ شما مي توانيد چک ها، صورت حساب ها و ادعانامه هاي بانکي را با استفاده از کامپيوتر خود به صورت الکترونيکي درآوريد. تا جايي که مي توانيد اين نوع اسناد را به صورت الکترونيکي درآوريد. اما مراقب باشيد، براي جلوگيري از قرار گرفتن در موقعيت هاي دردسر ساز، به طور مرتب اين نوع کاغذها را چک کنيد.
چه نوع کاغذهايي را مي توان به شکل الکترونيکي درآورد؟
فايل هاي مربوط به درآمدها و اسناد مالي موجود بر روي کامپيوتر خود را آماده و آن ها را از طريق نامه ي الکترونيکي يا فکس، ارسال کنيد. از نرم افزارهاي مالي يا حساب داري براي اداره ي الکترونيکي اين نوع اسناد بهره برداري نمائيد. قرارهاي ملاقات و ساير برنامه هاي خود را به صورت آن لاين تنظيم کنيد.
چگونه مي توانيد اسناد کاغذي مالي و درآمدي خود را به فايل هاي الکترونيکي تبديل کنيد؟ کارت هاي تجاري، اطلاعات مربوط به مشتريان، دياگرام ها و پروپوزال ها را اسکن کنيد و به شکل الکترونيکي درآوريد و آن ها را مثلاً تبديل به فايل هاي PDF کنيد. اگر مشتري شما موافقت کرد، اسناد مربوط به قراردادها را امضا و آن ها را از طريق فکس الکترونيکي به او بازگردانيد. شما بايد شخصا در مورد اسناد کاغذي که از قبل وجود داشته اند، تصميم گيري نمائيد.
مديريت داده ها را چگونه به اجرا مي گذاريد؟ شما مي توانيد کاغذ را از بين ببريد اما نمي توانيد اطلاعات را حذف کنيد. بدون استفاده از کاغذ، شما هنوز هم بايد فايل ها را پيدا و ذخيره کنيد، اطلاعات را ارسال نمائيد، بخشي از اطلاعات را به شکل محرمانه نگه داريد و اطمينان حاصل کنيد که از فايل هاي مهم، بيش از يک کپي در اختيار داريد. براي انجام اين کار، شما نياز به يک سيستم فايل الکترونيکي ايمن، يک روال پرونده سازي ساده، يک فرآيند تهيه ي نسخه ي پشتيبان منظم و نرم افزار و سخت افزار مورد نياز براي به واقعيت پيوستن همه ي اين ها داريد.
در بخش بعدي اين مقاله، ما به تکنولوژي هايي که به شما اجازه مي دهند دفتر کار خود را بيش از پيش به شکل بدون کاغذ درآوريد اشاره مي کنيم.
فناوري هاي مدرن
اصول اوليه: شکي نيست که شما براي انجام بانک داري الکترونيکي، ارسال و دريافت نامه ي الکترونيکي و ساير امور، داراي يک کامپيوتر و اتصال به اينترنت هستيد. احتمالا يک چاپ گر هم در اختيار داريد که مي توانيد براي ايجاد اسناد PDF و ذخيره ي اسناد بر روي کامپيوتر خود و يا ندرتاً چاپ آن ها، از آن بهره برداري نمائيد. شما قادر خواهيد بود با استفاده از چاپ گري که مي تواند بر روي هر دو طرف کاغذ چاپ کند، در کاغذ صرفه جويي کنيد.
اسکنر: با استفاده از يک اسکنر، شما مي توانيد تصاوير ديجيتالي را از اسناد کاغذي تهيه کنيد، آن ها را به صورت PDF ذخيره کنيد و سپس آن ها را به شکل الکترونيکي بر روي ديسک سخت کامپيوتر خود نگهداري نمائيد و يا آن ها را با سايرين و از طريق ايميل به اشتراک بگذاريد. اگر تا به حال اسکنر تهيه نکرده ايد، ممکن است بخواهيد براي کمک به کاهش استفاده از کاغذ، يکي تهيه کنيد.
تلفن هوشمند: يک تلفن هوشمند نظير يک Blackberry يا iPhone، قابليت هاي تلفن سيار و PDA را با هم تلفيق مي کند. شما مي توانيد استفاده از کاغذ را بدين وسيله کم کنيد، از يک دفترچه تلفن الکترونيکي استفاده نمائيد و هر جا که هستيد با ديگران در تماس باشيد.
تهيه ي نسخه ي پشتيبان از داده ها: حال، با وجود اطلاعات بسيار مهمي که بر روي کامپيوتر خود ذخيره کرده ايد، در صورتي که اتفاقي براي کامپيوتر شما رخ دهد، نمي توانيد دردسرهاي از دست رفتن داده ها را متحمل شويد. شما بايد از سي دي يا يک درايو فلش براي تهيه ي منظم نسخه ي پشتيبان از اين داده ها استفاده کنيد. يک CDR از نوع قابل نوشتن در حدود 700 مگابايت داده را بر روي خود ذخيره مي کند در حالي که بعضي از درايوهاي فلش مي توانند تا 16 گيگابايت را بر روي خود ذخيره کنند. شما بايد به طور منظم از داده هاي خود نسخه ي پشتيبان تهيه کنيد و اين کار را به عنوان مثال، به طور هفتگي به انجام برسانيد.
راه حل هاي امنيتي: با استفاده از نرم افزار ضدويروس، و يک ديواره ي امنيتي، راه حل هاي سخت افزاري که اطلاعات ورودي از اينترنت را فيلتر مي کنند داده هاي با ارزش خود را در مقابل سارقان اينترنتي و ساير افرادي که به دنبال اطلاعات با ارزش شما هستند محافظت کنيد.
فکس الکترونيک: فکس الکترونيک، کاغذ را از چرخه ي فکس خارج مي کند و نياز به يک دستگاه فکس را از بين مي برد. با عقد قرارداد با يک کمپاني که اين نوع خدمات را عرضه مي کند شما مي توانيد فکس ها را به طور مستقيم و از طريق کامپيوتر خود از طريق ايميل يا وب، ارسال و دريافت کنيد. فکس هاي ورودي خود از طريق دستگاه هاي فکس عادي ارسال مي شوند به تصاوير ديجيتالي تبديل مي شوند و به صندوق ورودي اي - ميل گيرنده ارسال مي شوند.
ساير گزينه ها: تکنولوژي هميشه به شکلي پيشرفت مي کند تا به حقيقت پيوستن دفتر کار بدون کاغذ را تسهيل کند. يکي از گزينه هايي که بايد در نظر داشته باشيد، NeatShoeBox است که اسنادي مثل رسيدها و کارت هاي تجاري را اسکن مي کند، اطلاعات کليدي را از آن ها بيرون مي کشد و سپس داده ها را به برنامه هاي کاربري نظير Quicken و Excel و Outlook ارسال مي کند.
اجازه دهيد در بخش بعدي اين مقاله به مديريت اسنادي که نمي توانيد آن ها را از دفتر کار خانگي خود حذف کنيد اشاره کنيم.
مديريت ديجيتالي اسناد
هرچند، هيچ دفتري نمي تواند کاملا بدون کاغذ باشد. برخي از اسناد بايد برروي کاغذ باقي بمانند و اين بدان معنا است که دفتر کار خانگي شما فقط مي تواند از کاغذ کم تري استفاده کند و بسياري از ما براي انجام برخي از کارها، در استفاده از کاغذ راحت تر هستيم. بنابراين، هر نوع سيستم مديريت سند که از آن استفاده مي کنيد بايد تلفيقي از مديريت اسناد کاغذي و الکترونيکي باشد تا مفهوم دفتر کار با کاغذ کم تر به واقعيت بپيوندد.
سيستم هاي مديريت اسنادي که براي کمپاني هاي بزرگ طراحي شده اند، کاغذ را به تصاوير ديجيتال نظير فايل هاي PDF تبديل مي کنند که اين فايل ها قابليت ذخيره شدن به شکل الکترونيکي را دارند و با استفاده از انواع نرم افزارها مي توان آن ها را جست و جو و ويرايش کرد. اين سيستم ها همچنين مي توانند فايلينگ و بازيابي الکترونيکي را ارتقا بخشند، و دسترسي ايمن به اطلاعات را فراهم کنند.
هرچند، سيستم مديريت اسناد در ساده ترين شکل خود، از يک اسکنر و نرم افزار که اسناد کاغذي را به PDF هاي الکترونيکي تبديل مي کند تشکيل مي شود. شما مي توانيد براي ايجاد PDF ها از يک نرم افزار ارزان قيمت و قابل ويرايش استفاده کنيد.
در اين جا به چند نمونه از اين امکانات اشاره مي کنيم:
Transformer PDF محصول ABBYY (فقط براي PC با قيمتي زير 100 دلار) به شما اجازه مي دهد PDF ها را ايجاد کنيد و تصاوير را به فايل هاي قابل ويرايش تبديل کنيد.
Acrobat Professional 8.0 محصول کمپاني Adobe براي PC و مکينتاش با قيمتي در حدود 400 دلار) که فايل هاي PDF را ايجاد مي کند، به طور خودکار متن را با استفاده از OCR تشخيص مي دهد و مي تواند PDF هاي قابل ويرايش را در برنامه هايي مثل Microsoft Word ذخيره کند.
NeatShoeBox فقط براي PC با قيمتي حدود 200 دلار (که اسنادي نظير رسيدها و کارت هاي تجاري را اسکن مي کند، اطلاعات کليدي را از آن ها بيرون مي کشد و سپس داده ها را به برنامه هاي کاربردي نظير Quicken و Excel و Outlook ارسال مي نمايد.
شما نياز به توسعه ي سيستم خود براي مديريت اسناد و فايل هاي الکترونيکي داريد. در اينجا به چند پيشنهاد اشاره مي کنيم:
يک سيستم فايلينگ آن لاين ايجاد کنيد، درست مثل زماني که فايل کابينت را براي اسناد کاغذي ايجاد مي کرديد. براي فايل ها و اسناد از اسامي ساده و قابل فهم استفاده کنيد.
از گزينه ي File To Print براي ذخيره کردن اسناد الکترونيکي ورودي نظير اي - ميل ها يا اسناد آن لاين استفاده کنيد.
از فايل هاي خود به طور منظم نسخه ي پشتيبان تهيه کنيد و اين کار را مثلا به طور هفتگي انجام دهيد. اين نسخه هاي پشتيبان را بر روي CD يا درايو USB ذخيره کنيد.
يک ليست بزرگ از پوشه هايي که فايل ها در آن جا ذخيره شده است ايجاد کنيد تا در موعد مقرر بتوانيد به آن مراجعه کنيد.
سال را با بازبيني فايل هاي خود به اتمام برسانيد. هر نوع فايلي را که ديگر به آن نياز نداريد حذف کنيد، فايل هايي را که مي خواهيد در محلي ذخيره کنيد انتخاب نماييد و آن ها را بر روي CD ذخيره نمائيد.
به خاطر داشته باشيد که شما بايد از اسناد کاغذي خود نيز مراقبت کنيد، گرچه اين اسناد بايد در مقايسه با گذشت کم تر شده باشند. اين اسناد شامل اسناد مالي که بايد براي پرداخت ماليات از آن ها استفاده کنيد، هستيد.
در حالي که شما ممکن است با وسوسه ي اسکن رسيدها و ساير اسناد و از بين بردن سند کاغذي اصلي مواجه شويد، اين کار را نکنيد. شما ممکن است براي مسائل مالياتي به اين اسناد نياز پيدا کنيد.
منبع:ماهنامه ي کامپيوتري بزرگراه رايانه، شماره ي 134
