چگونه ایمیل های موثر بنویسیم - بخش دوم
روانشناسی ایمیل
گیرنده:
۱- ایمیل های زیادی دریافت می کند.
۲- اگر یک چهره شناخته شده باشد، معمولا به صورت مرتب ایمیل های تعریف و تمجید دریافت می کند.
۳- اصلا وقت آزاد زیادی ندارد.
۴- برایش اهمیت چندانی ندارد که به صورت فوری به شما کمک کند.
فرستنده:
۱- وقت زیادی صرف می کند که به شکلی هنرمندانه یک ایمیل بی نقص (و شاید طولانی) آماده کند.
۲- اعتقاد دارد که درخواست هایش مهم، بی همتا و خاص هستند.
۳- اعتقاد دارد که اولین نفری است که درخواست چنین لطفی می کند.
۴- اصلا نمی تواند تصور کند که چرا ممکن است کسی ایمیل اش را بدون توجه دور بیاندازد.
۵- میل دارد که داستان را به صورت کامل شرح دهد و همه زوایا را توضیح دهد، تا شنونده نقطه نظر وی را به طور کامل دریابد.
با توجه به این دیدگاه های مختلف تعجبی ندارد که گیرنده همیشه متعجب است چرا ایمیل های تکراری و یکسانی از همه دریافت می کند. فرستنده هم در عجب است که چرا ایمیل هایش به اندازه کافی موثر نیستند و پاسخ آنها را سریع دریافت نمی کند!
در درس امروز با برخی از نکات و ریزه کاری های تکمیلی درباره ی نگارش ایمیل آشنا خواهیم شد، تا دیگر ایمیل بدون پاسخ و مشکل آفرین نداشته باشیم.
- نتیجه منطقی درخواست های تان را در نظر داشته باشید
ما چهار نوع ایمیل داریم:
الف: ایمیل متکی به خود:
خود ایمیل منظور فرستنده است. شما می خواهید چیزی به گیرنده بگویید یا از او تعریف کنید و یا اینکه اطلاعاتی در اختیار وی بگذارید. این ایمیل ها نیاز به جواب ندارند.ب: تحقیقی و پرسشی:
شما نیاز به چیزی از گیرنده دارید که باید پاسخ را برایتان بفرستد. برای مثال، پاسخ یک سوال یا پیشنهاد را می خواهید. هدف و خواست نهایی شما یک جواب است.ج: گفتگوهای با پایان باز:
برای اینکه خط ارتباطی با گیرنده برقرار بماند. این کار معمولا برای هدف یا نتیجه ی خاصی در آینده و یا برخی منافع آتی انجام می شود.د: ایمیل های کاربردی:
هدف این ایمیل ها دریافت ایمیل پاسخ نیست، بلکه انجام یک کار توسط گیرنده مورد نظر است. مثلا فروش یک کالا و یا تبادل لینک با یک سایت.شما الان می خواهید کدام یک از این نوع ایمیل ها را ارسال کنید؟ هدف و مقصود نهایی تان از آن چیست؟ هر چه هدف و منظورتان شفاف تر باشد، تمرکز بیشتری بر روی موضوع خواهید داشت و ایمیل بهتری برای دستیابی به نتیجه آماده خواهید کرد. در نتیجه راحت تر به خواست و میل نهایی تان دست پیدا می کنید.
- سوالات کوتاه و سر راست. اصل موضوع چیست؟
اگر نیاز به انجام کاری است، دقیقا مشخص کنید که چه کاری را از گیرنده توقع دارید. اگر هم انتظار انجام کار یا ارسال پاسخ را ندارید، به گیرنده بگویید: «ارسال پاسخ ضروری نیست!»
- منافع را به صورت شفاف توضیح دهید
بسیاری از ایمیل های ارائه ی محصول و خدمات منحصرا به این موضوع می پردازد که چرا این کار برای فرستنده سودمند است. اگر شما سعی نکنید که اشتیاق و تمایل وی را برانگیزید، یا اینکه فهم این مورد را برای گیرنده مشکل کنید، او می گوید: نه. و چیزی جز اتلاف وقت دو طرف، عاید کسی نمی شود.
همچنین توجه داشته باشید که مشوق ها واقع گرایانه باشند. مبادله عادلانه است و واقعا منافعی برای گیرنده دارد. قبل از هر کاری خودتان را به جای گیرنده بگذارید: «آیا این پیشنهاد را قبول می کنید؟»
مثلا ارسال ایمیل درخواست تبادل لینک با یک سایت پربیننده و معروف از طرف من که به تازگی وبلاگ ام را راه انداخته ام، اصلا عادلانه و شوق برانگیز نیست. آن سایت ممکن است این ایمیل ها را اسپم فرض کند.
- ایمیل را ساده و همه فهم بنویسید
از حداقل کلمات ممکن استفاده کنید. خودتان را معرفی کنید. در صورت نیاز از توضیحات و پیش زمینه استفاده کنید و دلیل ارسال ایمیل تان را واضح بنویسید.
خلاصه و کوتاه نوشتن به این معنی نیست که ما خسته و بی حوصله هستیم. ما می توانیم با بازی کلمات، خلاقیت خودمان را نشان دهیم. تا حدی که لازم است از خودتان بنویسید. اما همیشه خلاصه و کوتاه نویس باشید.
- همانند برخوردهای چهره به چهره رفتار کنید
در نظر گرفتن مقدمه ایمیل، همانند رفتارمان هنگام آشنایی با یک فرد جدید، یکی دیگر از نکات کلیدی، کوتاه نگه داشتن پیامهایمان است.
- ترفند پیامک (اس ام اس)
خب، همیشه فرض کنید که در حال استفاده از موبایل هستید! حالا ایمیل خود را تایپ کنید.
- از تعارفات بی اندازه خودداری کنید
بین اینکه رو راست و صادق باشید و بگوید که در قلب تان چیست، یا اینکه تملق کسی را بگویید، تفاوت زیادی است. ما انسانها در تشخیص سخنان نادرست، غیرحقیقی و ظاهری قدرت خارق العاده ای داریم، حتی از درون ایمیل ها!
- خودتان باشید- با شخصیت باشید
- گیرنده باید به آسان ترین راه ممکن بتواند با شما تماس بگیرد
- از جملات ساده و معمولی استفاده کنید
همانگونه که حرف می زنید، بنویسید. از زبان مکالمه روزمره استفاده کنید. اما درست و واقعی صحبت کنید، به جای آنکه تلاش کنید حرفه ای به نظر برسید، همانگونه که هستید سخن بگویید. اما هیچگاه شکسته و خودمانی صحبت نکنید.
- توجه به فونت نوشتار
همیشه فونت خیلی ریز یا خیلی درشت، باعث می شود که افراد از خواندن ایمیل صرف نظر کنند. حواس تان به فونت ایمیل تان باشد. همه ی متن را بولد نکنید. از خطی استفاده کنید که به راحتی قابل خواندن باشد. مثلا Arial یا Tahoma انتخاب خوبی برای فارسی به نظر می رسد. همچنین از یک سایز استاندارد پیروی کنید. از رنگ های عجیب و غریب استفاده نکنید، زیرا رنگ ها در همه ی مانیتورها یکسان نیستند و ممکن است ایمیل تان به درستی قابل خواندن نباشد.
- پاراگراف بندی و شکل چینش صحیح متن را رعایت کنید
- سوالات را به حداقل برسانید
همچنین به جای سوالات معمول و نا مفهوم، سوال تان را دقیق و مشخص بپرسید. در این باره، طی درس قبلی به تفصیل صحبت کرده ایم.
- کلمات را هرس کنید
- تا حد امکان از پیوست ها (Attachment) بپرهیزید
- مهربان باشید. به یکباره شعله نکشید
البته این ایمیل می تواند به گونه ای باشد که آنها دریابند که شما تا چه حد می توانید متین و خود دار باشید. چگونه وقتی کسی شخصیت شما را مورد حمله قرار می دهد، می توانید از رویارویی و مقابله به مثل بپرهیزید. و چگونه با دقت به تشریح موقعیت و مواضع خود می پردازید، خطای تان را می پذیرید و یا اینکه درخواست تجدید نظر می کنید.
بسیار خب، شروع کنید… نامه را بنویسید، هر چه دوست دارید در آن بد و بیراه بگویید، آن را پرینت کنید و با دارت به آن حمله کنید، با مداد شمعی روی اش شکلک بکشید. و هر کار دیگری که شما را کمی آرام می کند… اما هیچگاه تا زمانی که عصبانی هستید، دکمه ارسال (Send) را نزنید.
- هنگام پاسخ به ایمیل های زنجیره ای دقت کنید
همچنین بهترین راه حل ارسال ایمیل به جمعی از دوستان تان، این است که ایمیل های آنها را در قسمت BCC وارد کنید. با این کار هیچ یک از گیرندگان به ایمیل های دیگران دسترسی نخواهند داشت.
ارسال توسط کاربر محترم سایت :king007
/ج
